企業(yè)文書管理：フォルダの管理と分類

仕事が忙しくて毎日パソコンを使うあなたは、本當(dāng)に文書管理に関心を持ったことがありますか？

ある人が言いました

自分の部屋を片付けるように、きちんとしていても、自分で快適に使えばいいです。

しかし、ごった返している倉(cāng)庫(kù)からピンを探してみたことがありますか？問題があったら、文書管理の重要性を?qū)g感できますか？

既存のソリューションで、フォルダを通してファイルのラベルを分割します。

は、最も一般的で効果的な管理方法です。

?フォルダシステム?

私たちは主に肉眼で情報(bào)を探していますので、分類數(shù)と各分類の中の情報(bào)の數(shù)は釣り合っています。

クリアされた順序にフォルダを並べ、高効率なサブ分類ツリーを設(shè)計(jì)するとともに、ネストが4層を超えるべきではない。

フォルダの分類と整理は、原則としてドキュメントの種類によって分類し、ドキュメントの量が大きいものは日付、オブジェクトによって二級(jí)の分類ができます。

すべてのアーカイブの電子文書が、唯一の最短のアーカイブディレクトリを見つけることができるようにします。

カタログ名は、業(yè)務(wù)対象と日付情報(bào)から構(gòu)成されています。

また、具體的なフォルダ區(qū)分は以下の原則に適合することが望ましい。

1.MECE原則——各ディレクトリ間でできるだけ獨(dú)立して、內(nèi)容の完全性を保証するために、全てのディレクトリが重複していません。

できるだけ異なった目次の間の境界線がはっきりしていて、ぴったり合うことを保証します。

できるだけ同じファイルが現(xiàn)れないようにします。同じディレクトリに屬することができます。

完全に貧しい時(shí)は、ファイルの保存分布を考慮して、できるだけ均一にしてください。

2.便利性の原則——カタログ構(gòu)造は自分の使用習(xí)慣に適合していなければならず、便利に調(diào)べることができる。

3.安定性の原則——全體の目次は比較的安定しているべきで、常に変化しない。

4.安全性の原則——カタログの分類は権限管理に便利でなければならない。

フォルダ名も簡(jiǎn)単に決められません。

1.分かりやすいネーミングは分かりやすく、なるべく単語(yǔ)を使わないようにする必要があります。

2.重複を避ける——他の上位フォルダと完全に名前や一部の名前が重複しないようにする。

3.記號(hào)の規(guī)範(fàn)化――特別な記號(hào)はなるべく使わない。

特殊記號(hào)には、意味を統(tǒng)一する用途が必要であり、例えば「&」はコネクタを表し、「@」は処理中のディレクトリを表します。

4.デジタル並べ替え——指定された順序で並べたいディレクトリ構(gòu)造には、ファイル名の前に數(shù)字/時(shí)間/番號(hào)などの番號(hào)を付けることができます。

一時(shí)ファイルの場(chǎng)合は、適切な場(chǎng)所に臨時(shí)フォルダを作成し、各種の一時(shí)ファイルを保存しやすいようにしてください。

一時(shí)フォルダのファイルは定期的に整理してください。

保留が必要なものは直ちに各種類の固定フォルダに移動(dòng)し、保存しないものは直ちに削除します。

?ラベルシステム?

私たちは通常検索によって情報(bào)を探していますので、検索エンジンに見せる資料は詳しいほどいいです。

ラベルの意味は、検索エンジンにできるだけ多くの情報(bào)を與え、ファイルを迅速に位置決めすることです。

ラベルの數(shù)量は制限しなくてもいいです。各ファイルのラベルはできるだけ多く、細(xì)くしてください。含まれている情報(bào)ももっと正確です。

ラベルが多すぎると亂れませんか？心配しないでください。ラベルは検索用で、見るものではなく検索用です。検索エンジンの能力を信じてください。

ただし、同じラベルはできるだけ統(tǒng)一して、より正確に検索するようにしてください。

ファイルのラベルシステムとフォルダシステムの違いは、フォルダシステムは知識(shí)の論理で分類されます（例えば、會(huì)社ファイル、二社ファイル）。一般的にはツリー構(gòu)造で、ファイルのテーマとアーカイブを強(qiáng)調(diào)します。

ラベルシステムは知識(shí)の性質(zhì)で分類されています。（例えば契約書、製品のパラメータなど）。一般的にフラット構(gòu)造で、書類の分類と検索を強(qiáng)調(diào)しています。

ファイルの外観の特徴に相當(dāng)して、全文の內(nèi)容のいくつかのキーワード、ファイルの作成/修正時(shí)間、ファイルの種類、ファイルの説明などかもしれません。

一つのファイルは一つまたは複數(shù)の異なるラベルを持つことができます。各ラベルはこのファイルの獨(dú)特な知識(shí)情報(bào)を示すことができます。

詳細(xì)なファイルのラベルを通して、私達(dá)はフォルダの基本ディレクトリの基礎(chǔ)の上で、私達(dá)の知っている情報(bào)によって、迅速で正確な位置付けは各種の必要なファイルに著きます。

ファイルのラベル名は上記の命名原則を遵守しなければならないが、より完全に、より詳細(xì)にすることができる。

同じファイルで複數(shù)の異なるラベル分類を追加できます。

文書管理は私たちの効率を向上させ、文書の準(zhǔn)備と知識(shí)の向上を助けることができます。

個(gè)人にとって、人々は依然として異なっている個(gè)人の好み、使用習(xí)慣によって文書の區(qū)分を行うことができます。

しかし、もしある企業(yè)で時(shí)間で書類を區(qū)分するなら、タイプで書類を區(qū)分します。QQで資料を伝達(dá)します。メールで資料を伝達(dá)します。きっと管理が効率が悪くなり、仕事が複雑になります。

規(guī)範(fàn)、統(tǒng)一された文書管理制度は企業(yè)に真の価値をもたらします。