Quelles Sont Les Caractéristiques De La Correspondance Commerciale?

　　Ecrire une lettre d 'affairesJe ne vous demande pas d 'utiliser de beaux mots.Tout ce que vous avez à faireSimpleLa langueExprimerCe que vous voulez dire est très clair.Sur ce point, nous résumons plusieurs éléments dans l 'espoir d' utiliser votre lettre d 'affaires.

　Oral

Chaque correspondance est une communication entre vous et le destinataire.Tout le monde est sensible, donc vous devez refléter le c?té sensible de votre lettre.Cependant, beaucoup de gens se trompent en pensant que l 'écriture d' une lettre d 'affaires devrait se faire dans une ? cavité d' affaires ? particulière et en écrivant une lettre qui aurait d? être sympathique et amicale avec beaucoup de rigueur.Ils ont préféré écrire "votre letter a été re?ue", "votre plan est en train de para?tre" plut?t que "j 'ai re?u votre letter" ou "Nous sommes en train de chercher dans votre ordinateur".En fait, nous comprenons simplement que chaque correspondance n 'est - elle pas une conversation avec l' autre?Plus de mots simples et clairs, avec moi / nous faisons le sujet, afin que notre lettre puisse être lue avec enthousiasme, amicale, aussi simple, naturelle et humaine que la conversation entre deux amis.

Imaginez ce que vous direz si vous vous excusez auprès de votre partenaire au téléphone parce que vous ne pouvez pas livrer les marchandises à temps.Puisque vous le dites au téléphone, pourquoi est - ce que les bonnes lettres ne peuvent pas être considérées aujourd 'hui?

　Ton

Comme vous écrivez des lettres qui ont un but, le ton de votre lettre doit correspondre à votre objectif.Avant d 'écrire, il convient de réfléchir à l' objet de votre lettre et à l 'effet que vous souhaitez avoir sur le destinataire. Excusez - moi, persuasif, résolu, exigeant.Cela peut se manifester par le ton de la lettre.

Sincère

Qu 'il s' agisse de l' interaction dans la vie ou de la coopération commerciale, la sincérité est la plus importante et la plus fondamentale, de sorte que votre lettre doit également refléter pleinement votre sincérité.Quoi qu 'il en soit, prenez votre bonne foi.Lisez la lettre écrite et assurez - vous que si l 'autre est en train de vous parler au téléphone, il ressentira votre nature et votre sincérité.

* direct.

Comme vous, vos partenaires lisent un grand nombre de documents de correspondance tous les jours.La lettre doit donc être concise, concise et concise.S' il s' agit d 'éléments qui ne sont pas compatibles avec le sujet ou qui ne servent pas l' objet de la communication, veuillez les abandonner sans pitié.Non seulement ces contenus ne permettent pas de communiquer facilement, mais ils confondent l 'audiovisuel et non pas le lecteur, mais ils le rendent irritant et perverti.

Courtoisie

La courtoisie dont nous parlons ici ne se résume pas à des mots courtois, comme votre order esteed.Il s' agit plut?t d 'incarner une attitude qui tient compte des autres et qui est sensible à leurs sentiments et à leur situation.Si c 'est dans cette attitude de communiquer avec les autres, même si vous refusez cette fois - ci la demande de l' autre, vous ne perdrez pas cet ami et ne compromettrez pas les possibilités de coopération future.

Il convient de noter en particulier que lorsque les deux parties ne sont pas d 'accord, nous devons d' abord comprendre et respecter les vues de l 'autre.Si les conseils de l 'autre ne sont pas raisonnables ou si vos accusations sont injustes, faites preuve d' un grand geste.

Rappelez - vous qu 'il y a un proverbe chinois qui s' appelle "l' hégémonie".N 'importe quoi, une fois la tête passée, ?a ne marche pas.La politesse peut se transformer en flatterie, en sincérité, en na?veté.Il est donc essentiel de bien cerner le "degré" pour atteindre les résultats escomptés.

* concis.

Comme on l 'a dit plus haut, il faut écrire dans une langue simple pour que votre lettre soit facile à lire, claire et compréhensible.Utilisez des mots courants pour éviter l 'isolement ou l' orthographe de mots complexes.Un mot peut s' exprimer, pas de mots.Plus de phrases, car elles sont plus faciles à comprendre.Moins de mots "et", "mais", "However", "Consequently" qui allongent la phrase.Dans la même lettre, n 'utilisez pas plusieurs mots ayant le même sens.Par exemple, lorsque vous avez écrit "goods have been" sent ", alors n 'utilisez plus d' autres mots, comme" forward "," dispath ", etc.Parce qu 'une telle écriture risque d' induire inutilement votre lecteur à se demander s' il y a une autre signification entre ces mots.

* exactitude

Lorsque des données ou des informations spécifiques, telles que le moment, le lieu, le prix, le numéro de la marchandise, etc., sont utilisées, autant que possible, avec précision.Cela permettrait de clarifier le contenu des échanges et d 'accélérer le processus.{page} u break}

　Ciblage

Veuillez écrire le nom de l 'entreprise adverse dans votre courrier ou appeler directement le destinataire dans votre en - tête.Cela permettrait à l 'autre partie de se faire une idée de l' importance qu 'elle attache à ce message et non à ce type de communication en groupe.Bien s?r, si vous ne pouvez pas déterminer le nom du destinataire, écrivez "Dear sirs" ou "Dear Sir or Madam" dans la colonne.

　　Langue simple

Comme nous l 'avons déjà dit, les lettres d' affaires n 'ont pas besoin d' être belles.Selon les coutumes occidentales, ils préfèrent une langue simple et simple.Donc, quand on communique avec les occidentaux, il faut éviter les mots magnifiques et complexes.Par exemple, "Nous espérons avoir l 'opportunité de travailler ensemble avec vous dans le futur", ce qui est plus conforme à la langue occidentale.

　Répondez rapidement.

Pour répondre à l 'acheteur, il faut absolument être rapide et rapide.Comme les acheteurs ne regardent généralement que les premières réponses, ils choisissent le fournisseur approprié.Si votre réponse n 'est pas assez rapide, vous risquez de perdre l' occasion d 'affaires parce que vous ne pouvez pas saisir l' occasion.

Titre

Cela est particulièrement vrai pour les messages électroniques.Beaucoup de gens ne savent peut - être pas que le titre E - mail est une partie très importante, et la première impression que votre e - mail donne à l 'autre est faite par le titre.Si le titre n 'est pas contenu, il semblerait que le spam ait été envoyé en masse, beaucoup d' acheteurs l 'effacent directement.Par exemple, sous le titre "How are you?", "can we work together?", il est proposé que vous deveniez "Proposal: bright Ideas imports - Zhejiang textile 's Partnership Opportunity" ou "Introduction: Our productofferings for Bright Ideas import." professionnel.

Vérification

Après avoir fini, il faut vérifier.Il s' agit essentiellement de s' assurer que l 'orthographe et la grammaire sont correctes, puis de vérifier si les faits que vous avez fournis, les données, etc.Nous commettrons tous des erreurs, mais même s' il y a une erreur mineure dans votre lettre, cela risque de nuire à votre crédibilité en matière de communication et de jeter l 'ombre d' un doute sur les autres informations que vous exprimez.