出展は始めをよくする必要がある。

展示會の最後の日の午後、會場の中でにぎやかな人たちがだんだん散っていくのを見ていて、何日間で受け取るべき名刺がいっぱいになりました。資料も配り終わりました。みんなは毎日立ってお客さんと連絡しています。しかし、忘れてはいけません。私たちの後ろのブースはまだ撤収されていません。これは簡単なコーナーのようです。この最後の一息を我慢しないと、下手をしても、企業の出展前の努力が水の泡になります。多くの出展者の目には、どのように展示の撤去を手配するかは物流サービス會社、出展者及び會場のことであり、出展者が介入する必要はない。とはいえ、撤退する時は人が多くて、混亂しています。もし出展者が物流サービス側との協調がうまくいかないと、往々にして「分岐點」が出やすいです。たとえば記者はこのような例を理解しました。2006年上海の東博國際工作機械金型展の撤去過程で、ある企業の出展者は翌日に直接に撤退することができるように物流會社に置いて、ブースの展示臺を自分で撤去して、展示品を展示場に殘して裸にして夜を明かしました。彼らから見ると、十數トンの設備が地上に置かれていて、泥棒が搬入できるような動きはないはずです。ところが、翌日にブースに行ってみたら、本當に設備がなくなってしまいました。「それは100萬円以上の価値がありますよ。」當日の夜、同社の華東地區の擔當者が現場に駆けつけ、警察と一緒に競技場の監視ビデオを呼び出して手がかりを探しました。これはその夜に入ったばかりの物流會社が彼らのブースを利用して取り壊されたことを発見しました。場所には標識の穴がないので、何臺かのフォークリフトを派遣して彼らの設備をトラックに運び、「ついでの牽羊」を持っていきました。しかし、現場監視カメラの解像度が限られているため、盜難者の車の番號が分かりません。また、展示會組織側は事前に展示臺を自分の物流會社に殘して入場する時に撤去するように注意しました。告知義務を果たしました。だから、撤退は企業がサービス會社に手を振っているのではなく、段階的に実施する計畫がある組織が必要です。この中には大きく三つの注意點が含まれています。

計畫を十分に立て、展示の効率を高める。

通常：展覧會の撤去に必要な時間は、展示の半分ぐらいです。ここで言う「撤去」というのは解體だけではありません。ブースまた、出展者が持ってきたすべての展示品を新たに包裝し、展示館から運んでいく過程も含まれています。そのため、効果的に撤去のスピードを上げるには、取り壊し、箱詰め、運搬の全面計畫を立てておかなければなりません。ドイツの格屋會社を例にとって、彼らはどんな種類の建築材料展に參加しても、その展示臺の様式はいつも一定のままです。これは本社が統一して設計し、346個の部品からなる式化ブースを採用しているので、サービス業者が格屋會社の展示臺の性能についてよく知っていて、取り外すのはもちろん軽車熟路です。そして、このような動作モードは展示器具を最大化した繰り返し利用を可能にして、展示コストを効果的に低減しました。また、大企業にとっては、サービスが良いサービス會社と長期的な協力関係を築くべきです。各種展示會に參加する全ての構築、物流のことは自分に任せて、効果的に展示の効率を高めることができます。

大きな展示品については、運送する際にもっと早く計畫を立てなければなりません。その時館內の數十軒の出展者の何百件かの展示品がすべていっしょに“勝ち上がって出ます”を必要とするため、避けられないのは會場のアット?ザ?ゲイツの交通渋滯をもたらして、人のために展覧會を延期して時間をつぶします。また、入場したトラックは競技場內の路線をよく知らないと、不必要な遅延を引き起こします。だから、展示會に入る時、物流サービス會社の人を連れて競技場の環境をよく知っておいたほうがいいです。一番いい撤退ルートを作って、そして引継ぎの正確な時間と場所を約束します。競技場の車両設備を借りて、積み下ろしの手伝いをする必要があるなら、事前に競技場の関係者に挨拶してください。厳糸合わせてブースを閉じ、泥棒の盜難防止事故を防ぐ。

最初に言ったように、展覧會はいつも會場全體が一番混亂している時です。梁上君子裏でうごめく中、リサイクルの価値がある「殘料」を奪い合う會社同士の毆り合いもあった。ですから、まず一番大切な展示品を出展者が先に持って行き、展開前に、展示品の価値に基づいて箱詰めの順序表を作って、持ち運びに不便な貴重品を先に箱詰めして、運送會社が入場する前に「ここに銀がない三百両」を確保します。

次に、展示終了前からブースを閉鎖し、テープで橫向きにブースの入り口を閉じ、外部に張り紙をして、無用の人などの立ち入りを防ぐ。展示臺の閉鎖も全封と半封の區別があります。もし會社の規模が小さいなら、展示參加者は有限で、全面的な閉鎖を実施して、全力で展覧會の撤去準備をしたほうがいいです。しかし、會社の規模が大きいなら、半閉鎖をとってもいいです。

また、物流會社にブースを渡す時は、箱詰めを提供したほうがいいです。操作図このようにして、サービス業者がそのままヒョウタンを描くことができ、箱入りのスピードと展示品の完備性を大いに高めることができます。ここで説明するのは、壊れやすい展示品の箱詰め作業はやはり當社の社員が擔當したほうがいいということです。もし物流會社の助けが必要なら、詳しい製品の安全包裝説明書を用意して相手に提供し、事前にサービス業者と契約を締結して、どの展示品が壊れやすいかを指定して、萬が一運搬中の事故が発生した場合の違約責任と賠償金額を明記してください。

職責を明確にし、人を合理的に分配する

個々人の職責の範囲を明確にすることが必要です。一般的に展示者を一人手配して箱に入れます。彼の主な任務は展示品の箱に迅速で正確で展示品の安全を配慮することです。もう一人の人が展覧會のキャンセル手続きを擔當して、すべてのレンタル展示器具を返卻し、関連費用を清算するなどの問題があります。一番重要なのは、出展者から外出屆をもらってこそ、すべての展示品が順調に出発できるようになります。展示品が脫場した後に、運送業者と疎通を維持することに注意して、運送狀況を理解します。途中で乗り換えが必要なら、強力な社員を全過程で押送するように手配したほうがいいです。

要するに、人員を組織しさえすれば、仕事の手配が妥當で、各種の環節は互いにボタンをかけて、展覧會を撤去して自然と順調に利益に沿って、展示に參加してもようやく終わりを飾ることができます。