公務(wù)員になるためには、必ず知っておくべき公文書の知識(shí)。

1.公文書の概念

公文書は公務(wù)文書の略稱で、公務(wù)活動(dòng)において一定の手順と様式によって形成され使用される、社會(huì)集団の意志を表す文字の材料を指す。

公文書には広義と狹義の區(qū)別がある。

広義の公文書には、法定公文書、専用公文書、事務(wù)文書が含まれています。狹義の公文書は、法定公文書と専用公文書だけを指します。

法定公文書はまた一般公文書とも呼ばれ、黨政府機(jī)関、団體、企業(yè)事業(yè)機(jī)関において一般的に通用し、法定効力と規(guī)範(fàn)式を有する公文書を指す。

専用公文書とは、一定の部署や特定の業(yè)務(wù)範(fàn)囲に限って特殊な必要に応じて使用する公文書のことです。

事務(wù)文書はまた、業(yè)務(wù)文書または日常文書とも呼ばれ、機(jī)関、団體、企業(yè)、事業(yè)體が日常事務(wù)所で使用する非公式文書を処理する総稱であり、例えば計(jì)畫、まとめ、速報(bào)、報(bào)告書、記録、調(diào)査報(bào)告書などである。

2.公文書の特徴

公文書は特定の文書材料として、特定の機(jī)能を持っているので、自分の特徴を持っています。

公文書の主な特徴は、法定の作者、法定の効力と特定の様式の三つにまとめられます。

(1)法定作者

法定の作者とは、法により成立し、自らの名義で権力を行使し、義務(wù)を負(fù)う組織または個(gè)人をいう。

各級(jí)の黨?政府機(jī)関、社會(huì)団體と企業(yè)?事業(yè)機(jī)関は、法により設(shè)立され合法的に存在するもので、いずれも自分の職能と権限範(fàn)囲に基づいて文書を作成することができます。

公文書はほとんど機(jī)関の名義で作られていますが、命令や議案などの文種が指導(dǎo)者の名義で作られている場合もあります。

指導(dǎo)者は法定組織が選挙、委任などの法定手続きを通じて発生したので、指導(dǎo)者の名義で公文書を発表し、その所在機(jī)関を代表して法により職権を行使するので、彼らも公文の法定の作者です。

公文書の作成は、一般的に秘書や業(yè)務(wù)部門の人が起草し、時(shí)には文章を書く班を組織して分けて執(zhí)筆する。

これらの公文書を起草した者は，いずれも公文書の法定の作者と見なすことができない.

彼らは機(jī)関の代弁者で，創(chuàng)作を命じられたのです。

法定の作者という特徴は公文書の高度の厳粛さを表している。

法定手続きの承認(rèn)を得ていない組織は公文書を作成してはいけません。

國家機(jī)関の公文書を偽造し、変造した場合、公共秩序を亂す罪により法により処罰される。

(2)

公文の法定効力の大きさは二つの面によって決まります。一つは機(jī)関の地位の高低と職権の範(fàn)囲の大きさです。もう一つは公文の內(nèi)容の重要度です。

また、公文書の法定効力は一定の時(shí)間性を持ち、公文の時(shí)効と呼ばれています。

公文書は処理です

のツールは、機(jī)関の代弁者です。

公文書は各級(jí)の機(jī)関がその合法的な地位によって職権を行使する重要な形式である。

公文書の権威性と行政拘束力は、黨中央、國務(wù)院の文書などの黨と國家の意志を表し、最高の権威を持っています。省委員會(huì)、省政府の文書は全省の範(fàn)囲內(nèi)で法定効力を持っています。

また、法規(guī)性、指揮性公文書のように、その法定効力は一般の知照性、事務(wù)性公文書より高いです。

また、いつまでも有効な公文書はありません。

狀況の変化によって、古い文書は新しい文書に取って代わられます。ある仕事が終わったら、関連する公文書もその使命を完成して、現(xiàn)実的な効果を持たなくなります。

現(xiàn)実の価値を失った公文書は、書庫によって歴史の効用を発揮し、調(diào)べ、參考にすることができる。

(3)特定の體式

特定の體式とは、特定の體例フォーマットを指し、統(tǒng)一された種類、名稱、フォーマット及び手続きプログラムを含む。

公文書の権威性、厳粛性、正確性を維持し、事務(wù)効率を向上させるために、黨と國家は多くの具體的な規(guī)定を行い、公文書を作成する時(shí)は厳格に守らなければならない。

「黨政機(jī)関公文処理業(yè)務(wù)條例」は行政公文書の種類とその名稱を規(guī)定しています。

各公文書には、特定の適用範(fàn)囲があり、特定の役割がある。

公文書作成者は正確に文種を選択し使用しなければならない。

公文書の書式とは、公文書の構(gòu)造要素とその編成形式をいう。

構(gòu)造要素の中には必要な要素があります。例えば、タイトル、本文などです。

レイアウト形式には、各構(gòu)成要素のページ上の配置や用紙、フォントなどの要求が含まれています。

公文書には獨(dú)特な固定的な処理方法があります。これは文書手続きです。

文書を受け取って、署名、登録、初審、引受、回覧、催促、回答などの手続きを行います。文書を出して再確認(rèn)、登録、印刷、発送などの手続きを行います。

これらのプログラムは勝手に省略したり、逆にしたりしてはいけません。

3.公文書を書く言語の特徴

公文語の主な特徴は、荘重さ、正確さ、質(zhì)素さ、洗練された、厳格さ、規(guī)範(fàn)性です。

公文書は異なった角度から分類できる。

よく使われる分類方法は六種類あります。その中の一つは適用範(fàn)囲によって分けられた種類を略して文種と言います。これは最も基本的な分類単位です。他の種類によってはこの基礎(chǔ)の上でまた分けられます。

(1)適用範(fàn)囲別に區(qū)分する

「黨政機(jī)関公文処理業(yè)務(wù)條例」第8條は公文書を15種類に分けます。決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、指示、回答、議案、手紙、紀(jì)要。

（2）公文書の出所別に分類する

公文書の出所によって、受文と発文の2種類があります。

文書を受け取るとは、本庁が上司、部下及び所屬機(jī)関に対して行われない文書をいう。

文を出すとは、この機(jī)関が作成して外部に発送する文書のことです。

このような區(qū)分は絶対的なものではなく、具體的な公文書については、往々にして類型または相互転化の現(xiàn)象がある。

例えば、受け取った上級(jí)機(jī)関の文書は、當(dāng)機(jī)関の下級(jí)機(jī)関に転送される場合があります。

出所別に公文の種類を區(qū)分するのは、公文書処理の最も基本的な仕事である。

この分類方法を把握すれば、目的別の要求、処理手順によって公文書を処理することができます。

（3）行文方向に分類する

行文の方向によって公文書を區(qū)別するのは、発文に対してさらに分類するもので、下り文、上り文、平行文の3種類に分けることができます。

下の文は所屬下の機(jī)関に送る公文書です。

この種類の文種が一番多く、命令（令）、決定、通知、公告、通達(dá)、通報(bào)、返答、紀(jì)要などがあります。

上り文は所屬上級(jí)機(jī)関に提出する公文書で、主な書類は報(bào)告と指示があります。

平行文とは、同級(jí)機(jī)関または所屬機(jī)関との間を往來する行文で、最も常用されるのは手紙である。

議案は各級(jí)の人民政府が同級(jí)人民代表大會(huì)または人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)に審議事項(xiàng)を提出したもので、通常はそれを平行文の一つに分類する。

ほとんどの文種から見れば、文面の方向は固定されています。例えば、指示、報(bào)告は上り文だけに使われています。決定、通報(bào)、返答は下り文だけに使われます。

原稿を作る時(shí)は行文関係によって正確に文種を選択しなければなりません。混同してはいけません。

公文書の実際的な運(yùn)行の中で、いくつかの種類の文の行文の方向もあまり固定しないで、一定の柔軟性があります。

如意見は下り文としてもいいし、上り文と平行文としても使えます。以下の行文を主として、時(shí)には平行文として不屬の機(jī)関に送ることもあります。平行文の手紙として、時(shí)には上下関系の相談や連絡(luò)の一般的な事柄にも使われます。

（4）性質(zhì)作用による分類

公文の性質(zhì)によって、法規(guī)的な公文書、指揮的な公文書、公布的な公文書、申請(qǐng)性の公文書、通聯(lián)性の公文書と記録性の公文書の6種類に分けることができます。

法規(guī)性公文書とは、國家権力機(jī)関、行政機(jī)関が法定権に基づいて発行した、人々または組織の行為規(guī)範(fàn)と準(zhǔn)則に規(guī)定する公文書で、條例、規(guī)定、方法、細(xì)則などを含み、明らかな強(qiáng)制性と拘束力を持つ。

これらの公文書は命令（令）、公告、通知などの形式で公開されます。

指揮性公文書とは、上級(jí)機(jī)関が法定の職能権限に基づき、下級(jí)機(jī)関に対して意思決定を行い、仕事を配置し、指揮、調(diào)整、管理を行う公文書である。

主な文種には命令（令）、決定、通知、意見、回答などがあります。

屆出公文書とは、仕事の報(bào)告、狀況の反映、提案、指示の依頼、審議を求める公文書のことです。

主要な書類には報(bào)告、指示と議案があります。

公文書とは、新聞、ラジオ、テレビなどの新聞媒體や公開張り紙などを通じて情報(bào)や告知事項(xiàng)、要求を伝達(dá)する公文書のことです。

主要な文種は公告、通達(dá)、通報(bào)などがあります。

通聯(lián)性公文書とは、機(jī)関と機(jī)関の間で相互に連絡(luò)して交渉したり、質(zhì)問したり、答えたりする公文書のことです。

常用の文種は手紙です。

記録的な公文書とは、會(huì)議の狀況を記載し、會(huì)議の議定事項(xiàng)を纏める公文書のことです。

常用する公文書は紀(jì)要である。

（5）秘密保持程度に分類する

秘密文書とは黨と國家の機(jī)密の內(nèi)容に関わるもので、知密の範(fàn)囲、知密の対象となる文書を制御する必要がある。

機(jī)密に関する程度によって、機(jī)密文書は機(jī)密文書、機(jī)密文書、秘密文書の3種類に分けられます。

時(shí)間が経つにつれて、狀況の発展と仕事の必要があります。書類の機(jī)密性は変わります。秘密文書は普通の文書になるかもしれません。

（6）文書の時(shí)間制限による分類

文書の時(shí)間制限の要求によって、特急便と緊急便の平和件に分けられます。

特急便とは、速やかに伝達(dá)し、隨意に文書を作成することです。

緊急事項(xiàng)とは、速やかに処理される書類を伝達(dá)することです。

平件とは緊急に手続きする必要がない書類のことです。

前の2種類の文書を緊急文書と呼び合わせる。

緊急電報(bào)は特報(bào)、特急、特急、平急の四つに分けられます。

普通郵便は急用に対して、急便はもちろん先にしますが、普通の荷物も延滯が許されません。