離職訪談需要把握的原則

　　離職訪談最好以面對面的形式進行，這有利于雙方的溝通和理解，也有利于更好地發現和從根本上消除敏感及抵觸的情緒。然而，如果無法進行面對面的離職訪談，也可以通過郵寄離職調查問卷紙件或者電子件進行。

　　在離職面談的過程中，代表企業與離職者進行面談的人員應多聽少說。應給予離職人員合適的空間和足夠的時間。適當的時候，應對離職人員進行善意引導或打消他的疑慮，而不是施加壓力。對有些事情，你應進行必要的解釋，并思考和理解離職人員說的話(可以只是理解他的觀點，但不一定要同意)。

　　保持冷靜，要抵抗自衛或反駁的情緒。要記住，你的目的是探出離職人員的想法、意見和對一些問題的答案，而不是進行說教或訓誡。

　　多問一些類似“什么”、“如何”和“為什么”等開放式的問題，而不是用“是”或“否”就可以回答的封閉式的問題，除非你需要對某個觀點加以確認。當你用“何時”和“何地”來詢問大背景下的一些事件，而不是僅詢問具體的時間或地理位置時，它們也可以是較為具體的問題。

　　“誰”這類問題應該謹慎使用，以免有破壞名譽之嫌。許多離職人員在被要求指名道姓或指責某人時，都會覺得不舒服。離職面談不是為“譴責”某個人而設的。除非是針對一些非常嚴重的抱怨或指控，指名道姓地進行攻擊是毫無建設性的，應盡量避免。

　　很顯然，離職面談的風格取決于員工離職的原因(公司要求、退休、人員過剩、公司解雇)和氣氛(猜疑、公司是否加以挽留)。然而，對每位離職人員都應給予面談的機會，企業也可以從中獲益。有時，離職面談也是改變離職人員想法的最后機會，雖然這不是離職面談的主要目的。

　　面談結束后，要對離職人員表示感謝，并表達良好祝愿。如果需要完成一些特別的檢查事項或后續工作，確保完成它，并進行報告。離職面談結束后，客觀地思考離職人員給出的答案，找出其中明確和隱含的意思。

　　根據你對離職面談結果的分析，采取必要的行動。如果問題迫切，或者離職人員想繼續留在公司且公司也非常想留住他們，立即采取行動，否則機會就會喪失。

　　離職人員有權自行決定是否參加離職面談，公司不要強迫他們參加。如果有人拒絕參加離職面談，可以提供離職調查問卷，但對方同樣有權自行決定是否接受。

　　除了雇主可以正當要求離職人員歸還的文件和材料之外，你不能強迫他轉移自己掌握的知識。不管在何種情況下，一個積極、富有建設性且成熟的方法是確保最佳效果的“定海神針”，它可以使離職人員高高興興地轉移出對公司有用的知識和客戶聯絡名單。

　　如果你聽到公司里的管理者嘮叨“沒有人是不可替代的”，以此作為不向離職人員討教重要知識的借口，這表明企業還要去發掘一切可以實現工作順利交接的機會。因此，應鼓勵組織成員去發掘這些機會，或親自去發掘這些機會。

　　理想狀況下，企業應有成文的政策來闡述離職面談的方式、時機和組織者。一些企業將這個責任交給人力資源部經驗豐富的人員。其實，也可由直線經理甚至主管組織離職面談。代表企業與離職者面談的人員需要接受過一般的工作面談培訓。任何面談都具有其敏感和情緒性的一面，這就要求代表公司的一方能夠成熟地管理面談，尤其是當被約談者容易焦慮或激動時。

　　在大型企業，人力資源部應該負責設計面談流程、提供面談指南和文檔、收集面談結果數據，并且分析和報告發現的問題、趨勢、機會和建議，尤其是當這些發現涉及到與健康、安全，或雇傭法和責任有關的問題時。

　　如果你設計了離職調查問卷或離職面談表格，作為用于分析的文檔時，盡量將問題轉化成“可計分的”或多項選擇的格式。比起一大堆的書面觀點，這將大大簡化針對面談結果的分析。

　　根據離職面談反饋分析的結果采取行動是至關重要的。將離職面談反饋轉化為行動，是驗證和維護流程的重要性及實施效果的重要因素。通常，人力資源主管有責任將這些問題提交給公司董事會或CEO。

　　無論是大公司還是小公司，都可以采取兩種行動：一是補救和預防行動(比如改善員工健康和工作環境的安全系數等)，二是戰略性改進(比如更加以員工為導向、進行管理培訓、給員工授權或開展團隊建設活動、改進流程、改善客戶服務等)。

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