公文書(shū)を書(shū)くには小柄で精悍でなければならない。

短いのは現(xiàn)代の公文書(shū)の文章を書(shū)く発展の客観的な需要と必然的な成り行きです。報(bào)道によると、國(guó)連は毎年各種の文書(shū)を印刷して5853トンの普通紙と234トンの影印紙を使います。また82トンのトイレットペーパーを使います。合計(jì)は10.5萬(wàn)本の木を壊すことに相當(dāng)します。このため、國(guó)連事務(wù)局は、各種文書(shū)の紙幅を短縮し、必要でない言葉を削除し、最も重要な內(nèi)容だけを印刷して、樹(shù)木を最大限に保存するよう提案しています。短い公文書(shū)を木を救うためのものに昇格させる。戦略上の高度認(rèn)識(shí)に來(lái)て、かなり理論と実踐の意義を持ちます。

多くの國(guó)では、公文書(shū)の改革と見(jiàn)なされています。例えばシンガポールは1976年に「華文応用文改革業(yè)務(wù)委員會(huì)」を設(shè)立しました。「華文応用文改革大綱」を制定しました。目的は「応用文を?qū)Wびやすく、書(shū)きやすくし、速く、簡(jiǎn)単な通信利器にして、より広く現(xiàn)代化されたシンガポール社會(huì)にサービスすることです。」また、アメリカのカーター前大統(tǒng)領(lǐng)がどのように改革し、文體を簡(jiǎn)素化するかを研究するために、連邦政府の官吏200人が參加する學(xué)習(xí)クラスを?qū)熼T(mén)に開(kāi)催し、自ら率先して大統(tǒng)領(lǐng)の署名命令の最初の文を「合衆(zhòng)國(guó)憲法と法律に基づいて合衆(zhòng)國(guó)大統(tǒng)領(lǐng)に権限を與える。以下のように命令する」と発表し、「私は合衆(zhòng)國(guó)大統(tǒng)領(lǐng)の命令とします。」と変更し、アメリカ文風(fēng)の改革を推進(jìn)しました。

では、公文書(shū)はなぜ「短い」ことができますか？

一、一つのことは一つの文で、主旨は明確です。公文書(shū)の行文は主旨を明確にして、集中して、単一で、枝葉のはびこることを極力戒めなければならなくて、煩雑です。公文書(shū)ごとに何かを解決するには、まず明確な中心を確立し、それからこの中心をしっかりと巡って資料を整理しなければならない。総合的な報(bào)告以外に、一般的には「一事一文」という方法を採(cǎi)用します。このようにすれば、引き受けもしやすくなりますし、後からファイルを作るのにも便利です。さもなくば、1文の數(shù)の事、きっと“多い中心”を形成して、冗長(zhǎng)で亂雑な現(xiàn)象をもたらして、要領(lǐng)を得なくて、それによって行文の目的の順調(diào)な実現(xiàn)に影響します。

二、用語(yǔ)は簡(jiǎn)潔で明快で、さっぱりしている。公文書(shū)は直接的に、迅速に何かの情報(bào)を伝達(dá)しなければならないので、その用語(yǔ)は簡(jiǎn)潔に要約し、簡(jiǎn)潔にまとめなければならない。具體的には：

その一に、不必要な解釈と説明を捨てます。公文書(shū)では、閲覧者に関係內(nèi)容を正確に理解させるために、説明や説明が必要になる場(chǎng)合があります。「必要」と「適度」に従うこと原則くれぐれも多すぎて、紙幅の煩雑さと冗長(zhǎng)さをもたらすことを禁ずる。このように、「すなわち」、「つまり」、「換言すれば」などの解釈や説明文は、極力避けましょう。

その二、あってもなくてもいい字、語(yǔ)、文、段を削除します。これは主に公文書(shū)の修正段階で完成します。もちろん、いい文章は直したもので、「文章は変えずに、いい文章を直してください」、「上手な本領(lǐng)は悪いところを削除する本領(lǐng)です」（チェーホフ語(yǔ)）。魯迅先生は言いました。「書(shū)き終わったら少なくとも二回は読んでください。無(wú)可の字句をできるだけ削除します。もったいないことではありません。」毛沢東同志はこれに対してさらに説明して発揮した。見(jiàn)たいなら、十回見(jiàn)て、真剣に直して、発表に出してもいいです。もちろん、このような「一字安定を求めるために、莖の須を數(shù)えよう」、「二句三年、一吟両涙流」式の文章修正法は、公文書(shū)の文章を書(shū)くのに完全に適していません。しかし、時(shí)間と條件の許す限り、このようなまじめな修正の精神は非常に提唱に値するものであり、公文書(shū)の品質(zhì)を確保するためにも必要である。公文書(shū)の初稿を書(shū)き終わったら、繰り返しチェックして、真剣に修正します。重點(diǎn)的に言語(yǔ)表現(xiàn)に工夫を凝らして、できるだけあってもなくてもいい字、語(yǔ)、文、段を削除します。このためには、特に注意したいのです。この一字、語(yǔ)、文、段を削除するのは正しいです。公文書(shū)內(nèi)容に影響がありますか？人に曖昧さが生じますか？文脈の意味は依然として一貫していますか？順調(diào)ですか？など、もし差し支えないなら、大膽に削除して、文字を省き、紙幅を短縮します。

第三に、いくつかの「決まり文句」を淘汰して、冒頭で「帽子をかぶる」のではなく、「靴を履く」のではないです。現(xiàn)行の公文書(shū)の書(shū)き方では、「定話」は何度も禁止されています。第一に、冒頭の「帽子をかぶる」という表現(xiàn)があります。例えば、「中央××文書(shū)精神の指導(dǎo)の下、上級(jí)黨委員會(huì)、政府の配慮の下、當(dāng)組織の指導(dǎo)者の直接指揮の下、幹部全員と従業(yè)員の共同努力を経て…」二番目は「靴を履く」、例えば「一緒に頑張りましょう」、「私たちは上記の成績(jī)を取ったが、指導(dǎo)者の要求からはまだ遠(yuǎn)いです。」などです。この二つの傾向は、文字表現(xiàn)上の空洞が浮くだけで、実際的な意味を持たず、斷固として取り除くべきである。

三、「直筆」を使うことが大切です。黨政府機(jī)関の公文書(shū)作成條例は明確に規(guī)定されており、公文書(shū)を起草するには「直言不曲」を行うべきであり、これは公文書(shū)そのものの性質(zhì)によって決定される。公文書(shū)は強(qiáng)い政策性と指導(dǎo)性を持っていますので、文章を書(shū)く時(shí)には直接にそのことを言わなければなりません。関連內(nèi)容を正確に明確に表現(xiàn)すればいいです。曲がったことを極力戒め、陰に隠れて隠します。概括的、陳述的な言葉を多く使い、描寫(xiě)的、敘情的な言葉を少なく使ったりします。物事や問(wèn)題に対する情狀を作りすぎると、文章が冗長(zhǎng)で亂雑になり、公文書(shū)の質(zhì)や効用に影響を與えかねない。