企業文檔管理 文件夾的管理和分類

　　有人說，文檔管理就像收拾自己的房間，不論是否井然有序，自己用著舒服就行。但是，你有試過從一個雜亂無章的倉庫里去找一個根曲別針么?難道只有等到遇到了問題，才能真正體會到文檔管理的重要性么?

　　文檔管理，絕不是簡單的分幾個文件夾，起幾個文件名就OK的了。為了我們能夠快速的查找文件，多維度的文件分類是必不可少的。

　　以現有的解決方案，通過文件夾劃分和文件標簽設置，是最常見和有效的管理方法。

　　· 文件夾系統 ·

　　由于我們一般使用肉眼尋找信息，所以分類數和每個分類中的信息條數應當平衡，而且越少越好。應當把文件夾排列出清晰的次序，設計出高效的子分類樹，同時嵌套不宜超過四層。

　　文件夾的分類整理，原則上應根據文檔類型進行分類劃分，文檔量大的，可以根據日期、對象進行二級分類劃分。要使每個歸檔的電子文檔都能找到唯一的、最短的歸檔目錄。目錄名稱可以根據業務對象與日期信息組成。

　　同時，具體文件夾劃分最好符合以下原則

　　1.MECE原則——各目錄之間盡量相互獨立(Mutually Exclusive) 沒有交叉重疊，所有目錄盡量完全窮盡(Collectively Exhaustive) 以保證內容完整性。

　　盡量保證不同目錄間界限清晰、切合緊密。盡量避免出現同一文件可同時屬于不同目錄，盡量避免某文件無處放置。在完全窮盡時需考慮文件存儲分布盡量均勻。

　　2。方便性原則——目錄結構必須符合自己的的使用習慣，方便查閱。

　　3。穩定性原則——整個目錄應該是相對穩定的，不會經常變化。

　　4。安全性原則——目錄分類要便于權限管理。

　　文件夾命名同樣不可草率而定，而應

　　1。簡單易懂——命名需要通俗易懂，盡量避免使用生僻字詞。

　　2。避免重復——盡量避免與其他上級文件夾完全重名或部分名稱重疊。

　　3。符號規范化——盡量不使用特殊符號。對于特殊符號，需要統一含義用途，例如‘&’表示連接符，‘@’表示正在處理的目錄。

　　4。數字排序——對于需要按指定順序排列的目錄結構，可在文件名稱前附加數字/時間/編號等序號。

　　對于臨時文件，最好在適當位置建立臨時文件夾，方便存放各種臨時文件。臨時文件夾中的文件需要定期進行清理。需要保留的及時移至各類固定文件夾，不需留存的則及時刪除。

　　· 標簽系統 ·

　　由于我們通常依靠搜索尋找信息，所以給搜索引擎看的資料越詳盡越好。標簽的意義就是能夠給到搜索引擎盡可能多的信息，進而快速定位文件。標簽的數量可以不加限制，每個文件的標簽應盡可能多、細，包含的信息也就更加準確。

　　如果標簽太多會不會很亂?不用擔心，標簽是用來檢索而不是用來看的，要相信搜索引擎的能力。但要注意的是，同義標簽應盡量統一，使查找更精確。

　　文件的標簽系統與文件夾系統的區別在于：文件夾系統是以知識的邏輯來分類(比如一公司文件、二公司文件)，一般是樹狀結構，強調文件的主題和歸檔;

　　而標簽系統是以知識的性質來分類(比如合同、產品參數等)，一般是扁平結構，強調文件的分類和檢索。

　　文件標簽就相當于文件的體貌特征，它可能是全文內容的幾個關鍵詞、文件的創建/修改時間、文件類型、文件描述等。一個文件可以擁有一個或多個不同的標簽，每一個標簽都能展示出這個文件獨特的知識信息。

　　通過詳細的文件標簽，可以幫助我們在文件夾基本目錄的基礎上，根據我們所了解的信息，快速、準確的定位到各種所需文件。

　　文件的標簽命名同樣應當遵循上述命名原則，但是可以更全、更細。同一個文件可以添加多個不同的標簽分類。

　　文檔管理可以幫助我們提高效率，做好文件的儲備與知識的提升。對于個人來講，人們依然可以根據不同個人喜好、使用習慣來進行文件的劃分。

　　但如果在一家企業里，你用時間來劃分文件，我用類型來劃分文件;你用QQ來傳遞資料，我用郵件來傳遞資料，必然使管理變得低效，工作變得復雜。

　　規范、統一的文檔管理制度才能給企業帶來真正的價值。