出版社如何管理數字出版文檔

　　為確保項目嚴格按照質量管理體系及相關規范有序地進行，對項目中形成的文檔和記錄(包括開發文檔、管理文檔、培訓文檔、決策文檔等)，都必須實施有效的控制和管理。

　　文檔管理需要有一定的規范。在管理之初，需要對所有的項目文檔格式進行統一化，并設置屬性。主要包括：

　　1.文檔編號規則：項目編號—文檔分類編號—日期〔標題〕。

　　2.狀態屬性分為草稿、已校正和正式發布三種。

　　3.安全級別定義文檔的保密性，可以根據其可見性分為公開、內部使用、機密等。

　　4.通用格式：封面+變更說明+目錄+正文。

　　5.變更說明：以表格形式說明什么人在什么時候對文檔做了哪些改動。

　　此外，還需要通過對項目文檔版本的控制，記錄項目實施過程中各階段環節的發展變化情況，確保由不同人員所編輯的文檔得到一致的更新和維護。主要包括：

　　1.目錄設置，對于文檔的版本控制，具體可實施分級管理，即形成：“項目名稱/實施階段/文檔名稱”的結構。

　　2.文件名設置，要求簡明易懂。

　　3.版本號管理，創建文檔時為1.0版，需要調整時，在此基礎上進行版本升級，并簽屬更改人及更改時間，在每一份文檔的開頭，用表格說明版本控制的信息。

　　最后，在項目實施過程中，如果出現項目計劃外的變更情況，應該對變更進行書面記錄，并進行詳細的跟蹤記錄，當變更完成之后還要記錄結果，作為備查文檔存留。

　　相關鏈接：

　　北京大學法學院教授張平認為，文檔分享平臺作為一種不可阻擋的商業模式，需要合理的空間進行良性發展。而要解決平臺方和權利人之間的矛盾，在立法上進行改變往往費時費力，國際上也逐漸偏向于減少立法的頻繁變動，而在實際的執行中尋求解決方法。因此，司法實踐的作用顯得更加重要，法官使用自由裁量應該慎重，不應對平臺方施加過重的審查義務;權利人也應該積極維權，在發現自己的作品被侵權上傳后，應行使通知刪除的權利，盡量減少訴訟戰爭的爆發。

　　張平進一步解釋說，“紅旗”原則是“避風港”原則的例外適用，就是指如果侵犯信息網絡傳播權的事實是顯而易見的，就像紅旗飄揚一樣，網絡服務商就不能裝作看不見，或以不知道為理由來推脫責任，如果在這樣的情況下，不移除鏈接的話，就算權利人沒有發出過通知，我們也應該認定這個設鏈者知道第三方是侵權的。張平認為在分享平臺中，這一原則適用于一些知名的作品，或者點擊率高的熱門作品，不能認為所有的作品都適用“紅旗”原則。

　　國家版權局原巡視員許超認為，不同的文檔分享平臺的運營模式有相同也有不同，而平臺方規避法律風險的一個重要條件是“未因為用戶上傳侵權文檔而直接獲取經濟利益”，這應成為平臺方設計運營模式的重要考量因素之一。同時，當平臺上出現了侵權文檔侵犯了權利人的合法利益，縱使平臺方沒有過錯也應積極履行停止侵害的義務。許超還強調，視頻分享網站要想區分網友上傳的作品是否侵權相對容易，例如正在上映的熱門影片，如果被某些個人用戶進行了上傳，可以較為容易地判斷出其涉嫌侵權。但這一“應知”規則并不適用于文檔，應對文檔設立另外的判斷標準。

　　中國人民大學法學院副教授金海軍指出，判斷平臺方是否應知侵權行為的存在，現有的法律規定還存在著很多不明確和模糊之處，除了需要從立法上進行適當的探討，法院的判決也很重要。法院的判決應該既解決個案，也應具備一定的前瞻性。具體到中青文與百度文庫的案件，法院認為對于瀏覽量比較大的作品，平臺方具有“應知”的義務，并應當采取事前審核措施，這一觀點值得進一步研討。