信息的準(zhǔn)確性與洋蔥的故事

行政文秘人員為老板收集的信息一定要準(zhǔn)確，關(guān)于這一點(diǎn)，有一家大公司的經(jīng)理曾講過(guò)這樣一個(gè)耐人尋味的小故事：“一天，我坐車(chē)路過(guò)一家蔬菜店，看見(jiàn)門(mén)口擺著一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮被太陽(yáng)曬得紅紅的，上面還沾著泥巴。回到辦公室后，我讓人到那個(gè)蔬菜店給我買(mǎi)個(gè)洋蔥。可是，當(dāng)那個(gè)洋蔥放到我的辦公桌上的時(shí)候，只剩下一點(diǎn)心兒了。原來(lái)當(dāng)科員買(mǎi)來(lái)把它交給科長(zhǎng)之前，把外面那層沾著泥巴的皮剝掉了；到了科長(zhǎng)那里，科長(zhǎng)又把那幾層紅皮剝掉了，因?yàn)檫@樣看起來(lái)好看些；送給我的秘書(shū)的時(shí)候，她又剝了幾層皮。這樣當(dāng)洋蔥到我手上的時(shí)候，雖然還是洋蔥，但已經(jīng)不再是我所需要的洋蔥了。所以我把他們通通叫來(lái)批評(píng)了一頓。” 雖然為領(lǐng)導(dǎo)收集情報(bào)不像買(mǎi)洋蔥的小故事那么簡(jiǎn)單，但道理卻是一樣的。準(zhǔn)確性是指信息的正確性，這是收集信息材料的基礎(chǔ)。在搜集過(guò)程中特別要注意材料中的時(shí)間、地點(diǎn)、人名、數(shù)字和引文等特別容易出現(xiàn)問(wèn)題的“關(guān)鍵點(diǎn)”，對(duì)這些地方要認(rèn)真加以核實(shí)，以免出錯(cuò)，干擾公司的正常業(yè)務(wù)。在信息的收集中，最容易出現(xiàn)問(wèn)題的是數(shù)字，因?yàn)閷?shù)字從最初的信息源收集起來(lái)，為了使其具有最大的可用性，中間要經(jīng)過(guò)一系列分類(lèi)、匯總過(guò)程，這個(gè)過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題以至于最后得到的是不準(zhǔn)確的數(shù)字信息，這也是一種很常見(jiàn)的情形，所以對(duì)數(shù)字信息一定特別注意交叉檢驗(yàn)。 而且上面提到的小故事還包含著這樣的道理，即收集上司所需要的信息，在送交上司之前，不要做太多的加工和修改，這樣往往會(huì)把其中很有價(jià)值的那部分?jǐn)D掉，從而使上司不能根據(jù)材料作出有利于公司的正確決策。 對(duì)信息的準(zhǔn)確性的要求其實(shí)是對(duì)行政文秘人員的要求。因?yàn)樾畔⒃匆欢ǖ脑?huà)，保證所求信息的準(zhǔn)確性就成了對(duì)行政文秘人員的要求，行政文秘人員要將收集到的信息與原來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、校對(duì)，確保不讓未經(jīng)核實(shí)的東西成為所收集的信息的一部分。