公文書処理における主題語の引用をどのようにするか

どのように公文書処理中のテーマ語をよくして公文書のテーマ語を引用するかは、機関事務の自動化、公文書処理の規範化の需要に適応し、公文書のタイトルから変換され、公文書のテーマ概念を反映できる語やフレーズである。公文書のテーマ語の引用の主な根拠は國務院弁公庁秘書局が制定した「國務院公文書のテーマ語表」である。また,各地域と各業界は,自身の公文書処理の実際と結びつけて,それぞれの主題語表を作成した.われわれ水利部黃河水利委員會の公文書処理のテーマ語は引用され、「黃河水利委員會公文書テーマ語表」を使用している。　　

一、主題語引用プログラム三歩　

ステップ1:ファイルをレビューし、トピックを分析します。まず通読する公文書、公文書の主な內容と発文意図を理解する。一般的に、ファイルのタイトルを読み、テーマ語の引用を行うことは、秘書がよく使う方法です。文書のタイトルが公文書の主な內容を要約できるように、タイトルからテーマを分析します。そうでなければ、公文書の內容からテーマ分析を行います。次にテーマを分析する。まず、公文書のタイトルが単一型のテーマなのか、複數のテーマなのかを見ます。単一トピックインデックスでは同じ概念の主題語を複數表現し,複數トピックではグループ化された複數の主題語でそれぞれの主題概念を表現する.分析テーマの重點はテーマ構造分析である。すなわち,主題の主要成分と副次的成分,およびそれらの関係を分析する.「黃河水利委員會公文書テーマ用語表」はテーマ構造の順序を主體要素、汎用要素、空間要素、文種要素の5種類に分けた。　　

第二歩:テーマ概念を精錬し、転換する。テーマのタイプとテーマの構造を分析した後、1部のファイルのすべてのテーマの概念を掌握しました。これらのテーマの概念に対して、完全に引用する必要はなく、粗さを除いて精髄を取り、取捨選択しなければならない。最も重要で、専指性が最も強いテーマ概念を抽出し、一般的なテーマ概念を捨てなければならない。抽出した公文書が本當に検索意義のあるテーマ概念に対して、公文書のテーマ語表を調べてそれを正確に、規範的に、科學的にテーマ語に変換する。表を調べて語を取る主な方法:(1)直接字順表を調べて、析出したテーマ概念がテーマの語表の語と一致したり接近したりするのに適している。ピンインを使ってもいいし、部首で調べてもいいです。(2)カテゴリインデックスを調べる.主に2つの狀況を適用し、1つは公文書の主な內容がある範疇に集中し、引用効率を高めるために、まず範疇のインデックスを調べることができる。二つ目はテーマ概念が一時的に適切な語が見つからないが、範疇が明確で、範疇インデックスも調べることができる。(3)語族索引を調べる.比較的複雑なテーマ概念を調べる場合に適用され,複合テーマのある語素から著手し,複雑なテーマ検索時の語彙形式が確定しにくい困難を克服する.　　

ステップ3:インデックス記録、監査検査。主題語の変換に成功した後、「國家機関公文書フォーマット」の規定に基づき、主題語を公文書末ページ下部の抄送欄の左上側に表示する。語目間の空字は,句読點を用いず,主體,汎用,空間,時間,文種などの要素によって順次著録される.トピック語のインデックスを終了する前に、インデックス結果をレビューする必要があります。審査の主な內容は以下の通りである:(1)テーマ概念の精錬が正確で、全面的で、漏れがないか;(2)主題語の変換がスケール規則とグループ規則に合致するかどうか。(3)同じタイプの公文書で選択した主題語が一致しているかどうか。(4)インデックス記録の漏れ等の有無。問題を発見したら、直ちに是正して救済する。　　

二、主題語の引用三要

一つは、テーマ語の引用が公文書の內容を正確に明らかにし、二つの方面の內容を含む。(1)テーマ分析の過程で公文書の主な內容の分析と精錬が正確かどうか、(2)分析したテーマ概念をテーマ語に変換するのが正確である。

二すべて、引用テーマはできるだけ公文書のテーマ內容を全面的に反映することができ、表記を漏らすことはできない。黃委員會システムの公文書テーマ語の最大引用深さは7つを超えない。

三つ目は、引用された主題語が公文書の主な內容と一致する程度であり、一般的には、一つの公文書の主題概念に対して一つの専指の主題語しかない。これは主題語の主題概念の精度を測定する重要な要素である。　　

三、主題語の引用三不　

一つは表外語が使えないことです。多くの人がテーマ語を引用する時、往々にしてタイトルの中からいくつかのキーワードを抽出して引用し、テーマ語表の変換を使うため、引用したテーマ語に表外語が現れたのは、テーマ語の引用のタブーである。　　

二つ目は順序を逆さまにしてはいけない。主題語の引用は主體、汎用、空間、時間、文種の5つの要素の順に並べられる。しかし、多くの人が公文書のタイトルに基づいて、前から後ろに順番に引用している。　　

三つ目は字面の組み合わせができないことです。主題語の引用時によく遭遇する標的の主題概念は既成の主題語が直接引用できないので、まずその主題概念を2つ以上の簡単な主題概念に分解してから、それぞれ対応する主題語で変換しなければならない。分解時にテーマ概念を2つ以上の交差関係のあるサブ概念、または限定関係のあるサブ概念に分解し、字面分割を避けることは避けなければならない。　　

主題語の引用は基礎的な仕事であり、技術的な仕事でもある。この仕事をしっかりと行うには、従業員が使用するインデックスツールを熟知し、インデックスのルールと方法を熟練しているだけでなく、相応の専門知識を身につけなければならないだけでなく、従業員の厳格さ、まじめさ、著実な作風も必要である。