信息的準確性與洋蔥的故事

行政文秘人員為老板收集的信息一定要準確，關于這一點，有一家大公司的經理曾講過這樣一個耐人尋味的小故事：“一天，我坐車路過一家蔬菜店，看見門口擺著一堆新鮮的洋蔥。洋蔥的皮被太陽曬得紅紅的，上面還沾著泥巴。回到辦公室后，我讓人到那個蔬菜店給我買個洋蔥。可是，當那個洋蔥放到我的辦公桌上的時候，只剩下一點心兒了。原來當科員買來把它交給科長之前，把外面那層沾著泥巴的皮剝掉了；到了科長那里，科長又把那幾層紅皮剝掉了，因為這樣看起來好看些；送給我的秘書的時候，她又剝了幾層皮。這樣當洋蔥到我手上的時候，雖然還是洋蔥，但已經不再是我所需要的洋蔥了。所以我把他們通通叫來批評了一頓。” 雖然為領導收集情報不像買洋蔥的小故事那么簡單，但道理卻是一樣的。準確性是指信息的正確性，這是收集信息材料的基礎。在搜集過程中特別要注意材料中的時間、地點、人名、數字和引文等特別容易出現問題的“關鍵點”，對這些地方要認真加以核實，以免出錯，干擾公司的正常業務。在信息的收集中，最容易出現問題的是數字，因為將數字從最初的信息源收集起來，為了使其具有最大的可用性，中間要經過一系列分類、匯總過程，這個過程中常常會出現這樣或那樣的問題以至于最后得到的是不準確的數字信息，這也是一種很常見的情形，所以對數字信息一定特別注意交叉檢驗。 而且上面提到的小故事還包含著這樣的道理，即收集上司所需要的信息，在送交上司之前，不要做太多的加工和修改，這樣往往會把其中很有價值的那部分擠掉，從而使上司不能根據材料作出有利于公司的正確決策。 對信息的準確性的要求其實是對行政文秘人員的要求。因為信息源一定的話，保證所求信息的準確性就成了對行政文秘人員的要求，行政文秘人員要將收集到的信息與原來的數據進行檢查、校對，確保不讓未經核實的東西成為所收集的信息的一部分。