公文書作成の基本要求

一、観點が正しい

公文書は黨と國家の路線、方針、政策、法律、法規を伝達、貫徹する道具であり、黨の基本路線と國家政策、法律の體現であり、大衆を宣伝し、大衆を組織する根拠と武器であり、公文書の上述の機能は公文書の観點を決定した。

観點は正確でなければならないということは、公文書の指導思想と內容は黨の基本路線と國家の政策、法律に適合していなければならず、思想?政治的には黨中央と一致していなければならないということです。

マルクス主義の弁証法唯物主義と歴史唯物主義の立場、観點と方法によって、黨中央の提案によって中國の特色のある社會主義の総任務、総目標があり、大局の高度に立って情勢を観察し、問題を分析し、問題を解決しなければならない。

大局的な公文書を作るにしても、局部的な仕事をする公文書を作るにしても、黨と國の指示精神とは相容れない。

指摘すべきなのは、一部の黨政府機関直屬の業務部門は公文書を作成する時、ひたすらこの部門、本戦線の仕事がいかに重要かを強調し、規定を制定し、通知を下し、措置を制定する上で、過度に本部門、本戦線の利益を維持して、戦線、その部門の必要な利益を軽視し、結果、部門と戦線の間の相互の矛盾、ふざけ合いを引き起こし、下級執行部門に困難をもたらした。

ですから、公文書を書く一番重要なのは、あることです。

二、事実に基づいて真実を求める。

事実に基づいて真実を求めるのは、毛沢東同志が一貫して提唱しているもので、わが黨の優れた伝統であり、黨の思想路線の核心である。

黨政府機関とその所屬業務部門の公文書は事実に基づいて真実を求める精神を體現しているかどうか、不公平は公文書の內容を測るストライクの重要な標識の一つであると同時に、一つの指導機関、一つの業務部門の思想、政策水準と仕事のやり方をも反映している。

事実に基づいて真実を求めるということは，ただ本を読むだけでなく，上だけでなく，唯実でなければならない.

上に向かって仕事を指示して、情況を報告して、事実を確認して、1つは1で、2は2で、うそを言わないで、大きな話、空論、喜びがあって、憂慮に報いることがあって、実用主義をしないで、指導者の顔色を見ないで行動します。

下に指示を出して、決定をして、各仕事の客観的な発展の規則に従って、実際の情況から出発して、的確に矢を放つことができて、出す公文書に本當に実行可能にさせます。

日常的に接している公文書から、事実に即して真実を主張しない場合があります。

例えば、上司は貧困者を扶助し、優遇政策を実行すると聞いて、報告の中で無理に困難を強調しました。上司は典型的な経験を総括し、専門的によいものを選んで言いました。仕事を総括する時、成績は筆舌を惜しまず、問題は數語しかなく、いくつかの言葉で説明しました。

これらの問題は公文書に厳粛性と権威性を促進させただけでなく、下級機関と広範な幹部大衆の公文書に対する信頼感を促し、令狀があってもだめで、禁制があっても、公文書が空文になって、しかも指導機関の威信を下げて、仕事に損失をもたらしました。

黨の第11期第3中全會以來、黨中央の報告、決議、決定、指示、會議公報などは、広範な人民大衆の歓迎を受け、順調に執行を貫徹してきた。

ある意味では、事実に基づいて公文書の命です。

三、正確かつ適時

公文書は具體的な問題を解決するために書いたのである以上、事実に基づいて正確な反映と客観的な実際狀況を表現する必要があります。

書くつもりの構想から筆を執るに至るまで、綿密に考え、文章を作るのは質素で厳格で、特に鮮明でなければならない。態度は明朗で、観點は明確にしなければならない。

また、引用文、數字、人名、地名、機関名、事物名、句読點などは、正確にチェックし、間違いや違いがないように注意してください。

公文書の通編構造からも、前後の一致レベルが合理的であることが求められ、その反映された事実の完全かつ正確さが確保される。

公文書は正確に実際の狀況を反映すると同時に、適時に仕事の効率に関わることができるかどうか、あるいは仕事の成否に関わる大きな問題でもあります。

公文書を書くには適時?適時に注意しなければならず，遅滯や遅滯は絶対に許されず，仕事を誤らせる.

緊急公文書に対しては、一刻を爭うように計畫書を作成し、指示を出すべきものは速やかに伝達し、上司に指示を仰ぐべきものは速やかに指示を仰ぐべきである。

それだけではなく、日常の狀況を反映し、仕事を指導する書類にも、適時に書く必要があります。

もし通知したり、夏の初めになって原稿を作ったら、第一四半期の仕事は計畫指導を失ってしまいます。

更に、一つの仕事の経験を総括して、長い時間が経ってからようやく著手することができます。

公文書の時間性は無視できない問題です。これも擬文時に必ず達成しなければならない基本的な要求です。

四、簡明で生き生きしている。

公文書は仕事をする道具であり、文學作品のように細かく描寫する必要がなく、學術論のように長大な長文論も必要なく、簡潔で明瞭に書くことが要求され、読みやすく、仕事が便利である。

公文書の長短は善し悪しを測る基準ではないので、肝心な點は品質次第です。

このためには、公文書の作成には、文章が簡潔で、筋道がはっきりしていて、敘事的な説明が簡潔で要を得て、紙面はできるだけ緊縮して、長々と書かないようにしてください。

毛沢東同志は『反対黨八株』の中で、「仕事が忙しくて、文章が長すぎて、誰が見に來ますか？」

彼は『報告制度の構築について』の中で具體的な要求を提出し、「総合報告の內容は要點を押さえ、文字は簡潔にし、問題や論爭の所在を指摘しなければならない」と規定しています。

これらの要求を達成するためには、単刀直入に、短く、簡潔で、言葉が洗練されています。靴を履いて帽子をかぶらないでください。

もちろん、公文書は簡潔で要を得て、まっすぐな本は曲げないで、完全に並ぶ必要の言語の色ではありません。

つまり、公文書の表現力と説得力を高めるためにも、公文書の生き生きとした問題を十分に考えなければなりません。

生き生きとしているというのは抽象的な論述の中で具體的なイメージを適切に取り入れ、文章に色彩を加え、読者が目を引くと、印象深いです。

公文書には生き生きとした性格が必要で，字や文が文法にかなっているだけでなく，修辭の技巧も必要である。

一般的には、公文書の言語は敘事的な敘述に重きを置いており、敘情的な敘述ではなく、公文書の章法構造は直接的な敘述であり、倒敘、挿話、サスペンスなどの手法は用いられない。

しかし、公文書は修辭術が必要です。

いくつかの奇語の佳句は正確に公文書の中で使って、すべて畫竜點睛の効果を持って、公文書の語句を更に生き生きとして活発にさせて、人を勝利に導くことができて、それによって更に公文書のテーマの思想を際立たせて、公文書の効果を強めて、例えば“大きい鍋のご飯”、“石を觸って川を渡ります”などの語句、生き生きとしているイメージ、公文書の中で書くの味わい深いです。

また、大衆が黨の第11期第3中全會以前の農村の困難を形容している光景は「幹部が疲れていないため、大衆が息を詰まらせて苦しんでいる。臺所は薪が少なく、オンドルの上はまだ破れている」ということです。

これらの言葉は分かりやすく、真実で、生き生きとしています。

五、體式規範

公文書の形式は公文書の文體、構造、標識と書類の形式を付け加えます。

公文書を書くには規定の様式に適合していなければならず、それぞれ違った考えを示してはいけない。

上り?平行?下り?下り?大衆向けの文書は、文種の要求と規定の様式に基づいて作成しなければならない。

公文書の作成は統一規定に適合する體式であり、公文書の完全性、正確性、有効性を保証するために必要である。

體式の規範が統一され、構造が完全で、明確な公文書を表記してこそ、その効果の発揮と運行効率の向上が保証されます。

そのペーパーを作成して保存して調べるのにも便利です。

今後はオフィスの自動化が必要ですが、オフィスの自動化は文書処理の標準化が條件です。

そのため、文書スタッフには、文書の種類に応じて、文書形式の要求に応じて、文書構造の各構成部分を全部書くように要求する必要があります。

六、書く材料の運用に注意する

公文書の書き方は公文書のキャリヤー資料と公文書の筆跡資料の二つの部分を含みます。

公文書を書くには統一された書式が印刷された紙を使い、適當に何かの紙を取ってはいけません。

紙の大きさが違っていて、書いたフォーマットが様々ですので、審査や修正、後日の保存には不便です。

各機関は文書員のために標準的な文書原稿用紙を準備しなければならない。

紙の型は國家の統一規定によって、1ページの16枚の紙（190×265ミリメートル）を使って、左側でステープルの線を殘して、橫書きの橫組み。

トップページには、主送機関、寫経機関、原稿作成部門と原稿作成者、署名機関または部門、発行番號、印刷部數、添付ファイル、発送日付などが含まれています。

本文の行間は適當に緩和し，修正の余地を殘しておくべきである。

用紙の書式と項目は、この機関の実際の必要に応じて設計と印刷ができます。

字體はきちんとしていなければならず、亂雑にしてはいけない。標準フォントを使うことに注意して、簡體字を亂造してはいけない。

修正箇所ははっきりと描かなければいけません。もし変更が多すぎると、原稿の表面が亂雑になります。再寫ししなければならないので、検閲、校正の仕事に便利です。

公文書で使用された紙の質はどうですか？文書の筆跡の品質に直接関係があります。公文書の読書利用に直接影響するだけでなく、文書や書類の壽命も決められています。

文書は意図を伝達するだけでなく、公務を処理する現実的な執行性の作用もあるので、今後の仕事の検証に利用する歴史的な役割もあります。

つまり、機関の仕事の中で形成した圧倒的多數のファイルは、それらの実際の実行効果がいったん完成したらあるいは消えた后に、すべてアーカイブを行って保存しなければならなくて、甚だしきに至ってはその中の多くの重要なファイルはまた長期にわたり保存しますかます永久に保存しなければなりません。

このように、私達は公文書を書く時、まずどのような紙をキャリヤーの材料として使うかを考慮しなければならなくて、公文書の長期保存あるいは永久保存に便利です。

公文書の筆跡材料の選択は黨とインクの選択を含む。

鉛筆やボールペンは、できるだけ筆や萬年筆を使ってはいけません。

墨と墨の主成分は炭素で、字は水に強く、熱に強く、色褪せにくく、長持ちするのに適しています。

インクの中の青いインクは主にタンニン酸亜鉄と食子酸亜鉄を主成分としています。酸化して溶けない黒の高価な鉄になります。インクの字が黒くなり、色褪せずに持ちやすくなります。

純青インクと赤インクは有機染料インクに屬し、字が鮮やかで耐久性がないので、文書を書く時は墨、青墨、黒インクと炭素インクを使用しなければならず、純青、赤インク及びその他品質の低いインクを使用してはいけない。

文書の下書きと印刷ファイルはすべて複寫紙を使わないでください。

これらすべての文書、秘書、書類スタッフは注意しなければならないが、公文書の作成者は特にこれらの問題に注意しなければならない。