情報の正確さと玉ねぎの物語

行政秘書が社長のために集めた情報は正確でなければならないということについて、大きな會社の社長がこのような味わい深いエピソードを語っています。

タマネギの皮は日に焼けて赤くなり、上にはまだ泥がついています。

事務室に帰ったら、その八百屋さんに玉ねぎを買ってもらいます。

しかし、そのたまねぎを私の機の上に置くと、お菓子が一つしか殘っていません。

課員が買ってきて課長に渡す前に、外の階の泥だらけの皮を剝いてしまいました。課長のところに行くと、またその赤い皮を剝いてしまいました。このように見えるので、きれいに見えます。

このようにタマネギが私の手に屆くと、まだタマネギですが、もう私のほしい玉ねぎではないです。

だから彼らを呼んで批判しました。」

指導者のために情報を集めるのは玉ねぎのエピソードほど簡単ではないですが、道理は同じです。

正確さは情報の正確さを指します。これは情報収集の基礎です。

収集の過程で、特に材料の中の時間、場所、人名、數字と引用文などの特に問題が発生しやすい「肝心な點」に注意して、これらのところに対して真剣に確認してください。

情報収集の中で、一番問題になりやすいのは數字です。數字を最初の情報源から集めて、最大の利用可能性を持つために、一連の分類、まとめプロセスを経て、この過程でよくこのような問題が発生します。最後に正確でない數字情報が得られます。これもよくある狀況ですので、數字情報に対しては特に交差検査に注意しなければなりません。

上で述べたエピソードには、上司に必要な情報を収集し、上司に屆ける前に、多すぎる加工や修正をしないようにすると、価値のある部分を絞り込み、それによって上司が會社の正確な意思決定に資することができなくなります。

情報の正確性に対する要求は実は行政秘書の要求です。

情報源が一定であれば、求められている情報の正確性を保証することが行政秘書の要求となり、行政秘書は収集した情報を元のデータと照合し、未確認のものが収集された情報の一部にならないように確保する。