取引先とコミュニケーションする:相手に良い印象を與える
どこかの會社に電話したら、相手の親切で美しい聲が聞こえます。心の中ではきっと楽しく會話がスムーズに展開できます。この職場に対していい印象を持っています。
電話では自分の行動を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を與えます。
同じように言います。すみません、ここはXX會社です。
しかし、聲がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を與えます。
電話に出る時は、「私が會社を代表してイメージする」という意識が必要です。
電話をかける時は、相手があなたに見えなくても、明るい口調からあなたに感染して、相手に素晴らしい印象を與えます。顔の表情は音の変化に影響しますので、電話の中でも、「相手に対して私を見てください」という気持ちを持たなければなりません。
心の持ち方
対応に行きます。
電話中は絶対に喫煙、お茶、お菓子を食べてはいけません。だらだらした姿勢でも相手は「聞く」ことができます。
電話をかける時、腰を曲げて椅子に橫になったら、相手があなたの聲を聞くのはだらだらとしていて、しょんぼりしています。姿勢が整っていて、體がまっすぐで、発せられた聲も親切で耳に快いです。活力に満ちています。
だから電話するときは、相手が見えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿勢に気をつけましょう。
サウンド
やさしくて禮儀正しく、親切な言葉で表現してください。
口とマイクの間は適切な距離を保ち、適度に音量をコントロールし、聞き取れなくなり、誤解を生じないようにする。
聲が大きいせいか、威張っていると誤解されます。
現代の従業員は業務が忙しくて、機の上でよく2、3臺の電話があります。電話のベルが聞こえたら、正確に迅速に受話器を取って、電話を受けます。長距離電話を優先して、三回以內に受話器をしたほうがいいです。
電話のベルが鳴ったら3秒ぐらいです。もし長時間電話に出ないなら、相手を長く待たせるのは失禮です。相手は待つ時にいらいらします。あなたの職場は彼に悪い印象を與えます。
電話が遠くても、電話のベルが鳴ったら、近くに誰もいません。一番早いスピードで受話器を持ち上げるべきです。このような態度はすべての人が持つべきです。
電話のベルが五回鳴ったら受話器を取って、まず相手に謝るべきです。電話が長く鳴ったら、電話に出るのは「もしもし」だけです。相手は非常に不満で、悪い印象を與えます。
5 WIHの技術をいつでも覚えています。5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Whereどこ④What何事⑤Whyどうして⑥HOWはどうやって行いますか?
仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。
電話に対しても、電話に出ることは同じ重要性を持っています。
電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術によるものである。
勤務時間にかかってくる電話はほとんど仕事と関係があります。會社の電話はどれも重要です。適當にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「彼はいません」と答えてはいけません。間もなく電話が切れます。
電話に出る時も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。
相手が本部門の他の會社の電話番號を調べたら、すぐに調べて、知らないとは言えません。
私たちはまず相手の身分を確認して、相手の著信の目的を理解して、自分で処理できないなら、ちゃんと記録して、婉曲に相手の著信の目的を探求してもいいです。
相手の出した問題に対しては根気よく耳を傾けるべきです。意見を表す時は、彼に適度に言いたいことを思う存分言わせるべきです。止むを得ない限り、口を出さないでください。
期間中は質問を通じて相手のニーズや問題を探究することができます。
耳を傾けることと理解を重視し、同理心を持ち、親和力を持つことが、電話でのコミュニケーションに有効な鍵です。
非難や批判の電話を受けるときは、やんわりと説明し、謝罪や感謝の意を表します。話し手と爭うことはできません。
電話で話すことは、正確さに注意して、用件をきちんと説明して、相手の同意を増やして、いい加減にしてはいけません。
データを調べたり、また連絡して案件を調べたりする場合、時間がかかるかもしれません。調べたり、調べたりする時間が長いなら、相手を待たせないほうがいいです。別の返事方法に変えて、早めに返事します。
電話で本を請求する時は、すぐに記録して時効を把握し、できるだけ早く屆けます。
電話での會話を終わらせるには、電話をかける側から申し出て、丁寧に別れを告げ、「ありがとうございます」「さようなら」とはっきり言い、また電話を軽く切ってください。自分で話し終わったら電話を切ってはいけません。
電話は同じ重要性を持っています。
電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術によるものである。
勤務時間にかかってくる電話はほとんど仕事と関係があります。會社の電話はどれも重要です。適當にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「彼はいません」という失禮な返事は禁物です。
電話
切斷します
_電話に出る時も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。
相手が本部門の他の會社の電話番號を調べたら、すぐに調べて、知らないとは言えません。
私たちはまず相手の身分を確認して、相手の著信の目的を理解して、自分で処理できないなら、ちゃんと記録して、婉曲に相手の著信の目的を探求してもいいです。
相手の出した問題に対しては根気よく耳を傾けるべきです。意見を表す時は、彼に適度に言いたいことを思う存分言わせるべきです。止むを得ない限り、口を出さないでください。
期間中は質問を通じて相手のニーズや問題を探究することができます。
耳を傾けることと理解を重視し、同理心を持ち、親和力を持つことが、電話でのコミュニケーションに有効な鍵です。
非難や批判の電話を受けるときは、やんわりと説明し、謝罪や感謝の意を表します。話し手と爭うことはできません。
電話で話すことは、正確さに注意して、用件をきちんと説明して、相手の同意を増やして、いい加減にしてはいけません。
データを調べたり、また連絡して案件を調べたりする場合、時間がかかるかもしれません。調べたり、調べたりする時間が長いなら、相手を待たせないほうがいいです。別の返事方法に変えて、早めに返事します。
電話で本を請求する時は、すぐに記録して時効を把握し、できるだけ早く屆けます。
電話での會話を終わらせるには、電話をかける側から申し出て、丁寧に別れを告げ、「ありがとうございます」「さようなら」とはっきり言い、また電話を軽く切ってください。自分で話し終わったら電話を切ってはいけません。
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