2012年公文書作成の基礎(chǔ)知識(shí)

第一節(jié)公文書の概要

何ですか

公文書は黨組織、國(guó)家機(jī)関、企業(yè)、事業(yè)、団體、學(xué)校などの黨活動(dòng)、政務(wù)活動(dòng)、技術(shù)活動(dòng)です。

公文書は直接的に発効する指導(dǎo)的役割を持っている。

このような指導(dǎo)作用は命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣伝作用、教育作用、交渉作用などを含みます。

など。

公文書を書くには政策と法律を離れることができず、黨と政府の方針、政策と法規(guī)、法律に適合していなければならない。

文書作成のレベルを高め続けてこそ、文書の質(zhì)を高めて、その特殊な機(jī)能を発揮させることができる。

國(guó)務(wù)院弁公庁が1993年11月に発表した「國(guó)家行政機(jī)関公文処理弁法」の規(guī)定によると、我が國(guó)の現(xiàn)行の國(guó)家行政機(jī)関の公文は12種類の13種類に分けられています。①命令(令)②議案、③決定、④指示、⑤公告、通達(dá)、⑦通報(bào)、⑧報(bào)告、⑨回答、10回返事、11回、12會(huì)議紀(jì)要。

中央中央弁公庁が1996年5月に印刷した「中國(guó)共産黨機(jī)関公文処理?xiàng)l例」の規(guī)定によると、我が國(guó)の現(xiàn)行の各クラス黨の機(jī)関公文書は14種類あります。

以上の二つの文書は黨政府機(jī)関の公文書制の根拠であると同時(shí)に、企業(yè)?事業(yè)機(jī)関、社會(huì)団體、業(yè)界などの公用公文書の種類を選択する根拠にもなります。

もちろん一部の専門機(jī)関は軍事、外交、経済、法律などの機(jī)関に専用の公文書があります。

公文書の処理手順には、①受領(lǐng)、②分割、承認(rèn)、③催理、④原稿作成、⑤審査、発行、⑥番號(hào)、印刷配布、⑦立巻（ファイリング）；⑧廃棄が含まれる。

書くことと直接関係があるのは原稿を作ることです。

二、公文書の書式と要素「HT」「KH*3/4」公文書は規(guī)定の書式を持っています。公文書は規(guī)定の書式に従って書きます。

このように公文書の完備性、正確性と手順性を保証できます。そして公文書の処理に便利で、文書の作成の効率を高めます。

公文書の書式要素は一般的に以下を含む。

（一）発行機(jī)関（版頭）

公文書を発行する機(jī)関は公文書の作者で、公文書を出す機(jī)関は機(jī)関の全稱あるいは規(guī)範(fàn)化の略稱を書くべきです。

同級(jí)政府、政府各部門、上級(jí)政府部門と下級(jí)政府は共同で文を書くことができ、各級(jí)政府とその部門は同級(jí)常務(wù)委員、軍隊(duì)、人民団體と行政機(jī)能を行使する事業(yè)機(jī)関、會(huì)社も共同で文を書くことができます。

いくつかの機(jī)関が共同で文を書く場(chǎng)合、主催機(jī)関を前に並べるべきです。

版頭は発行機(jī)関の表記です。

現(xiàn)在、我が國(guó)で使用されている公文書の頭には以下の3つがあります。

1、文を発行する機(jī)関の全稱または規(guī)範(fàn)化の略稱で「書類」という字を加えて構(gòu)成され、大文字で中に収められ、文書のトップページの上端に印刷され、通稱「大版頭」と呼ばれています。

例えば、「浙江省人民政府文書」、「浙江省人事庁文書」。

2、文を送る機(jī)関の全稱または規(guī)範(fàn)化の略稱で、丸括弧を入れて文の種類の名稱を表示して、俗稱で「小版頭」といいます。

例えば、「浙江省人民政府（通知）」「×市教育委員會(huì)（手紙）」。

3、文書発行機(jī)関のフルネームが印刷された公函紙は、版頭とする。

いくつかの機(jī)関が共同で文を書く場(chǎng)合は、公文書の主催機(jī)関の一つの版の頭を使ってもいいです。

（二）公文書の番號(hào)「HT」公文書の番號(hào)は同じ公文書で何部か印刷する時(shí)の各部の順?lè)?hào)で、版の左上の隅に位置しています。アラビア數(shù)字で表示して、各公文書の流れを把握するために使います。

極秘、機(jī)密文書は番號(hào)を明示しなければならない。

（三）秘密等級(jí)「HT」公文書の秘密等級(jí)は「極秘」、「機(jī)密」、「秘密」の3種類に分けられています。発行機(jī)関は「中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法」及び「実施細(xì)則」、中央と國(guó)家各部、委、弁、局が制定した國(guó)家秘密及び秘密級(jí)の具體的な範(fàn)囲の規(guī)定などに基づいて決定し、版の頭の左上にある「公文書番號(hào)」の下に表示します。

その具體的な標(biāo)識(shí)は「★」、「★」の前に秘密等級(jí)を表示し、後に秘密保持期限を表示します。

秘密保持期限が表示されていない場(chǎng)合、極秘、機(jī)密、秘密はそれぞれ30年、20年、10年で認(rèn)定されます。

（四）緊急度

緊急度とは、公文書の配達(dá)と処理のスピードに対する要求です。

緊急公文書は「特急」「せっかち」の2種類に分けられ、版の頭の左上に「秘密等級(jí)」が表示されている。

電報(bào)にはそれぞれ「特急」「特急」と表示します。

（五）文字番號(hào)「[HT]」を送る文字番號(hào)は、文書を送る機(jī)関が作成した公文書のコードで、文號(hào)と略稱する。

文字番號(hào)は、発文機(jī)関の代字、発文年度、発文順序番號(hào)の3つの部分から構(gòu)成されています。

その中に、本文年度は六角い括弧で囲まれています。

國(guó)務(wù)院が1998年に作成した第12號(hào)の文書のように、文字番號(hào)は「國(guó)発〔1998〕12號(hào)」です。

文字番號(hào)は、版頭と赤い線の真ん中にあり、紙面で作成されたもので、タイトルの右上側(cè)にあります。

いくつかの機(jī)関が共同で文を出して、普通は主催機(jī)関だけを明示して文字號(hào)を出します。

（六）署名者と署名は違います。

署名は、いくつかの機(jī)関の行政長(zhǎng)官の名義で発行される公文書で、署名または署名印を捺印してから発行されます。

発行者には二つの狀況があります。一つは機(jī)関の責(zé)任者が原稿を?qū)彇摔筏酷幛耸鹈筏瓢k行に同意すること、もう一つは上級(jí)機(jī)関に提出する申請(qǐng)書、報(bào)告書で、発行者を明記しなければなりません。

後の狀況を指します。差出人の名前は赤い糸の上で文字番號(hào)の右側(cè)を発行します。

公文書が対稱に見えるように、文字番號(hào)は左にシフトします。

重要なのはあるいは広範(fàn)なことに関連して、必ず正職あるいは日常の仕事の副職責(zé)の指導(dǎo)者から署名して発行しなければなりません。

（七）タイトル

公文書のタイトルは版の頭の下の中央に位置して、通常版の頭と見出しの間で、赤い線で區(qū)別してマークします。

文書のようにヘッダがない場(chǎng)合、タイトルは公函紙の一番端の機(jī)関名の下にある赤い糸を下にして中央に位置します。

公文書のタイトルは公文機(jī)関の名稱、公文のテーマ（事由）、文種の三つの部分から構(gòu)成されています。

例えば、「國(guó)務(wù)院の住血吸蟲病の予防と治療の強(qiáng)化に関する決定」は、ここ「國(guó)務(wù)院」が発文機(jī)関であり、「住血吸蟲病の予防と治療の強(qiáng)化について」は事由である。

用件は一般的に前置詞で「について」と主要內(nèi)容を表すフレーズで構(gòu)成されています。

公文書のタイトルを書きたい時(shí)は、特に以下の點(diǎn)に注意してください。

1、公文書のタイトルを批改または転送するのは、一般的に、批改または転送機(jī)関の名稱、転送された公文書のタイトル、文の種類の三つの部分から構(gòu)成されています。

「國(guó)務(wù)院が國(guó)家土地管理局を批準(zhǔn)して一部の地方政府の越権批準(zhǔn)地狀況報(bào)告に関する通知」のように。

公文書のタイトルを批改して転送する場(chǎng)合、「関連」「関連」「通知」の「通知」など、前置詞と文種の重複がないようにします。

同時(shí)に注意すべきです。法規(guī)的な文書と本の名前を批改する以外は、元のタイトルに本の名前を付けないです。

2、用件は公文書の主な內(nèi)容を簡(jiǎn)明かつ正確に要約しなければならない。

例えば、ある市人民政府は數(shù)年來(lái)制定された規(guī)範(fàn)性文書を整理し、廃止すべきものは全部で數(shù)十件あり、発文時(shí)にこれらの廃止された規(guī)範(fàn)性文書のタイトルを全て事由とすると、明らかに不可能であり、一つだけ書いても、後に「等」の字を加えても、長(zhǎng)すぎるきらいがあります。

3、題名を書く時(shí)は、必ず正確に文種を選定し、明示しなければならず、自分で文種を作ることができない。

4、タイトルの配置は対稱で美しく、字?jǐn)?shù)の少ない1行の字?jǐn)?shù)の見出し以外に、2行以上のものは寶塔形に並べてもいいし、長(zhǎng)さが一致する2つの平行形または3平行形に並べてもいいです。

転職に際しては、人名、地名、役所名などの専用名詞や言葉を分解しないでください。

5、公文書の見出しには、書名番號(hào)の使用に明確な規(guī)定がある以外に、句読點(diǎn)をつけないのが一般的です。

タイトルが長(zhǎng)すぎたり、中間で停止したい場(chǎng)合は、スペースまたは改行で表現(xiàn)できます。

たとえば:

科學(xué)技術(shù)に頼って農(nóng)業(yè)を振興することについて

（八）主送機(jī)関

農(nóng)業(yè)の科學(xué)技術(shù)の成果の普及の仕事の決定を強(qiáng)化します。

主送機(jī)関は公文書を発行する機(jī)関が公文書に対して処理または回答を求める相手機(jī)関です。

直接社會(huì)に向けた公文書以外は、本文の前の題名の左下に、主送り機(jī)関の名稱をトップで書くのが一般的です。

主送機(jī)関を確定するには注意しなければなりません。

1、政府の各部門は本級(jí)政府の授権と職権規(guī)定に基づき、次の級(jí)の人民政府に直接文書を送ることができる。

2、指示を仰ぐ公文書は、主から一つの機(jī)関に送る原則を堅(jiān)持し、多額の主から送ることはできない。特殊な狀況を除いて、免級(jí)して指示を仰ぐことはできない。

二重の指導(dǎo)を受けた機(jī)関は上に指示を求め、內(nèi)容に基づいて主送り機(jī)関と寫送機(jī)関を明示し、主送り機(jī)関が回答を擔(dān)當(dāng)する。

指導(dǎo)者が直接提出した事項(xiàng)以外に、指導(dǎo)者個(gè)人に直接送ってはいけないと指示してください。

3、下級(jí)指示を返信し、主に元の指示機(jī)関（単位）を送り、関連機(jī)関（単位）に対して、CCで送るしかない。

4、公文書を普通に配布し、主な送達(dá)機(jī)関は規(guī)範(fàn)化された通稱を書くべきで、例えば××省人民政府が普通に文書を発送し、主な送達(dá)機(jī)関は「各市、県人民政府、各地區(qū)行政公署、省政府直屬の各単位」と書く。

（九）本文

本文は公文書の主體で、公文書の具體的な內(nèi)容を反映する部分です。

本文は主送り機(jī)関に続いて、行間を二重にして書きます。

（書き方は後を見て）

（十）添付ファイル

添付ファイルは本文の必要に応じて添付する公文書または資料で、本文に対して補(bǔ)足説明または參考資料を提供するために使います。

添付ファイルは本文の後に添付します。

（十一）印鑑

印鑑は機(jī)関権力の象徴です。

公文書の焼き増しは、公文書の効力を確認(rèn)するための書類です。

印鑑は公文書の右下の落款所に押して、上は本文をおさえないで、下は年に乗って月をかぶせます。

印鑑はきちんとしていてください。

共同で報(bào)告する不法規(guī)定類の公文書は、主な新聞機(jī)関が捺印しますが、トップページには署名機(jī)関の署名者の名前を明記してください。

共同で送った公文書には、印鑑を押すべきです。

行政長(zhǎng)官の名義で文を書く公文書は前職を持ち、後に署名印を捺印する。

黨の文書には、特定版のヘッダがある普通文書には、発行機(jī)関の印鑑を捺印しません。

國(guó)家行政機(jī)関の公文書とは大きな違いです。

（十二）成文時(shí)間

普通は公文書の発行日で、本文の右下に表示されます。

共同行文の作成時(shí)間は、最後の発行機(jī)関の指導(dǎo)者の発行時(shí)間に準(zhǔn)じる。

會(huì)議の討論で採(cǎi)択された公文書は、會(huì)議の通過(guò)日を基準(zhǔn)として、會(huì)議の名稱とその次を記入し、括弧で囲んで、公文書のタイトルの下に表示します。

(十三)公文書の他の地域で説明するのに不便な各種事項(xiàng)を説明するために、注記「%HT」を添付します。

説明が必要な名詞用語(yǔ)や公文書の閲覧範(fàn)囲、使用方法などの內(nèi)容は、落款の下に別の行と空の2つの枠の位置を表示します。

この中で読む範(fàn)囲は読む対象に対しての規(guī)定であり、「省軍級(jí)に送る」「県団級(jí)に送る」などの六角い括弧で囲まれています。

（十四）主題語(yǔ)「HT」は、この公文書の內(nèi)容について述べられた主題に対して規(guī)範(fàn)的な語(yǔ)句と文種で構(gòu)成されており、今後公文書の主題と文種に基づいて検索する。

公文書のテーマの品詞表を作るのは、表の中の品詞を正確に選択するために便利で、隨意性を防止するためです。

上報(bào)の公文書には、上級(jí)機(jī)関の公文書の主題詞に規(guī)定された主題語(yǔ)を表示しなければならない。

一つの公文書のテーマ語(yǔ)は少なくとも二つを使います。普通は七つを超えません。

例えば、「國(guó)務(wù)院の企業(yè)赤字の拡大に関する通知」という公文書は、テーマ語(yǔ)として「企業(yè)」、「経営」、「利益」、「通知」の四つがあります。

ここからもまとめることができます。テーマ語(yǔ)は公文書の內(nèi)容特徴と帰屬カテゴリを正確に反映しなければなりません。階層性があり、タイトルと混同しないでください。

（十五）CC機(jī)関

民工抄送機(jī)関とは、主催しないが、この公文書の內(nèi)容を知るべき関係機(jī)関のことです。

寫送機(jī)関名は「主題語(yǔ)」の後、公文書の末尾の二本の等長(zhǎng)平行実線の中に書くべきです。

（十六）印刷発行機(jī)関と時(shí)間

発行機(jī)関は、発文機(jī)関の事務(wù)部門で、印刷時(shí)間は、印刷時(shí)間として、寫経機(jī)関の細(xì)い実線の下に置く。

以上の公文の書式要素は一つの公文書の中で規(guī)定に基づいて、合理的に手配して、公文書の厳粛さを示します。

オフィスオートメーションが徐々に実現(xiàn)されるにつれて、フォーマット要素と編成はより厳格に規(guī)範(fàn)化され、同時(shí)にいくつかのフォーマット構(gòu)成要素が追加されます。

三、公文書の本文の書き方

公文書の本文を起草するには以下の要求に適合していなければならない。

（一）國(guó)家の法律、法規(guī)、規(guī)則に適合し、黨と國(guó)家の方針、政策及び関連規(guī)定に適合する。

新しい政策規(guī)定を提出するなら、確実に実行し、別紙で説明する必要があります。

（二）狀況は確かで、観點(diǎn)は明確で、筋道がはっきりしていて、段落がはっきりしていて、文章は洗練されていて、文章はきちんとしていて、句読點(diǎn)は正確で、文章はできるだけ短くしてください。

（三）人名、地名、數(shù)字、引用文が正確である。

時(shí)間は具體的な年月日を書くべきで、例えば「1994年」は「94年」と書くことができません。

（四）公文書の數(shù)字は、同じ公文書の中で數(shù)字の前後一致を保つことを前提として、成文時(shí)間、構(gòu)造段階の序數(shù)と語(yǔ)、フレーズ、慣用語(yǔ)、略語(yǔ)、修辭色の語(yǔ)句の中で語(yǔ)源となる數(shù)字は漢字以外にアラビア數(shù)字を使用しなければならない。

（五）構(gòu)造階層の順序は、順に「一」、「（一）」、「1」、「（1）」である。

（六）公文書では國(guó)家の法定計(jì)量単位を使用しなければならない。

（七）公文書を引用する場(chǎng)合、まず題名を引用し、後に文字號(hào)を引き起こし、括弧を入れる。

（八）用語(yǔ)の正確さ、規(guī)範(fàn)。

略稱を使う時(shí)は、まず全稱を使い、略稱を明記するのが一般的です。

（九）指示を仰ぐ公文書は一文のことであり、報(bào)告には指示事項(xiàng)を挾み込んではいけない。

公文書の本文の書き方は主に二つあります。

公文書の行文は上り文、平行文、下り文の三つに分けられている。

いずれにしても、公文書の本文は普通は敘事、論理、目的（または結(jié)論）の三つの方面に分けて書いています。

事柄を敘述するということは事実を並べることであり、道理を説くということであり、目的（または結(jié)論）とは相手のすること、あるいはある事柄に対して行う結(jié)論をいう。

述べることによって、道理を述べて目的を表明すべきです。

具體的には：

（一）上級(jí)機(jī)関に指示を求める公文書を書いて、普通は先に狀況を述べて、自分の意見を提出して、最後に要求を提出して、上級(jí)機(jī)関に承認(rèn)してもらいます。

（二）陳述的な公文書を書いて、普通は先に狀況を述べてから作り方を書きます。最後に指導(dǎo)機(jī)関或いは上司に次のやり方に対して指示を與えてもらいます。

（三）平級(jí)機(jī)関に交渉性の公文書を書いて、いつも先にどんな事情のため出して、更にどんな規(guī)定によって、最後に解決すべき問(wèn)題を協(xié)力して解決するように指示してもらいます。

（四）下級(jí)機(jī)関に指示的な公文書を発行する場(chǎng)合、通常はどのような狀況によって、どのように解決すべきかを先に書き、最後に具體的な方法を提出し、下級(jí)の徹底を求める。

（五）復(fù)文を書く（下級(jí)の指示を仰ぐ公文書に対する返答）、普通は先に來(lái)文の要求によって解決する事項(xiàng)を書いて、更に審査の意見を明確に書いて、最後に下級(jí)に返答して執(zhí)行するように要求します。

事柄を敘述し、説明して目的を表明することは、深く調(diào)査し、本當(dāng)に狀況を把握し、分析、研究を行い、理由を十分にし、観點(diǎn)を正確にし、提出の目的は実際の必要を考慮しながら、可能性も考慮することである。

そのため、資料は真実で信頼できなければならない。

このように、公文書の目的は明確であり、具體的である。

第二、文字表現(xiàn)は簡(jiǎn)明で、正確で、條理がはっきりしている。

簡(jiǎn)明とは、簡(jiǎn)潔で明確なことをいう。

公文書は総合的な報(bào)告のほかに、一文一事制をとっています。

文章を書く時(shí)は、繰り返して、丁寧に文字を圧縮して、あってもなくてもいい空論を抜きます。

長(zhǎng)い公文書も「開門見山」であるべきです。

また、公文書は普通の文章よりも明確な要求がもっと厳しいです。

その用語(yǔ)は語(yǔ)體文を原則として、分かりやすく、説明できるように努めています。

自作の簡(jiǎn)體字を使ってはいけません。

言語(yǔ)は文法に合わせて、句読點(diǎn)を正しく使う必要があります。

正確、正確、適切ということです。

公文書は正確さの原則に適合していなければならない。

表現(xiàn)は內(nèi)容の正確さを重視し、形式の正確さも無(wú)視しない。

內(nèi)容から形式まで、文章の構(gòu)造から造語(yǔ)まで、テーマと高度に均衡し、統(tǒng)一しなければなりません。

筋がはっきりしているということは、公文書の配置が他の文章と同じように重要であるということです。

すべての長(zhǎng)い公文書は、まず最初に要點(diǎn)を提出し、最初に非常に簡(jiǎn)単な文章で全文の目的や結(jié)論を説明します。

そして必要な説明をします。

長(zhǎng)い公文書は何段に分けられますか？一段ごとにこの法律を採(cǎi)用します。

一つの公文書にはいくつかの意味やいくつかの要求がある場(chǎng)合、條理に注意し、段階をはっきりさせ、數(shù)の字で段落と項(xiàng)目を明示しなければならない。

こうすれば公文書の本文は綱目を通して筋道がはっきりするようになる。

第二節(jié)通知と手紙の作成

一、通知の作成

通知は公文書の中で使用頻度が一番高い文で、通常は下り文に屬します。

それは下級(jí)機(jī)関の公文書を批準(zhǔn)して、上級(jí)機(jī)関と不所屬機(jī)関の公文書を転送することに適用します。規(guī)則を発表します。下級(jí)機(jī)関に対して、関係機(jī)関に周知または共同執(zhí)行する必要がある事項(xiàng)を取り扱わせるように伝えます。幹部を任免し、採(cǎi)用します。

（一）通知の種類

機(jī)能によって、通知は以下の種類に分けられます。

1、書面で通知する

①承認(rèn)通知は、下級(jí)機(jī)関に対して、転送性報(bào)告、意見等の上級(jí)機(jī)関が通知で下級(jí)の各関係部門に回して執(zhí)行する。

例：「××市人民政府が指定された住宅問(wèn)題に関する意見の解決に関する通知」、「國(guó)務(wù)院が國(guó)家土地管理局を批準(zhǔn)し、一部の地方政府の越権狀況報(bào)告に関する通知」。

②転送性通知は、上級(jí)機(jī)関、所屬機(jī)関に該當(dāng)しない書面に対して、本機(jī)関は通知転送で下級(jí)各関係機(jī)関に転送して実行する。

例：「××省人民政府弁公庁が國(guó)務(wù)院弁公庁に転送する接待中にタバコや酒などの問(wèn)題がないことについての通知」「建設(shè)部は國(guó)家物価局財(cái)政部に転送し、中央管理の建設(shè)システム行政事業(yè)性課金項(xiàng)目及び標(biāo)準(zhǔn)の発表に関する通知」。

③発行性通知は、本機(jī)関が制定した各種規(guī)則及びその他の資料を発表し、直接的な行政効力を発生させる。

例：「國(guó)務(wù)院弁公庁の國(guó)家行政機(jī)関公文処理弁法の公布に関する通知」。

2、通知

関係機(jī)関、部門に伝達(dá)、周知、関連事項(xiàng)や狀況を知らせるために使われます。

幹部を任免したり、雇用したり、機(jī)構(gòu)を設(shè)立したり、印鑑の有効化や変更、事務(wù)所の移転など。

例：「××など四つの同志の職務(wù)任免に関する通知」、「國(guó)務(wù)院弁公庁の國(guó)務(wù)院是正業(yè)界の不正な風(fēng)潮を是正するための事務(wù)室の設(shè)立に関する通知」、「國(guó)務(wù)院弁公庁の夏時(shí)間制の中止に関する通知」。

3、事項(xiàng)通知

①配置性通知はある具體的な事項(xiàng)について上級(jí)機(jī)関が下級(jí)機(jī)関に任務(wù)を與え、仕事を配置し、要求を提出する。

例：「國(guó)務(wù)院の全國(guó)範(fàn)囲における三角債務(wù)整理業(yè)務(wù)の展開に関する通知」。

②規(guī)定的に上級(jí)機(jī)関に通知し、部下機(jī)関の執(zhí)行を求める具體的な事項(xiàng)について明確に規(guī)定し、それに従って執(zhí)行する。

例：「教育部財(cái)政部の大學(xué)院生の學(xué)習(xí)期間の生活待遇の変更に関する通知」。

③會(huì)議通知は、ある機(jī)関または部門がある會(huì)議を開催することを知らせるとともに、會(huì)議に関する要求を提出するので、このような通知は通知と配置の役割を兼ねる。

例：『×座談會(huì)の開催に関するお知らせ』。

（二）通知の書き方

1、タイトル

通常、3つのクラスの通知のタイトルは、文を発行する機(jī)関、事由及び文の3つの部分から構(gòu)成されます。

具體的な場(chǎng)合と內(nèi)容によっては、発文機(jī)関は省略することができ、文種も可変の「通知」は「予備通知」、「正式通知」、「緊急通知」などである。

文書の通知には「回付」、「転送」、「印刷」を正確に使用し、この機(jī)関の自制規(guī)約文書を発布し、重要な規(guī)則には「発布」、「発布」などの動(dòng)詞で提起しなければならない。

発表された規(guī)則のほかに、本の名前と句読點(diǎn)は使われません。

「について」による前置詞構(gòu)造と文種表現(xiàn)を具體的に処理し、「について」と「についての通知」の重複がないようにします。

2、主送り機(jī)関

通知の內(nèi)容によっては、受文単位の名稱を具體的に書くべきものがあり、一般的なものには規(guī)範(fàn)化された総稱を書くべきものがあります。

普通の公文書ではないが、主送機(jī)関の多くは、それなりの規(guī)範(fàn)化で総稱される。

3、本文

一般的に起草する時(shí)は、まず発文の原因、意図または目的を提出し、通知の具體的な事柄、取り扱い要求、注意事項(xiàng)及び期限などを記入します。

本文の表現(xiàn)は紙面の短い者を除いて、多くの通知は條項(xiàng)のフォーマットを使って、つまり箇條に分けて內(nèi)容を一定の論理基準(zhǔn)によって並べ替えて、筋道がはっきりしていて、一目で分かります。

通知の種類が多いので、本文の書き方、文章の長(zhǎng)さなどの差が大きいです。

4、落款

本文が終わったら、右下に署名署に捺印します。

二、手紙の作成

手紙は平行文に屬する。

所屬機(jī)関との間で仕事の打ち合わせ、問(wèn)い合わせ、回答、または関係主管部門に承認(rèn)を求めることなどに適用されます。

能動(dòng)と受動(dòng)によって手紙と返信の區(qū)別があります。

形式と規(guī)格によって、手紙は公便と便に分けられます。

公便と便箋は公務(wù)を扱う文書ですが、公書の內(nèi)容は往々にして重要であり、権力の行使に関わるものです。

便箋は単位と指導(dǎo)者の間で具體的な事務(wù)を処理する時(shí)に使うもので、形式は普通の手紙のようで、題名をつけないで、文號(hào)を編纂しないで、ファイルを保存する必要はないですが、公印を押す必要もあります。

（一）手紙の種類

この教材はもっぱら公文書の分類を指す。

1、連絡(luò)狀

①交渉性の手紙は、會(huì)社と機(jī)関の間で互いに相談し、仕事と委託先である事項(xiàng)を処理するためのものです。

例：「××學(xué)校の交渉××同志の転勤に関する件の手紙」、「××県人民裁判所の××遺産紛爭(zhēng)案の調(diào)査依頼の手紙」。

②質(zhì)問(wèn)狀は、単位、機(jī)関間で相互に質(zhì)問(wèn)または回答するためのものです。

例：『××省科學(xué)技術(shù)委員會(huì)が全省科學(xué)技術(shù)工作會(huì)議の狀況を徹底することに関する質(zhì)問(wèn)狀』、『國(guó)務(wù)院弁公庁の國(guó)章の掲揚(yáng)等の問(wèn)題について湖北省人民政府弁公庁に対する返信』。

3、お知らせ狀

自発的に関連情報(bào)（例えば問(wèn)題、意見、狀況）を相手に教えます。

例「中國(guó)科學(xué)院の學(xué)部委員増補(bǔ)結(jié)果に関する手紙」。

2、承認(rèn)をお願(yuàn)いします

関係主管部門に承認(rèn)事項(xiàng)を要求する場(chǎng)合は承認(rèn)書を使用します。

ここの「主管部門」とは、発行機(jī)関と行政上の隷屬関係がない業(yè)務(wù)主管部門を指し、承認(rèn)を求めるのは業(yè)務(wù)事項(xiàng)に限る。

例：『××××學(xué)報(bào)広告許可証申請(qǐng)に関する手紙』。

（二）手紙の書き方

1、タイトル

手紙のタイトルの量は一般的に発行機(jī)関、事由と文種の三つの部門から構(gòu)成される。

文を出す機(jī)関は具體的な狀況によっては、普通は省略できます。

手紙の種類は連絡(luò)狀であれ、注文書であれ、いずれも「手紙」と書くことができますが、「手紙」という文字もあります。

回答性質(zhì)に屬する手紙は，文種ともに「返信」と表記しなければならない。

2、主送り機(jī)関

トップの格は機(jī)関の全稱あるいは標(biāo)準(zhǔn)化の略稱を書いて、後にコロンを表示します。

返信の主な送り機(jī)関はすなわち手紙の送り先です。

3、本文

冒頭の手紙の冒頭には、手紙の理由や目的を簡(jiǎn)単に述べなければならない。返書の冒頭には、書簡(jiǎn)の日付、文號(hào)または見出しなどを引用しなければならない。

本狀は打ち合わせ、問(wèn)い合わせ、告知、正確な主な事項(xiàng)を記入します。返信は手紙の內(nèi)容に対して具體的、明確な回答をします。

手紙にしろ、本文の內(nèi)容にしろ、明確にし、集中し、単一にして、一通のことをするように要求します。

結(jié)びの手紙は普通「ここで手紙を書きます」「ご返事をお願(yuàn)いします」などで結(jié)びます。返信は「ここで返事します」「特にここで返事します」などで締めくくります。

文末語(yǔ)は內(nèi)容、要求に応じて書きます。

落款本文の右下に署名署があり、公印を押す。

本文は手紙一つのことをする以外に、言語(yǔ)の適切さを求めて、內(nèi)容、行文の方向などによって用語(yǔ)の節(jié)度を把握して、身分に符合して、雅語(yǔ)を多く使うようにします。

第三節(jié)報(bào)告と伺いの作成

一、報(bào)告書の作成

報(bào)告は上級(jí)機(jī)関に仕事を報(bào)告し、狀況を反映し、意見や提案を提出し、上級(jí)機(jī)関の問(wèn)い合わせに答えます。

（一）報(bào)告の類別

1、報(bào)告書を提出する

これは直接に上級(jí)機(jī)関に仕事を報(bào)告し、狀況を報(bào)告する報(bào)告です。

具體的な內(nèi)容と性質(zhì)によって、総合的な報(bào)告と特定のテーマに分けられます。

①総合報(bào)告は、本部門の一時(shí)期における全面的な仕事またはいくつかの方面での仕事の総合狀況を上級(jí)機(jī)関に報(bào)告するもので、往々にして一文數(shù)件の特徴がある。

例：『×市九五計(jì)畫執(zhí)行狀況に関する報(bào)告』。

②特定のテーマの報(bào)告は、上司にある仕事、ある問(wèn)題またはある方面の狀況を報(bào)告する報(bào)告であり、往々にして一つのことを報(bào)告し、迅速かつ適時(shí)な特徴がある。

例：「元旦春節(jié)市場(chǎng)手配狀況に関する報(bào)告」。

2、レポートを転送します。

これは上級(jí)機(jī)関に仕事の狀況を報(bào)告し、意見を提出し、その報(bào)告を関係部門または地域に転送するように要求する報(bào)告です。

例：林業(yè)部「野生動(dòng)物保護(hù)管理強(qiáng)化に関する報(bào)告」。

3、返信報(bào)告

これは上司の問(wèn)い合わせに答えたり、依頼した件の処理結(jié)果を報(bào)告するための報(bào)告です。

返事の報(bào)告は往々にして重大な事項(xiàng)に対する回答であり、一般的な事項(xiàng)に対しては手紙で回答すればよい。

例：××市民政局の「擁軍優(yōu)屬狀況に関する報(bào)告」は「8？11」建設(shè)節(jié)前に特別活動(dòng)を展開する回答性報(bào)告である。

（二）報(bào)告の書き方

1、タイトル

報(bào)告タイトルは通常、事由と文種から構(gòu)成される。

2、主送り機(jī)関

報(bào)告主送付機(jī)関は公文書発行機(jī)関の直屬の上級(jí)機(jī)関であるべきである。

3、本文

本文は緣由、報(bào)告事項(xiàng)、報(bào)告尾語(yǔ)の三つの部分から構(gòu)成されています。

報(bào)告の緣由は主に報(bào)告の原因、理由或いは目的、意義などを明記し、本文の冒頭である。報(bào)告事項(xiàng)は本文の主體內(nèi)容である。基本狀況、措置と方法、効果と問(wèn)題、或いは経験と教訓(xùn)、意見と提案、計(jì)畫と構(gòu)想など。

転性報(bào)告書は「以上の報(bào)告が正しくない場(chǎng)合は、各地の各部門に回して実行してください」と要求します。

4、落款

本文が終わったら、右下に署名署に捺印します。

二、指示書の作成

上司に指示、承認(rèn)を求めるのに適しています。

（一）指示の種類

1、指示を求める

関連方針、政策、法規(guī)、指示などに対してよく理解していない場(chǎng)合、仕事中に発生した重大な問(wèn)題や新たな狀況については、従來(lái)の規(guī)定により処理が困難である。平行機(jī)関間では、ある仕事に対して意見の食い違いが生じ、統(tǒng)一できない場(chǎng)合、同じ上級(jí)機(jī)関に判斷を求める必要がある。これらはすべて上司の指示を仰ぐ政策的な指示である。

例：『×市の高校行政レベルの確定に関する案內(nèi)』。

2、承認(rèn)を求める

経済、編制、物資、人事などの下級(jí)機(jī)関については、職権の範(fàn)囲內(nèi)で決定または解決できない場(chǎng)合、本組織に対して特殊な原因で統(tǒng)一規(guī)定に従って実行できない場(chǎng)合は、処理を変更する必要があります。

例：「××建設(shè)プロジェクトの必要資金に関する案內(nèi)」。

（二）指示の書き方

1、タイトル

案內(nèi)タイトルは通常、事由と文種の二つの部分から構(gòu)成されています。

2、主送り機(jī)関

文書を発行する機(jī)関の直屬の上級(jí)機(jī)関であるべきで、しかも主に一つの上級(jí)機(jī)関を送ることしかできません。

二重の指導(dǎo)を受けた機(jī)関が上級(jí)機(jī)関に指示を仰ぐ場(chǎng)合、主送機(jī)関と寫送機(jī)関を明記し、主送機(jī)関が回答を擔(dān)當(dāng)する。

所屬関係によって等級(jí)ごとに指示を仰ぐべきで、等級(jí)を越えて指示を仰ぐことができなくて、特殊な情況のため必ず等級(jí)を越えて文を書かなければならない時(shí)、同時(shí)に超過(guò)された上級(jí)機(jī)関にCCで送るべきです。

3、本文

指示を仰ぐ本文は、一般に、原因、指示を仰ぐ事項(xiàng)、および指示を仰ぐ文末語(yǔ)の3つの部分から構(gòu)成されています。

原因を示してください。まず、行文の目的、根拠を説明し、指示を求める必要性を強(qiáng)調(diào)して、指示を仰ぐ事項(xiàng)の提出のために必要な下地を作ってください。

4、落款

本文が終わったら、右下に署名署に捺印します。

（三）報(bào)告と指示比較

同じ點(diǎn)：①どちらも上り文です。

②各級(jí)の指導(dǎo)幹部に対して、職責(zé)を真剣に履行するように促すため、書面に対して全責(zé)任を負(fù)い、報(bào)告書、トップページには発行者を明記してください。

③通常、報(bào)告書と指示書のタイトルは、送信機(jī)関を省略することができます。

異點(diǎn)：①性質(zhì)と行文目的は違っています。報(bào)告は陳述性公文書に屬しています。その行文目的は仕事の報(bào)告、狀況の反映、意見や提案、答弁、質(zhì)問(wèn)などです。だから上級(jí)機(jī)関に返答を求めません。申請(qǐng)性公文書に所屬してください。その目的は指示や審査承認(rèn)を求めて、上級(jí)機(jī)関に回答を求めることです。

②上級(jí)機(jī)関の処理原則は違っています。報(bào)告機(jī)関に対しては、必要があると判斷した場(chǎng)合のみ回答し、上級(jí)機(jī)関に対しては同意の有無(wú)にかかわらず回答します。

③紙面の容量が違っていて、報(bào)告に対しても一文のことを提唱していますが、総合報(bào)告などは明らかに一文の數(shù)のことが多く、紙面が長(zhǎng)いことが多いです。

④行文の時(shí)間が違っています。事前、用件、事後ともに実行可能です。必ず前行文を示してください。