會計軟件中反記賬功能的運用

　　無論在手工會計還是在電算化會計中，都要根據已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。反記賬則是將已經登記入賬的會計數據予以取消，它是記賬的逆操作，是電算化會計系統中的一個概念，市場上銷售的會計軟件均有此功能。會計軟件中要不要設有反記賬功能，一直存在著爭論。筆者認為，反記賬功能是電算化會計系統對經濟業務處理結果發生錯誤時予以修正的理想方式，只要對其使用設置嚴格的限制條件，完全可以使其成為會計軟件功能的一部分。

　　反記賬功能在下述情況發生時，有著無可替代的作用：

　　1.大量的錯誤憑證被登記入賬。這種情況在電算化會計系統投入使用初期非常容易發生。如果沒有反記賬功能，只能編制錯賬更正憑證予以更正，從而導致賬簿中存在大量無用的冗余信息，影響對會計信息的使用，也不利于審計工作的進行。當審計人員查到錯賬時，它們也許會在后續的憑證中進行了更正，但這種情況大量出現時，審計人員會對錯弊產生麻痹思想，影響審計工作的效率和查錯能力。如黑有了反記賬功能就可以及時取消錯賬，把錯誤憑證修正后再重新記賬，賬簿中的冗余信息、就可以大大減少，賬簿就會變得簡潔，便于利用。

　　2.賬證不符。工會計中由于會計人員的粗心常常發生過賬錯誤，導致賬證不符，這時，一般利用劃線更正法予以更正。在電算化會計信息系統中，將記賬憑證庫的有關數據轉入賬簿數據庫中，正式過賬前要先對所記賬憑證進行復核、核準，以保證其正確性，所以賬證一般是相符的。但是當電算化會計系統遭受計算機病毒侵襲或者存放會計賬簿數據的計算機硬盤遭受物理損害，也完全可能導致賬證不符。最好的辦法就是反記賬。如果憑證數據正確、僅僅是賬簿記錄有誤，取消錯誤的賬簿記載后再將正確的憑證轉入即可。如果是憑證有誤，則不管賬簿記錄是否正確均應先取消賬簿的記錄數據，再對錯誤憑證進行修改，審核無誤后重新登記入賬。

　　3.記賬過程意外中斷。在手工會計中，不成為一個問題，記賬人員只需隨后接續下去登記就可以了。但在電算化會計系統中，記賬是由計算機自動進行的，當意外斷電、病毒侵襲等非常事件導致記賬過程被意外中斷時，財會人員無法了解到底已經登錄了多少張憑證，也就無法在系統恢復正常后接續記賬。從理論上說，對計算機和會計軟件精通的人能通過查詢賬簿數據庫記錄等方法可獲知記賬過程中斷時已登記的憑證，但對普通的電算化會計人員來說這是不現實的。而即使獲知意外中斷時已登記的憑證數，會計軟件也不允許接續記賬，唯一的辦法就是設置反記賬功能。對此，會計核算的基本功能規范也規定會計軟件“應當具有在計算機發生故障或者由于強行關機及其他原因引起內部和外部會計數據被破壞的情況下，利用現有數據恢復到最近狀態的功能”，這里的最近狀態就是對最后一次記賬進行反記賬后的狀態。

　　反記賬功能顯然不是一個常用的功能，它只有在前述特殊情況下才使用。如果濫用反記賬功能，不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此作為反對在會計軟件中設計反記賬功能的理由。為此，必須對其使用嚴格限制，限制的條件至少必須包括：

　　1.操作者必須是得到系統管理員授權的原記賬人。在電算化會計系統中，記賬人員應對賬簿的正確性負完全責任。誰記賬有誤就只能由誰負責修正。反記賬功能就是取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄后再重新正確記賬，它是對錯賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴肅性，操作者必須得到系統管理員授權才能實施反記賬。 伴你同行

　　2.只能在結賬前進行。結賬就意味著本期經濟業務全部處理完畢，并在被認為正確后予以封賬。結賬也表明已經沒有本期需要處理的經濟業務，因而不再允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對本期經濟業務進行反記賬。