Techniques D 'écriture

　Introduction

La communication joue un r?le de plus en plus important dans la direction des organes politiques des partis, des groupes populaires et des entreprises, dans la gestion des affaires publiques, dans la communication de l 'information, dans les relations interentreprises et dans la prise de décisions.

Quoi?CorrespondanceQuoi?

Il s' agit d 'un document officiel, abrégé, qui est un document écrit établi par les organes de l' état dans le cadre d 'une procédure administrative, sous la forme prescrite, aux fins de la conduite des affaires publiques.DocumentTypeIl s' agit notamment des ordonnances, des projets de loi, des décisions, des circulaires, des circulaires, des rapports, des requêtes, des critiques, des opinions, des lettres, des comptes rendus des séances.

Dans toutes les catégories d 'entreprises, la correspondance est généralement la correspondance commerciale, qui se compose principalement de rapports d' introduction, d 'invitations, de comptes rendus de réunions, d' éléments de programme de travail, de présentations de sociétés et de produits, de lettres, de discours, de rapports de faisabilité, de résumés de travaux, de rapports d 'enquête de marché, de notes, etc.

écritMesuresMéthode

L 'étape et la méthode d' élaboration de la communication sont pour l 'essentiel similaires à celles de l' article général, mais il y a aussi des questions qui méritent une attention particulière lors de l 'élaboration de la communication en raison de ses différentes caractéristiques, de son r?le et de ses exigences en matière d' écriture.

　　La communication est normalement rédigée comme suit:

I. DéCLARATION GéNéRALE

Toute communication est rédigée en fonction des besoins réels du travail.Par conséquent, avant d 'aller plus loin, il faut d' abord préciser l 'objet de la communication, à savoir son objet et son but, et notamment:

Quels sont les principaux éléments du document? Par exemple, l 'amélioration des travaux y afférents, qui met l' accent sur la situation actuelle, les problèmes rencontrés, les modalités de règlement, les besoins d 'assistance et, en cas de demande, la réponse ou le règlement de la question par l' autorité supérieure.

Quelle langue est - il prévu d 'utiliser, en fonction du contenu du document?

Préciser la portée de l 'envoi du document et l' objet de sa lecture.Par exemple, faire rapport à leurs supérieurs hiérarchiques ou faire conna?tre et partager leur expérience aux services concernés; ou

Préciser les conditions précises d 'un texte.Par exemple, il s' agit de savoir si l 'autre partie est tenue de répondre ou si elle est tenue de le faire par l' organe destinataire ou par référence à l 'exécution, à la recherche, à la consultation, etc.

Dans l 'ensemble, le texte doit être clair quant à la manière dont il aborde les questions, en particulier les objectifs, et ne peut être rédigé que si l' on tient compte de ces questions.

Collecte d 'informations et recherche

Une fois que l 'objet et le thème de la communication auront été clairement définis, il sera possible de recueillir des documents et d' effectuer des études sur le sujet, ce qui, bien entendu, devra être fait au cas par cas et non pas dans chaque communication.Par exemple, il est proposé d 'établir une brève circulaire qui, d' une manière générale, ne nécessite pas de travaux de recherche spécialisés et de collecte de données et qui, une fois que l 'objet de la communication a été clairement défini, pourrait être écrite avec un peu d' attention.Toutefois, les problèmes sont plus complexes et exigent une analyse et un résumé précis; par exemple, l 'élaboration d' un document plus long, l 'établissement d' un plan de travail, l 'établissement d' un résumé des travaux, la rédaction de règlements, de règlements et d 'instructions de travail nécessitent souvent La collecte de documents pertinents et des recherches plus poussées.

Comment collecter des documents et mener des recherches pour rédiger des documents officiels?Par exemple, pour élaborer un plan de travail annuel pour le secteur, il faut d 'abord consulter le plan de travail et le résumé des travaux de l' année dernière, ainsi que des plans de travail similaires pour les entreprises de pointe, et étudier la situation dans laquelle se trouve le secteur au cours de l 'année en cours et les exigences de la mission centrale de cette année.

En résumé, la collecte de données et la recherche sont un processus d 'élaboration qui permet d' obtenir des informations complètes et abondantes sur tous les aspects du problème, puis de faire un bond en avant dans la réflexion analytique.

élaboration d 'un plan d' action et Organisation des travaux

Un plan d 'écriture a été élaboré sur la base des documents recueillis.L 'esquisse est l' élément essentiel du document à rédiger et présente son cadre principal, de manière à ce que le texte entier soit programmé et mis en forme avant le lancement officiel, à ce que l 'écriture se déroule sans heurt et à ce que l' on évite autant que possible le retour à mi - parcours.

Le plan détaillé peut être établi en fonction de la situation particulière du document et des habitudes personnelles et du degré de compétence de l 'auteur.Un document de courte durée peut être structuré de manière à ce qu 'il soit structuré, à ce que l' on écrive en premier, à ce que l 'on écrive en second, à plusieurs niveaux, etc.Des documents plus longs et plus importants nécessitent souvent un plan plus détaillé, comprenant plusieurs parties, chacune comportant plusieurs questions, les thèmes et les éléments de chaque question et les spécifications des documents utilisés.Le texte du plan n 'a pas besoin d' être beaucoup plus étoffé et n 'a pas besoin d' être reformulé.à l 'exception, bien entendu, des plans qui nécessitent un débat collectif ou qui sont soumis à l' examen des dirigeants.

L 'élaboration d' un plan d 'ensemble est un processus de réflexion important qui permet d' affiner les idées de base du document en organisant des discussions collectives et en les modifiant.Les documents rédigés conjointement par plus de deux personnes doivent être étudiés ensemble pour éviter les répétitions, les incohérences ou les contradictions.

Rédaction du texte

Une fois que la structure a été mise en place, le corps du texte doit être clairement défini, circonscrit et rédigé dans l 'ordre indiqué.Deux points ont été relevés:

Soyez clairs et bien équipés.En d 'autres termes, il faut avoir un point de vue pour commander les matériaux, les matériaux pour servir le point de vue.Il faut utiliser des matériaux pour expliquer les problèmes, afin d 'harmoniser les matériaux et les points de vue.

Dans l 'écriture, il faut veiller à ce que les termes ne soient pas ambigus, ambigus, insatisfaisants et fallacieux.Si l 'on ne sait pas ce qu' il en est, on ne sait rien.Certains documents, qui se contentent de dire qu 'ils ne sont pas étayés par des éléments concrets, donnent l' impression d 'être abstraits, dénués de fondement et peu convaincants.Une simple énumération d 'éléments qui ne sont pas clairs ne permet pas de comprendre les problèmes à résoudre et l' intention de la communication, en particulier les rapports d 'information et de travail.

Soyez concis et précis.Il s' agit à la fois d 'économiser du temps, de réduire la longueur, de simplifier et de simplifier les documents et de veiller à ce que les questions de présentation soient claires et claires.

V. Examens répétés et modifications conséquentes

Une fois l 'avant - projet établi, il faudra l' adapter soigneusement.Il faut du temps pour écrire.Depuis des temps immémoriaux, de bons articles ont d? être révisés à plusieurs reprises, de même que des documents écrits, en particulier des documents importants, souvent après plusieurs versions.

Modifications du sujet.Voir si le sujet est clair, si le sujet est concentré et si le sujet est approfondi.

Modification des opinions.La modification du texte doit tenir compte de la justesse des vues exprimées et de la question de savoir s' il y a lieu de les exprimer.

Modifications concernant le matériel.Les documents sont à la base du document et ont les bonnes idées, et ils doivent être présentés dans des documents appropriés.

Modifications structurelles.Les modifications apportées à la structure du document, y compris la structure générale du document, ont permis d 'améliorer la rigueur du texte.

Ma?trise des langues.Il s' agit principalement de modifier des instructions incohérentes, des mots incohérents et des symboles de points de repère.

Pour que la révision soit sérieuse et minutieuse, il faut faire preuve d 'un esprit de patience et d' excellence.

Quelques documents commerciaux courants

Demande

Il s' agit de la correspondance approuvée utilisée par un subordonné pour demander à un supérieur hiérarchique de décider, d 'ordonner ou d' approuver.

Caractéristiques de la demande

I. Pertinence.La formule ? consulter ? ne s' applique qu 'aux questions importantes qui ne peuvent être tranchées dans le cadre de la compétence de l' unité, telles que les décisions importantes, les décisions importantes, les arrangements en matière de personnel, ainsi que les problèmes nouveaux, les faits nouveaux ou les difficultés insurmontables rencontrés dans l 'Exécution des taches.Demande d 'instructions, de décision ou de réponse, d' approbation.La demande est donc très ciblée.

II. Approbation.Il s' agit d 'un texte de haut niveau ciblé, auquel les supérieurs hiérarchiques doivent répondre par des ? critiques ? claires, qu' ils soient ou non d 'accord.

Unicité.Les demandes doivent être rédigées en une seule pièce, généralement sous la forme d 'une seule copie, même si elles doivent être présentées simultanément à d' autres dirigeants.

Prescription.Les demandes d 'instructions et d' approbation émanant de l 'organe de tutelle sont adressées en réponse à des situations et à des problèmes qui se posent dans le cadre des travaux en cours de l' unité et, si elles sont communiquées en temps voulu, les problèmes peuvent être résolus en temps voulu.

Classification des demandes

En fonction du contenu et de la nature, les requêtes sont divisées en trois catégories:

Demande indicative.

Demande d 'approbation.

Demande de renvoi.

Structure, contenu et écriture des requêtes

Veuillez composer le premier, le corps et la queue de trois parties dont la présentation, le contenu et la formulation sont les suivants:

Pour la première fois.Comprend principalement le titre et deux éléments de l 'organe principal de transmission.

Titre.Le titre de la demande est généralement rédigé de deux fa?ons: l 'une est constituée par le nom, l' objet et la langue de l 'auteur.Par exemple la demande du Groupe * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * La demande * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

Sous la direction de Wen.Chaque demande ne peut être écrite qu 'une seule fois sous la direction d' un texte, pas plus de demandes.

Le corps du texte comprend généralement le début, le sujet et les conclusions.

Au début.Principales raisons de la demande.

Thème.Il s' agit essentiellement d 'une demande spécifique adressée à l' autorité supérieure, qui est unique et ne peut porter qu 'sur une seule question.

Conclusions.Dans un autre paragraphe, les termes habituels sont les suivants: ? s' il y a lieu, veuillez donner des instructions ?, ? s' il y a lieu, veuillez répondre ?, ? s' il y a lieu ?, ? s' il y a lieu, s' il y a lieu ?, ? s' il y a lieu ?, ? s' il y a lieu ?, ou ? s' il n 'y a pas d' inconvénient, renvoyez - les à tous les départements pour suite à donner ?.

En fin, sa structure principale se compose de deux parties: l 'arriéré et le temps d' écriture.

Questions à prendre en compte

Principe de l 'unicité.

Deuxièmement, les documents sont authentiques et ne sont pas inventés pour être approuvés par les dirigeants.

La demande est motivée et précise.

Quatrièmement, un ton plat et sincère pour attirer l 'attention des supérieurs.

Rapports

Il s' agit d 'un document officiel qui rend compte des travaux, rend compte de la situation, formule des observations ou des recommandations et répond aux questions posées par les subordonnés.

Le ? Rapport ? est un texte descriptif.Le ? Rapport ? est l 'expression principale de la correspondance administrative, qui a pour objet de permettre aux supérieurs hiérarchiques de se tenir au courant de l' état d 'avancement des travaux et des besoins de l' unité, de lui fournir un appui en temps voulu et de servir de base à l 'examen, à La mise en place ou à la prise de décisions par l' organe supérieur.L 'objectif de la publication de rapports est de ? faire preuve de discernement ?.Le contenu du rapport exige donc qu 'il soit axé sur les faits, qu' il reflète objectivement des situations concrètes, qu 'il ne soit pas fait trop de commentaires et de déclarations, qu' il soit présenté de manière générale, qu 'il soit humble, humble et qu' il ne soit pas approprié d 'employer un langage normatif.

Caractéristiques du rapport

Le but du rapport est de faire rapport à ses supérieurs sur ses travaux, sa situation, ses recommandations, ses réponses, etc.

L 'une des principales différences entre les demandes de renseignements et les demandes de renseignements est que les autorités supérieures répondent positivement aux questions posées dans le rapport.

En règle générale, les rapports ne contiennent aucune recommandation ou observation.Lorsqu 'il s' avère nécessaire de donner suite aux recommandations ou observations formulées dans le rapport dans un domaine ou dans un secteur donné, il peut être recommandé que l' organe de tutelle les transmette aux autorités compétentes pour suite à donner, et que le rapport, une fois approuvé, soit joint en annexe au document de transbordement, en tant qu 'autorité de confiance ou d' affiliation à l 'organe de transbordement.

Troisièmement, le rapport n 'est pas, sur le fond, soumis à l' exigence d 'une seule et même formalité, et il peut regrouper plusieurs éléments dans un seul document, dont la structure hiérarchique est plus complexe.

Quatrièmement, les rapports sont largement utilisés dans le cadre des réactions des échelons inférieurs et constituent une forme importante de communication entre les organes supérieurs et inférieurs.La communication en temps voulu des résultats, la prise en compte des problèmes et la formulation de recommandations à l 'intention des supérieurs hiérarchiques constituent également un système de travail qui doit être appliqué par les organes inférieurs.

Types de rapports

Les rapports se répartissent entre les grandes catégories et le contenu: rapports de synthèse, rapports de réponse, rapports de présentation et rapports de routine.

Ecriture

La structure générale du rapport se compose de titres, de textes, de textes, de décaissements et de calendriers.

I. PRéSENTATION DES RAPPORTS

Les rapports d 'activité sont essentiellement des rapports d' activité et des rapports d 'information établis par les subordonnés à l' intention de leurs supérieurs hiérarchiques, généralement répartis en deux catégories:

Rapport de synthèse.Il s' agit d 'un rapport sur l' état d 'avancement des travaux, qui est présenté à l' échelon supérieur.Il porte essentiellement sur l 'état d' avancement des travaux, les réalisations ou les problèmes, les enseignements tirés de l 'expérience et les observations ou recommandations concernant les travaux futurs.Ces rapports sont complets, résumés et sophistiqués.

Rapports thématiques.Il s' agit de rapports établis à l 'intention d' un supérieur hiérarchique sur un problème particulier.

Rapport de RéPONSE

Ces rapports sont établis en réponse à des questions ou à des demandes émanant d 'un supérieur hiérarchique ou de l' administration.Les réponses à ces demandes de rapport ne portent pas sur des questions ou des situations autres que des questions.

PRéSENTATION DES RAPPORTS

Les rapports de présentation sont principalement utilisés dans le cadre d 'un rapport de soumission de documents à un niveau inférieur et d' objets à un niveau supérieur.En règle générale, une ou deux phrases précisent le fondement ou l 'objet de la communication de documents ou d' objets et les questions relatives à ces documents ou objets.

Rapports d 'ACTIVITé ordinaires

Les rapports d 'activité ordinaires sont établis à l' échelon inférieur et sont régulièrement établis à l 'échelon supérieur en fonction des besoins du service.Par exemple, rapports financiers, rapports sur les dépenses, etc.

Avis

La proclamation est un document officiel destiné à annoncer des questions importantes au sein de l 'entreprise et à l' extérieur.

Formule de l 'avis

La proclamation est un texte sérieux et solennel, qui est plus simple, plus court, plus simple à exprimer, plus clair et plus rapide.

Titre.

Les titres de la circulaire sont de trois sortes: l 'un est un titre complet comprenant l' organe, l 'objet et la langue de l' auteur; l 'autre est l' organe de l 'auteur et la langue au - dessus de ces deux éléments, qui sont plus souvent utilisés par les organes de l' état; d 'autres ne sont que des langues telles que la circulaire, qui peut parfois être numérotée séparément en fonction de la circulaire.

Texte

Le corps du texte se compose généralement de l 'orientation et de la description.

L 'objet de la circulaire est résumé dans une brève phrase.

Spécifie la base sur laquelle la circulaire est rédigée et les questions sur lesquelles elle porte.à la fin, les mots "Le présent bulletin" sont généralement utilisés en tant que conclusion.

Date et date d 'échéance

La date de l 'annonce peut être indiquée sous le titre ou à la fin de l' annonce.Les bureaux importants d 'avis d' arrimage devraient indiquer non seulement l 'unité d' envoi, mais aussi le lieu d 'envoi.

Aper?u des séances

Les comptes rendus des séances sont des documents officiels qui rendent compte des débats et des questions dont il a été convenu.Il est utilisé pour des réunions de travail, des colloques, des séminaires, etc., organisés par des organismes, des entreprises, etc.

Le compte rendu de la réunion donne une vue d 'ensemble de l' esprit de la Conférence en faisant la synthèse des débats, des résultats de la Conférence et des questions dont elle est convenue, afin de permettre aux participants de se faire une idée commune de la Conférence et de lui faire part de la base de travail de l 'Organisation.Dans le même temps, les ? comptes rendus des séances ? peuvent être rédigés dans plusieurs directions et ont un r?le d 'information, de diffusion et de communication entre les homologues.

Aper?u des séances

En règle générale, les comptes rendus des séances se composent de trois parties, la première, la deuxième et la troisième.Les conditions d 'écriture pour chacune de ses parties sont les suivantes:

Pour la première fois.Le principal point de cette partie est le titre.Certains de ces comptes rendus ont été établis sur la base d 'éléments tels que le temps de rédaction.Les titres des comptes rendus des séances sont généralement établis en fonction du nom et de la langue des séances.Voir par exemple le compte rendu de la réunion de la société * * * * * * * * * * * * * * * * *.

Texte.Le corps du compte rendu est composé de deux parties: l 'avant - propos et le sujet.

Avant - propos.On trouvera tout d 'abord un résumé du titre, de la date, du lieu, des présidents, des principaux ordres du jour, des participants, de la structure des réunions et des principaux résultats de la réunion.

Sujet.Il s' agit d 'un élément central de l' ordre du jour de la Conférence, qui rend compte essentiellement des travaux et des résultats de la Conférence, en s' attachant à préciser l 'esprit de la Conférence, en particulier les décisions et les résolutions qui en sont issues, autour des thèmes centraux.Les questions controversées et les opinions divergentes exprimées au cours de la réunion doivent être reflétées de manière fidèle.

La queue.Y compris la signature et l 'heure du texte.

Communication électronique

Avec le développement du réseau, le mode de fonctionnement traditionnel est en train de changer avec l 'accès en ligne, mais il n' existe pas de logiciel permettant d 'accéder en ligne à la documentation publique, les documents sont faciles à copier, à falsifier et les entreprises ne sont pas encore en mesure de fonctionner sans papier.

Rédaction de documents électroniques

Les communications électroniques comprennent essentiellement le sujet, l 'objet ou l' annexe.

I. Destinataire / personne

Unité / personne de copie

Thèmes.Titres équivalents à ceux de la correspondance, tels que le rapport sur les demandes de renseignements et le rapport sur les demandes de renseignements.

Questions.Les principaux éléments de la communication, y compris son objet, son objet (conformément à la méthode habituelle de collaboration dans la correspondance), peuvent être communiqués sous forme d 'annexe (avec indication) Si les documents ou rapports pertinents sont disponibles.

V. Versements à titre gracieux.Signature et date de présentation des documents