企業文檔管理問題大揭密

　　當下有很多人都認識到泄密的可怕和危害。但是很多人都覺得這種事情離自己的企業很遙遠?；蛘咂髽I覺得自己的保密工作做得很好。

　　這都是錯誤的觀念，企業泄密貼在每個企業的身后，只要一步走錯，他就會將你打倒。眾多企業因為小看這事，付出了血淋淋的代價。某些企業只把文檔給少數幾個人。但是看如今的社會，公司完成某件事情，通常不是幾個人就可以的。而是需要共享一些文件。我們都知道，文件一旦發送共享出現，就代表它不在機密。復制、粘貼，上千份的機密文檔就可問世了。想解決泄密問題，有兩種方法。第一是阻止員工流失，讓企業的離職率降為“0”。第二是為企業文檔設防。

　　正所謂鐵打的營盤流水的兵，企業的員工流失是不可避免的。沒有任何一個企業可以保證沒有員工離職。不管這個企業是政府部門、事業單位、知名公司，例如：公安局、阿里巴巴、蘋果等，都有很多主要崗位的員工離開?；蚴呛芏嘈∑髽I的員工離職，都會卷走公司的所有能得到的文件。所以要想保住企業文檔的安全機密。只能從文檔設防、文檔管理著手。

　　如何給企業文檔設防?如何做好文檔管理?如何保證企業既安全又高效的辦公?為此，小編咨詢了目前國內做文檔管理系統中最為專業的一家，致得軟件。致得軟件的專家團隊以致得E6協同文檔管理系統為例，講解如何為文檔設防保護企業安全并提高辦公效率。

　　首先是設防。為文檔設防很難組建。因為防護是全方位的，并不是某個方面做好就可以。就像木桶原理一樣，最短的那塊決定桶里水的多少。防護則是最薄的環節，決定防護的強弱。

　　致得軟件提供權限管理，可為每個員工設置相應的權限。從正面直接防衛企業文檔安全。降低企業文檔的曝光度。按需安排權限，做到文檔停到每個人需要的地方。

　　并且致得軟件輔佐以定時備份、限制IP等。致得軟件是將企業的文檔集中存儲，集中存儲后可定時備份。保證每一份文檔都不會丟失和損壞。限制IP功能讓員工在指定的地方辦公，避免在公共場所辦公，導致泄漏企業信息。同時還有存儲加密、登陸提示等功能，可在第一時間發現和避免隱患。

　　其次是提高辦公效率。保衛企業文檔安全，最害怕的就是為了安全而犧牲了方便、快捷、高效。為了適應某個系統，強硬的改變員工的使用習慣。這樣也許可以保護企業文檔安全，但是辦公效率的下降則是讓企業又多了一個問題，拆東墻補西墻如同飲鴆止渴。致得E6系統則是將操作簡化，與諸多辦公軟件無縫集成。使員工無需花費時間在熟悉系統上。只需短短幾分鐘則，就可以完全掌握。

　　系統提供許多方便辦公的功能。就像版本管理、智能規則等。系統提供的版本管理，可以記錄每次被改編時候的想法，然后保存。當日后創造想恢復到之前的版本時候，可以一鍵閱讀自己對每個版本的屬性記錄，讓自己輕松選擇最想回到的版本。

　　智能規則可以讓文檔自動的運作。這項功能是目前最為先進的一項技術。設定好相應的觸發條件和執行動作。可以讓文檔自己動起來。自動去執行某些操作。這項功能的實施和運用，可以說是一個時代的劃分。一個“死”的系統，開始轉變為“活”的系統。真正的智能化和自動化開始進入到我們的生活和工作。

　　文檔管理系統的安全和高效，可以解決我們再工作中的文檔管理困局和辦公質量問題。這類文檔系統如今在中國已經是較為普及。中國石化、中國移動等大企業都早已和致得軟件達成合作。相信在以后文檔系統會得到眾多企業的認可，進入到每個公司當中。讓跳槽泄密不在可怕。讓工作更加高效。