電子文書管理と伝統文書管理の違い

電子ファイルの検索は利用方式と伝統ファイルが違います。一定の條件に適合しているだけで、利用者は電子ファイルセンターまたは電子ファイル館の會員として登録できます。會員は遠隔登録などの方式で、電子ファイルセンターを通じて身分を確認し、閲覧権限を確定して許可を得た後、関連の電子ファイルの情報を調べられます。そして、閲覧登録と検索費用を納めます。

電子ファイルのアーカイブ時間は伝統ファイルとは違っています。電子ファイルのファイルはファイルが解決した後に隨時保存してもいいです。あるいはある時間の周期でまとめてファイルを保存して、ファイル形成部門がネットを通じてファイル部門に転送して、電子メールで署名して認証を封じて、ファイルスタッフが登録を受信して、事由の原則によってファイルの分類番號を與えて、アクセス制限レベルを設定して、將來ユーザーが利用を探すためです。このようにいつでもファイルを保存して、一方ではファイルが遺失して帰ることを免れることができて、ファイルの保存率と完備率を保証して、一方では電子のファイルの自身の特徴にも合って、急速に便利で、またファイルの流失とウィルスの破壊を免れることができます。

電子ファイルの保存方法は伝統ファイルと違っています。電子ファイルは採用により電子コード技術変更を編集して痕跡を殘さないことができます。キャリヤーは固定できません。いくつかの鑑別文書の原始証憑性の肝心な情報も変更できます。これらは電子ファイルの原始証憑性判別を複雑で困難にします。そのため、電子ファイルは形成過程において隨時行われます。デジタル署名情報認証、身分証明書の検証と暗號化保護は、ファイルの転送、処理中にエラーが発生しないように保証し、ファイル部門が受け取った電子ファイルの原生性、真実性と正確性を確保し、電子ファイルの法律的な証拠地位を保証する。

　　電子ファイル保管方法は伝統書類と違っています。電子ファイルのキャリアは老化しやすく、変質しやすく、情報マルチメディア、新たな保存媒體の発生と発展は、いずれも電子ファイルの長期的な読み取り可能性に影響します。ファイル部門は電子ファイルを受信した後に紙のアーカイブを印刷してバックアップを行うことができますが、最終的な解決方法はやはりコンピュータ技術の発展とファイル形成部門の協力が必要です。ファイル部門は電子ファイルを受信した後、ファイルをフォーマット変換して、受信した電子ファイルを通して保存します。

電子ファイルの分類、目録などの管理方式は伝統のファイルと違っています。電子ファイルの特殊性により、ファイル一級の管理が可能となりますので、ファイル部門はファイルを受信すると同時に、ファイルごとに一意のファイル番號を作成し、該當する分類番號とファイル番號を提供し、上下関係に基づいて、関連ファイル番號を提出し、ファイルを作成すると同時に、テーマワードの引用、記録を行うことができます。技術條件が許容されている場合は、多角的、全方位的な検索ツールを作成して照會情報を検索しやすくなります。ユーザーは文書の分類番號またはテーマ語を提示するだけで、相応の書類と関連する上下関係の文書と添付ファイルを探し出すことができ、ファイルスタッフの労働強度を大幅に軽減することができる。