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    企業文檔管理 文件夾的管理和分類

    2016/4/20 22:55:00 來源: 評論(0)71

    企業管理文檔管理文件夾

      有人說,文檔管理就像收拾自己的房間,不論是否井然有序,自己用著舒服就行。但是,你有試過從一個雜亂無章的倉庫里去找一個根曲別針么?難道只有等到遇到了問題,才能真正體會到文檔管理的重要性么?

      文檔管理,絕不是簡單的分幾個文件夾,起幾個文件名就OK的了。為了我們能夠快速的查找文件,多維度的文件分類是必不可少的。

      以現有的解決方案,通過文件夾劃分和文件標簽設置,是最常見和有效的管理方法。

      · 文件夾系統 ·

      由于我們一般使用肉眼尋找信息,所以分類數和每個分類中的信息條數應當平衡,而且越少越好。應當把文件夾排列出清晰的次序,設計出高效的子分類樹,同時嵌套不宜超過四層。

      文件夾的分類整理,原則上應根據文檔類型進行分類劃分,文檔量大的,可以根據日期、對象進行二級分類劃分。要使每個歸檔的電子文檔都能找到唯一的、最短的歸檔目錄。目錄名稱可以根據業務對象與日期信息組成。

      同時,具體文件夾劃分最好符合以下原則

      1.MECE原則——各目錄之間盡量相互獨立(Mutually Exclusive) 沒有交叉重疊,所有目錄盡量完全窮盡(Collectively Exhaustive) 以保證內容完整性。

      盡量保證不同目錄間界限清晰、切合緊密。盡量避免出現同一文件可同時屬于不同目錄,盡量避免某文件無處放置。在完全窮盡時需考慮文件存儲分布盡量均勻。

      2。方便性原則——目錄結構必須符合自己的的使用習慣,方便查閱。

      3。穩定性原則——整個目錄應該是相對穩定的,不會經常變化。

      4。安全性原則——目錄分類要便于權限管理。

      文件夾命名同樣不可草率而定,而應

      1。簡單易懂——命名需要通俗易懂,盡量避免使用生僻字詞。

      2。避免重復——盡量避免與其他上級文件夾完全重名或部分名稱重疊。

      3。符號規范化——盡量不使用特殊符號。對于特殊符號,需要統一含義用途,例如‘&’表示連接符,‘@’表示正在處理的目錄。

      4。數字排序——對于需要按指定順序排列的目錄結構,可在文件名稱前附加數字/時間/編號等序號。

      對于臨時文件,最好在適當位置建立臨時文件夾,方便存放各種臨時文件。臨時文件夾中的文件需要定期進行清理。需要保留的及時移至各類固定文件夾,不需留存的則及時刪除。

      · 標簽系統 ·

      由于我們通常依靠搜索尋找信息,所以給搜索引擎看的資料越詳盡越好。標簽的意義就是能夠給到搜索引擎盡可能多的信息,進而快速定位文件。標簽的數量可以不加限制,每個文件的標簽應盡可能多、細,包含的信息也就更加準確。

      如果標簽太多會不會很亂?不用擔心,標簽是用來檢索而不是用來看的,要相信搜索引擎的能力。但要注意的是,同義標簽應盡量統一,使查找更精確。

      文件的標簽系統與文件夾系統的區別在于:文件夾系統是以知識的邏輯來分類(比如一公司文件、二公司文件),一般是樹狀結構,強調文件的主題和歸檔;

      而標簽系統是以知識的性質來分類(比如合同、產品參數等),一般是扁平結構,強調文件的分類和檢索。

      文件標簽就相當于文件的體貌特征,它可能是全文內容的幾個關鍵詞、文件的創建/修改時間、文件類型、文件描述等。一個文件可以擁有一個或多個不同的標簽,每一個標簽都能展示出這個文件獨特的知識信息。

      通過詳細的文件標簽,可以幫助我們在文件夾基本目錄的基礎上,根據我們所了解的信息,快速、準確的定位到各種所需文件。

      文件的標簽命名同樣應當遵循上述命名原則,但是可以更全、更細。同一個文件可以添加多個不同的標簽分類。

      文檔管理可以幫助我們提高效率,做好文件的儲備與知識的提升。對于個人來講,人們依然可以根據不同個人喜好、使用習慣來進行文件的劃分。

      但如果在一家企業里,你用時間來劃分文件,我用類型來劃分文件;你用QQ來傳遞資料,我用郵件來傳遞資料,必然使管理變得低效,工作變得復雜。

      規范、統一的文檔管理制度才能給企業帶來真正的價值。


    責任編輯: 金媛媛
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