困境中如何控制成本

困難年景正是推進成本控制的大好時機。經濟吃緊時，大家普遍意識到“一切照舊”的老路走不通了。經理人必須想方設法在一切從簡的條件下奮力求生。 然而，經常被人忽視的是，其實企業在衰退期和在興盛期的管理存有不少共通之處。 最佳的削減成本計劃以成本控制和工作排序為中心，無論時運好壞都同樣行之有效。致命的經濟衰退反而能讓經理人有機會名正言順地推進成本削減計劃，并能更容易地得到員工的認同和支持。 決定削減哪些成本與確定削減多少同樣重要。一刀切從來不是好辦法，關于這點，只需看看這樣做會造成多少無謂的損失就知道了。更為有效的辦法是把所涉及的項目分門別類，然后再操刀解決問題：選出削減后不會妨礙企業復蘇或影響當前企業重大項目的開支項目。對其大幅削減直至完全取消。 選出必須保留，但可以推遲或減少投入的開支項目，把其暫時擱置四到六個月。 在不能削減開支的領域，確定更有效的資金投放方式。最后，在符合成本控制原則，并在經濟復蘇時對企業極具價值的項目上盡力加大投資力度。 下面是有效控制成本的具體辦法： 員工參與成本控制從來不能單槍匹馬地完成，不管此人多么盡心盡力，因為成本不是由單個人造成的。要讓全體員工意識到成本控制計劃的必要性和合理性。全體員工也要相應地在日常工作中時刻牢記成本控制的準則，因為實際上成本控制的決策大多是在工作過程中作出的。 與骨干下屬一起制定成本控制目標，組成團隊為之努力。管理層必須提供目標參數，但應該使員工感到是他們自己在協助確定具體目標。通過員工告示、企業內部刊物和員工會議公布目標、行動準則和項目進展情況。必須通過正面的激勵引導員工以新的方式思考。對成本目標的認同會減少成本控制具體工作中的阻力。 善用預算。不論年景好壞，預算報告仍是成本控制的最佳工具。至關重要的是，預算必須令人信服，要明確企業預算資金會影響到哪些預算項目。并設法從會計部門獲得詳細的成本資料，以便了解為什么預算或成本會超支。要逐項檢查，而不要僅僅從總額上管理預算。 讓下屬負責。讓他們對所控制的具體預算負責。如果他們屬于不單獨出具報告的成本中心，則需要另想他法，讓他們以預算為工具實施成本控制。 評價數據處理。這方面，適當的投資可能會有益于總體成本控制計劃。找出哪類現有的報告是你不曾見過的，并善加分析。因為即使是電腦和數據處理部門，也會輕信報告一旦生成就會自有其用這樣的說法，而不顧其真正的使用情況。而事實上，一大堆有價值的信息可能躺在別人的抽屜里。如果你無法獲得對控制成本計劃有益的報告，與負責數據處理的經理討論這一問題。 考察人員費用。這仍是大部分預算中最大的可控要素，同時也是最敏感的領域，必須既降低成本，又不損傷士氣和企業復原的潛力。問題的解決，有賴于一些準則的建立。 首先，凍結人員編制，包括停止補缺。立即削減與人員相關的成本，這可能包括控制差旅和培訓研討會。這樣做不僅能降低成本，還能加強員工的成本控制意識。 然后，評估現有員工的績效，并趁此機會解聘一些業績不理想的員工。也許在平時，他們的業績還不至于遭到解雇，但現在是非常時期。每個人都會意識到這一點，尤其是如果敦促員工改進的項目已經在位。這樣做同時也是提高效率的有效手段。 接下來，再研究員工日常耗時較多的工作。應該想法確定如果某項工作停止四到六個月，對企業業績的影響程度。如果其停止后企業也能維持，就不要再枉費錢財。由此剩余的員工可以加以必要的評估并重新分配，如有必要，還需重新設計組織結構。員工應該提高工作效率，工作任務也應更有相關性。如果成本控制目標已經下達，員工也深知這一點，那末，員工應該樂于從命。 最后，要精心選擇提職人選和加薪方案，以適應職責范圍的擴展。以這種方式表示認可，往往能激發優秀員工的上佳表現。 評估后勤服務。經濟低迷正好給人以改善后勤服務質量的機會。各種后勤服務的供應商急于爭取業務，往往愿意在等同甚至低于現在價格的水平上，提供質量更優的服務，原因就是因為他們面臨激烈的競爭。 在這種情況下，服務質量有望改善的行業有保安服務和監視報警系統。某家公司曾稀里糊涂地支付多年未開通的防盜報警系統的維護費用。這種服務常常受到忽視，因為它們被看成是不可或缺的。 在評估后勤服務的需要時，要學會區分“必不可少”和“錦上添花”的項目。大多數限制奢侈花費的公司政策成文于好的年景，還沒有制定條文來杜絕浪費，現在正好趁機下手。 認真研究采購。不管是否有正式采購制度的規范，采購活動都是節省大筆費用的關鍵。負責采購部門的人員應該考慮制定激勵方案，將其與降低可控成本相聯系。這樣做能事半功倍。 如果某個采購領域可以被界定，其數量需求也相當確定，價格不受不可控制因素的影響，那么企業就應考慮把獎金和績效掛鉤，制定降低成本的目標。嘗試這種做法的經理人務必要確定一些參數，以防止采購員為了獲取價格折扣而瘋狂購進足夠用上好幾年的物品。 一般說來，多年來未競標的獨家供應商不太容易因時而變，這可能使企業很難節省采購資金，也得不到更為精心的服務。控制成本和提高生產率都不可能在一夜之間大功告成。無論年景如何，兩者都需要時間、毅力和艱辛的付出。 而企業由此換來的回報是：經濟復蘇之際能迅速強勁地走出困境。只有更專業化和更有成效地管理企業資源，企業才有希望在擺脫困境后面貌一新，翩然前行。