公文書の書き方常識：公文書の標準化を扱う方法

＜p＞國家行政機関の公文書は＜a href=“http:/sjfzxm.com/news/indexup.asp”＞行政機関＜a＞行政管理過程において形成された法定拘束力と規範體を備えた公務文書であり、法により行政と公務活動を行う重要なツールである。

公文書の手続きは事務室の重要な仕事內容であり、事実に基づいて真実を求め、効率的な原則を堅持し、適時、正確、安全に処理、管理、整理、保存など一連の相互関連、秩序ある仕事を続けなければならない。

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＜p＞一、文を発行する手続きと要求文を発行することは、この機関の名義で公文書を作成する過程を指します。

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＜p＞（1）草案は秘書が擔當します。

公文書を起草するには六條の基本原則を遵守しなければならない。

＜p＞一つは國家の法律、法規及びその他の関連規定に適合しており、新たな政策、規定などを提出する場合、確実に実行して説明すること。＜p＞

＜p＞二は狀況が確かで、観點が明確で、表現が正確で、構造が厳格で、條理がはっきりしていて、直述が曲がらない、字句規範、句読點が正しい、紙幅が短いことを求めている。

＜p＞三は公文書の種類で、行文目的、発文機関の職権と主送機関の行文関係によって確定しなければならない。

＜p＞四は緊急公文書を作成する予定で、緊急の原因を具現し、必要に応じて緊急度を決定します。

＜p＞五は人名、地名、數字、引用文が正確であり、六は國家の法定計量単位を使用すべきである。

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＜p＞（2）上り文を発行し、主要責任者または司會者の責任者が署名し、下り文または平行文は主要責任者または主要責任者が授権した他の責任者が署名して発行する。

二人以上の指導者がサインする必要がある場合、會議の欄で意見をサインする必要があります。

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＜p＞（3）行文関係は行文関係を確定する：各級の各種行政機関は各自の隷屬関係と職権範囲によって行文関係を確定し、重大な緊急狀況を除いて、一般的にオフラインして指示と報告を求めてはいけない。

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＜p＞連合文：

＜p＞一は同級政府、同級政府の各部門が共同で文を書くことができます。＜/p＞

＜p＞二は上級官庁と次の政府が連攜して文を書いてもいいです。

＜p＞三は政府と同級の黨委員會と軍隊機関が行う＜a href=“http://sjfzxm.com/news/indexup.asp”＞共同文＜a＞である。＜p＞

＜p＞四は政府部門と対応する黨組織と軍隊機関が連攜して文を書くことができます。

＜p＞5は政府部門と同級の人民団體と行政機能を持つ事業體でも共同で文を書くことができます。

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＜p＞＜strong＞二、公文書作成の要求。

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＜p＞國家行政機関の公文書の各要素は眉首、主體、版記の三つの部分に分けられます。

公文書のトップページに置いてある赤い反線以上の要素を眉首といい、赤い反線（含まない）以下からテーマ語（含まない）までの各要素を主體とし、テーマ語以下に置く各要素をまとめて版記といいます。

今は順番に公文書の第一部から勉強します。

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＜p＞（1）眉首1.「國家行政機関公文処理弁法」の規定により、暗號級の公文書を持って番號を作成します。

ある公文書の特殊な狀況を考慮すれば、密級の公文書を持たないでも番號を編むことができて、公文書の印刷部數と配布範囲と対象を正確に把握することができます。

公文書の番號は同じ原稿を何部か印刷するときの公文書の順番番號です。

公文書の番號を識別したいなら、アラビア數字のトップで版心の左上の第一行を表示します。

番號は何桁かを編集して、公文書の部數によって発行機関が決定しますが、少なくとも2人を下回ってはいけません。つまり、「1」は「01」に編纂して、1桁だけ編むことはできません。

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＜p＞2.秘密は「極秘」「機密」「秘密」の3つに分けられます。

秘密等級を表示する公文書は、3號の黒體字で、トップの格は版心の右上の1行目、2文字の間に1字が空であり、同時に秘密期間を表示する必要がある場合、秘密等級と秘密期限の間は「★」で仕切られ、秘密等級の2文字間は1字の距離を空しくなく、このフィールドを長すぎないようにする。

具體的な表示方法は「極秘★三ヶ月」「機密★一年」などです。

特別な場合を除き、極秘級事項は30年を超えず、機密級事項は20年を超えず、秘密級事項は10年を超えない。秘密期間は1年以上の場合、1年以內の月で計算し、秘密級のみが期限を定めない場合は30年をもって取り扱う。

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＜p＞3.緊急度は＜a href=“http://sjfzxm.com/news/indexup.asp”＞公文書＜a＞配達時限の要求に対して、“特急”と“緊急件”の2種類があります。

緊急度を示す公文書は、3號の黒體字で、一番上の格は版心の右上の1行目、2文字の間に1字が空いています。秘密等級と緊急度を同時に表示する必要があれば、秘密等級のトップは版心の右上の1行目、緊急度は版心の右上の2行目に表示されます。

つまり、機密等級が上、緊急度が下の順に二行のトップに分かれて、版心の右上に表示されます。

電報はすべて規定によって指定された位置にあります。それぞれ「特提」、「特急」、「加急」、「平急」の四つの緊急度を表記します。

各種の緊急度の時間は以下の原則によって把握します?！柑靥帷工弦蝗找詢趣送炅摔工毪长趣蛞螭工腚妶螭扦??！柑丶薄工先臻g以內に完了することを要求する電報です?！钢良薄工衔迦臻g以內に完了することを要求する電報です?！钙郊薄工鲜臻g以內に完了することを要求する電報です。

＜p＞4.ファイルの表示はすべて「ファイル」の二文字を付けて、赤色で表示します。

平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至上頁邊為62mm;凡上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80 mm，實際上就是發文機關標識距上頁邊為天頭37 mm 80mm=117 mm;由于發文機關的標識是有執法職能的國家行政機關的公文，為體現莊重，《國家行政機關公文格式》國家標準推薦使用小標宋體字;按照《國家行政機關公文格式》國家標準的規定，發文機關標識的字號以22 mm?5 mm為字限，現行“國務院文件”的字號即是22 mm?5 mm.以此為高限，就是要求除“國務院文件”以外，其他各級行政機關的字號要小于“國務院文件”，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體用多大字號，由行政機關根據機關名稱的字數多少來定，一般要小于22 mm?5 mm以醒目美觀為原則;聯合行文時應使主辦機關名稱排在前，其他機關自上至下排列，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上

下は中に配置して、もし連合の行文の機関が多すぎるならば、本文をトップページの情況を絞り出すかもしれなくて、トップページに本文がないならば、きわめて厳粛ではありません。

文を出す機関は多すぎて、文を出す機関を絞り込むことしかできなくて、本文を絞り込むことができなくて、押し合う方法は、文を出す機関の標識の號を縮小することができて、行間は縮小して、公文書のトップページが出発の文字號、タイトル、主に機関と最低1行の本文の位置を殘すことを保証します。

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＜p＞5.各級の行政機関の公文書は全部文字番號を作成します。

文字を送る番號は、発文機関の代字、年と発文番號からなります。

文を出す機関は空の2行を表示して、3番で宋體字をまねて、中に配置します。年、番號はアラビア數字で表示して、年は全稱を表示してください。例えば「2000」、六角括弧「[]」は組み込みます。番號は虛位を作らないで、つまり「1」は「001」に編纂しません?！傅凇工巫证蚣婴à胜い?、例えば「金政発〔2006〕1號」のようです。

「たてがみ」「新聞（たてがみ）號」などの虛字は、実用的にも「字」を加えずに、発文字番號の字數をできるだけ減らしてください。発文字番號の下の1～4 mmに、版心と同じ幅の赤い反線を印刷します。

＜p＞6.署名者の表示は、上報の公文書の中にのみ表示されます。

上申の公文書は発行者の名前を表示し、発行番號の右側に平行に並ぶ必要があります。

文字番號を出して左の空の1字に位置して、署名者の名前は右の空の1字に位置して、つまり文字號を出すのと同じところに1行にあって、このように並べて対稱で、美しいです。

署名者は3番で宋體字を真似して、署名した後に全角の數字を表示して、番號をつけた後に3番の楷書の字で署名者の名前を表示します。複數の署名者がいる場合、主催者の署名者の名前は1行目にします。他の署名者の名前は2行目から主催者の名前の下で、発行機関の順序によって順番に順番に順番に並びます。

＜p＞1.公文書のタイトルは正確に簡単に公文書の主要な內容を要約して、公文書の種類を明示しなければならない。公文書の見出しには、法規、規則または転送の文書のタイトル名に加えて、普通は句読點を使わず、タイトルの內容の代わりに文書の名前を引用してはいけない。公文書のタイトルは赤い反線の下に2行の標識を空けて、2番の小さい標語で、1行または複數の中に分けて、字間を配置してもいい。

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＜p＞2.主送り機関はタイトルの下で1行を空けて、3番で宋體字のトップマークを真似して、帰る時はトップ格を維持します。最後の主送り機関名の後に全角コロンを表示します。

主送り機関が多すぎて、公文書のトップページに本文が表示されない場合、主送り機関を版記の主題語の下に移動し、寫した上に、表示方法と寫します。

一行足りないだけで本文を押し出さない場合、主送り機関はタイトルの下で1行を空けてもいいです。

主送機関を表示する時は、主送機関の全稱、規範化略稱または同類型機関の総稱を明記しなければならない。

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＜p＞3.本文の表示方法は手紙と同じように、主送り機関名の下の第1行から表示し、自然段ごとに左と空の2字を書いて、上の段に戻す。

數字、年にアラビア數字で表示されているものは回行できません。＜/p＞

＜p＞4.本文は3番で宋體字をまねる。文章の中に小見出しがあれば、3番の小さい字體宋體または黒體字を使うことができる。

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＜p＞5.一般的にはページごとに22行ずつ28字ずつ並べています。公文書のレイアウト後の空白のところに印鑑の位置が許されない場合は、行間、字間を調整する方法をとって解決してください。印鑑は本文の末尾と同じページにあり、「（このページには正文がない）」という標識を付ける方法で解決してはいけません。

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＜p＞6.添付ファイル。

公文書には添付ファイルがあります。本文の最後の行の下に1行の左と空の2字が空いています。3號で宋體字をまねて「添付ファイル」を表示した後、全角コロンを表示し、コロンの後に添付ファイルの名稱を表示します。

添付ファイルに2つ以上の番號があれば、アラビア數字で番號を表示します。

添付ファイルの名前の後ろに句読點を付けません。

添付ファイルは公文書の本文と一緒にステープルし、別添資料の左上の1行目のトップフレームに「添付ファイル」を表示し、番號がある時は番號を表示し、添付ファイルの番號と名稱は前後の表示が一致すること。

添付ファイルと公文書本文が一緒にステープルできない場合は、添付ファイルの左上の一番目の行のトップに公文書の番號を表示し、その後に添付ファイル（番號付きの番號）を表示します。

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＜p＞7.成文日は公文書の発効時間であり、公文書の重要な內容である。

正確性を強化するために、成文の日付はすべて漢字で書かなければなりません。アラビア數字と漢字を混ぜて使ってはいけません。

「零」は「○」、「壹」は「一」と書きます。

単一の機関で発行された公文書は、成文日付の右の4字を空ける；二つの機関が共同で作成した公文書は、成文の日付を開いて、左右の7字を空けるべきである；三つの機関が関連して発行した公文書は、最後の一列の印鑑の下で右の空の2字の標識が空く；公文書の成文期日は責任者が発行した日付を基準とし、共同文書は最後の発行機関の擔當者の発行日付を基準とする。

會議で承認された書類は、會議の通過日を基準とします。

電報は発信日を基準とする。

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＜p＞8.公文書に注記があれば、3番で宋體字を模し、成文日の下で1行は左空の2字に丸括弧を付して表示します。

付注は一般的に公文書の発行範囲について、使用時に注意する事項を説明します。「（この件は県の団級に送る）」「（この件は新聞に載せることができる）」など、公文書の內容に対して説明や注釈をするのではありません。

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＜p＞9.捺印します。

単一の機関行文：単一の機関制で配布された公文書は、落款所に署名せず、成文日付のみを表示し、捺印印する場合は本文の1行の字の內に、きちんとしていて、右下に位置して文にする時間を押さえて、本文を押しないようにして、下は年に乗って月をかぶせます。

印鑑の下で弧が文字がない時、下のセットの方式を採用して、つまり以下の弧だけが成文の期日の上でおさえます；印鑑の下で弧が文字がある時、中のセットの方式を採用して、つまり印鑑の中心線は成文の期日の上でおさえて、印鑑は赤色を使います。

二つの部門の共同行文：連行文は二つの印鑑を捺印する必要がある時、落款所は発行機関の名稱ではなく、主催機関の印鑑は前に、二つの印鑑は橫に並んで日付を押します。二つの印鑑の間は互いに交わらないか、或いは互いに切って、距離は3 mmを超えないです。

主催機関の印鑑は前に、一番多いのは3つの印鑑で、両端は版心を超えてはいけません。最後の列は殘りの一つまたは二つの印鑑のように、皆中に並んでいます。

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＜p＞＜strong＞版記＜strong＞＜p＞

＜p＞1.「テーマ語」は3番のゴシックで左のトップに表示し、後に全角のコロンを表示します。語目は3番の小さい文字で宋體字を表示し、語目の間は1字が空いています。句読點記號記號は使えません。

テーマ語は「國務院公文主題詞表」の規定に従って、順次類別語、類屬語と文種の三つの部分で表示します。普通は5つを超えないで、3つを超えないです。

いくつかの特殊な內容の公文書には類語がなく、文書を作る部門が自分で編む必要があります。

自分で編纂した類屬語は必ず単語の後に三角記號を付けて、これは自分で編纂した類屬語であることを説明します。

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＜p＞2.公文書には寫経機関があり、テーマ語の下で左の空の1文字に位置し、3番で宋體字を真似して「寫し」と表示し、後は全角を偽って番號を表示します。寫送機関の帰りは前の行の寫送機関と整合します。寫送機関の間はカンマで區切って、最後の寫送機関の後にマークします。

寫送機関の次の行の右の空の字には「（共印××分）」と表示されています。

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＜p＞3.プリント機関の表示はコピー機の下にあります。左の空の1文字は3番で宋體字を真似します。

印刷の日付は公文書の寫しの日付を基準として、右の空の1字はアラビア數字で表示して、印刷発行機関と同じ行にあります。

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＜p＞4.公文書の品質に責任を持ち、ファイルを保存して調べるためには、タイピング人と校正者を識別しなければなりません。

マークの位置：「タイピング」は3番で宋體字を真似して、左の空の1字を表示します。プリント機関の下の1行、「タイピング」の後に全角のコロンを入れて、全角のコロンの後に人の名前を入力します。

「校正」の後に全角のコロンをつけて、全角のコロンの後に署名してください。

版記の各要素の下（「校正」を除く）には反対の線を引いて、幅は同じです。

このようにして、一つは各要素の違いを示すこと、二つは美しく見えること、版記は公文書の最後の面（封四）に置くべきで、版記の最後の要素は最後の行に置くべきです。

つまり、版記は必ず公文書の最後の面の一番下に置くということです。

公文書本體の後の空白が、版の位置を許さないなら、もう一つのページを加えて一番下の標識版に記入してもいいです。前の空白は大丈夫です。

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＜p＞＜strong＞三、公文書ステープル。

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＜p＞紙面1.公文書用紙。

公文書用紙はGB/T 148に規定されているA 4型の紙を採用しています。完成品の幅寸法は210 mm×297 mmで、サイズの許容偏差は±3 mmです。一般的に紙の寸法は60 g/M 2—80 g/M 2のオフセット印刷用紙またはコピー用紙を使用しています。

紙白度は85%～90%で、橫方向の耐折度は≧15回で、不透過度は≧85%で、PH値は7.5～9.5.＜p＞

＜p＞2.公文書のページと版心のサイズ：天頭（上白辺）は37 mm±1 mm、綴じ口（左白辺）は28 mm±1 mm、版心サイズは156 mm×225 mm（ページ番號を含まない）。

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＜p＞3.公文書のページ番號は4番の半角宋體アラビア數字で表示され、版心の下の端の下の行に配置されています。デジタルの左右にそれぞれ4番の一字の線が送られています。一字の線は版心の下の縁から7 mmです。単一のページ番號は右の空の字で、二重のページ番號は左の空の字があります。

空白のページと空白のページ以降のページはページ番號を識別しません。

公文書は付表する必要がある場合、A 4の橫の列の紙型表に対して、ページ番號を橫の表の左側に置くべきで、単一のページ番號は表の左下の隅に置いて、二重のページ番號は表の左上の隅に置いて、単一のページ番號の表は予約口の側にあります。

公文書はA 3の紙型表を添付する必要があり、最後のページがA 3の紙型表の場合、3枚目、4枚目は空白とし、A 3の紙型表を3枚目の前に貼って、書類の最後のページ（4枚目）に貼ってはいけません。

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＜p＞4.公文書作成版：紙面がきれいで底灰がなく、文字がはっきりしていて、寸法基準、版心が斜めでなく、誤差が1 mmを超えない。＜p＞

＜p＞5.公文印刷：両面印刷。

ページ番號カバーが正しくて、両面の誤差が2 mmを超えてはいけません。黒いインクはクロマトグラムに記載されたBL 100%に達するべきです。赤いインクはクロマトグラムに記載されたY 80%、M 80%に達するべきです。

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＜p＞書類を製本するときは左側にステープルし、ページを落とさないようにします。公文書を含む表紙と芯が抜けないようにして、背中が平らで、空いていません。

ページのページ番號の間の誤差は4 mmを超えません。馬に乗って予約した席は2ピンの鋸の外枠として、目と芯を合わせて、誤差±4 mmを許容します。平綴り鋸と本の背骨の間の距離は3 mmから5 mmです。壊れた釘、釘、重釘がなく、足を固定します。背中はページを広げて予約してはいけません。

仕掛品の寸法誤差±1 mm、四角は90度になり、無毛または欠損がない。

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＜p＞＜strong＞四、公文の種類。

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＜p＞主に13種類があります。命令、決定、公告、通告、通報、議案、報告、指示、回答、意見、手紙、會議紀要。

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