秘書資格試験の常識：書類の移転

　　私たち毎日大量の書類が発生しますが、この「寸土寸金」の社會(huì)では、私達(dá)の事務(wù)室はこんなに多くの紙の資料を保管する余裕がありません。だから、指定された貯蔵室に移します。必要な時(shí)に取り出してください。ファイルを転送するには、綿密な計(jì)畫を立て、多くのステップが必要です。

1.移転する前に新しいファイルを計(jì)畫します。

2.すべてのファイルを転送する場合、書類の引き出しには案內(nèi)カードだけを殘して、新しいファイルのために前もってフォルダを用意しておきます。フォルダのラベルには以前のフォルダと違った色で日付とテーマを表示します。

3.もしファイルとガイドカードを殘して、フォルダを準(zhǔn)備して引き出しに入れた材料を用意して、これらのフォルダにもとのファイルと同じラベルを貼って転送準(zhǔn)備をしてください。

4.もし十分な空間があれば、移転準(zhǔn)備の書類を事務(wù)室に數(shù)週間保管して、新しい書類の中に十分な參考資料が蓄積されるまで。

5.貯蔵室に十分な空間と適切な環(huán)境があることを確保し、古いファイルを保存する。

6.正常な事務(wù)室の仕事に影響を與えないために、移転計(jì)畫を制定した數(shù)時(shí)間以內(nèi)に全體の移転過程を完成します。この時(shí)、多くの人を呼んで手伝いにきてもいいです。

7.すべての書類や箱にラベルを貼って、書類の內(nèi)容や日付などを書いて読みやすいようにします。

8.把移動(dòng)の書類や箱をきつくくくり、輸送中に安全を確保する。