會計ソフトにおける記帳機能の運用

手作業會計であろうと、電算化會計であろうと、審査済みの記帳証憑に基づいて帳簿を登録しなければならない。

逆記帳はすでに記帳された會計データをキャンセルします。これは記帳の逆操作で、電算化會計システムの概念です。市場で販売されている會計ソフトはこの機能があります。

會計ソフトの中に記帳反対機能があるかどうかはずっと論爭しています。

筆者は、逆記帳機能は、電算化會計システムが経済業務の処理結果に誤りが発生した場合に修正する理想的な方式であり、その使用に対して厳格な制限條件を設定すれば、完全に會計ソフトの機能の一部になると考えています。

逆記帳機能は下記の狀況が発生した時、代替の役割があります。

1.大量のエラー証明書は記帳されます。

このような狀況は電算化會計システムの導入初期には非常に発生しやすいです。

記帳機能がない場合、誤記訂正証憑を作成して訂正するしかないので、帳簿に大量の不要な冗長情報が存在し、會計情報の使用に影響を與え、監査業務の進行にも不利です。

監査員が誤算を調べた場合、それらは後続の証憑の中で訂正されるかもしれませんが、このような狀況が大量に発生した場合、監査員は誤謬に対して麻痺した思想を起こし、監査業務の効率と誤認能力に影響します。

もし黒に反記機能があれば、適時に誤記をキャンセルし、誤った証憑を修正してからもう一度記帳してもいいです。帳簿の冗長情報は大幅に減少できます。帳簿は簡潔になり、利用しやすくなります。

2.

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會計の中で會計士の不注意によってしばしば帳簿上の過失が発生し、帳簿証明書が一致しない場合、通常は下線を使ってより正しい法で訂正します。

電算化會計情報システムにおいて、記帳証憑庫の関連データを帳簿データベースに振り込む場合、正式に帳簿を清算する前に、先に記帳証憑を再確認し、審査し、その正確性を保証するために、帳簿証明書は一般的に一致しています。

しかし、コンピューターウイルスに襲われたり、會計帳簿のデータを保管したりするコンピュータのハードディスクが物理的な被害を受けたりしても、帳簿が一致しない可能性があります。

一番いい方法は

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証憑データが正確であれば、帳簿記録に誤りがあるだけで、誤った帳簿記録を取り消してから正しい証憑を転記すればいいです。

証憑が間違っているなら、帳簿の記録が正しいかどうかにかかわらず、先に帳簿の記録データをキャンセルしてから、誤りに対して

修正して、間違いがないか確認してから改めて登録します。

3.記帳過程が意外に中斷された。

手製會計では問題にならず、會計係はその後も継続して登録すればいいです。

しかし、電算化會計システムにおいては、記帳はコンピュータによって自動的に行われ、意外な停電やウイルスの侵入などの非常事件によって記帳過程が意外に中斷された場合、経理擔當者は一體何枚の証憑が登録されたかを把握できなくなり、システムが正常に回復した後も継続して記帳することができなくなります。

理論的に言えば、コンピューターや會計ソフトに精通している人は帳簿データベースの記録などを調べることによって、記帳プロセスが中斷した時に登録された証拠を知ることができますが、普通の電算化會計士にとっては現実的ではありません。

予期せぬ中斷が判明した場合でも、會計ソフトは継続して記帳することができません。唯一の方法は逆記帳機能を設定することです。

これに対して、會計処理の基本的な機能規範は、「コンピュータが故障したり、強制的にシャットダウンしたりすることによって內部と外部の會計データが破壊された場合、既存のデータを利用して最近の狀態に戻す機能を持つべきだ」と規定しています。

反記帳機能は明らかに一般的な機能ではなく、上記の特殊な狀況でのみ使用されます。

反記帳機能を悪用すれば、會計処理の厳格さに影響するだけでなく、仕事量も大幅に増加します。

多くの人が會計ソフトの中で逆記帳機能を設計することに反対する理由としている。

そのためには、少なくとも制限された條件が含まれていなければならない。

1.オペレータはシステム管理者の授権を受けた元の記帳者でなければならない。

電算化會計システムにおいて、記帳者は帳簿の正確性に対して完全な責任を負う。

帳簿に誤りがあったら、誰が修正を擔當するしかないです。

逆記帳機能とは、一部または全部の誤った帳簿記録を取り消してから正確に記帳することであり、それは間違った帳簿に対する訂正行為である。

記帳操作の厳格性を保証するために、オペレータはシステム管理者の授権を得てから反記帳を実施することができます。

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2.決済前にのみ行われます。

決済は今期の経済業務を全部処理したという意味で、正しいと思われた後に帳簿を閉じます。

決済も今期の処理が必要な経済業務がないことを示していますので、今期の記帳証憑を入力しなくても、今期の経済業務に対する逆記帳は許可されません。