會議記録管理制度の具體的な手順

1、凡そ

組織が開催する會議は記録が必要で、會議記録は紙と電子文書に分けられます。

2、會議記録は毎回會議のアーカイブ內(nèi)容の元のファイルとして、會社が定めた専用會議記録書を使用しなければならない。他の紙で代替してはいけない。

3、各部門會議は部門指定人員によって記録される。

4、會議の記録項目は完全で、フォーマットが統(tǒng)一されていなければなりません。

主な內(nèi)容は會議名、開催時間、開催場所、出席者、出席者、欠席者、司會者、記録者である。署名簿は出席本人が自ら署名し、いかなる人が署名しても無効である。また、欠席者は私用休暇、病気休暇、遅刻、無斷欠勤の四つのタイプで、それぞれ記録を要求する。

5、

注意力を集中して、メモ漏れ、誤記を避ける。

6、正常に録音ペンを開放し、會議の內(nèi)容を整理し、會議のテーマが鮮明になり、會議の目的が明確になり、任務(wù)が明確になる。

7、會議內(nèi)容の整理要求は文字校正をしっかりと行い、文の流暢さを確保し、陳述事項が明確に所定の位置に達(dá)し、言葉が簡潔で、本來の意味を維持し、間違いのない記録を統(tǒng)一様式に印刷して社長に提出し審査する。

8、

記録の整理、プリント、提出は原則として1営業(yè)日を超えません。緊急なのは會議後すぐに整理します。

會議の記録は公開や回覧の必要がなく、資料の保存だけをします。

9、會議で言及した仕事の內(nèi)容をフォーム形式で分類し整理し、仕事の內(nèi)容は主次を體現(xiàn)し、緩急をはっきり區(qū)別し、具體的な事務(wù)は責(zé)任を部門と責(zé)任者に実行し、誰が追跡し、誰が検査し、誰が総括し、誰が報告し実行したかを明確にし、責(zé)任がはっきりしないことを根絶し、互いに責(zé)任をなすりつける現(xiàn)象が発生しないようにする。

完了時間、進(jìn)捗、目標(biāo)値を指定します。

10、フォームの中で仕事をしっかりと行い、具體的な人に確認(rèn)し、署名して確認(rèn)してください。