ビジネスレターの書き方の特徴は何ですか。

　　ビジネスレターを書く華やかで優美な言葉を使う必要はありません。必要なことは、シンプルでシンプルの言語、正確な表現自分の意思は、相手が何を言いたいのかをよく理解できるようにします。この點をめぐって、ビジネスレターを書く上で參考になるように、いくつかの內容をまとめました。

　口語化

すべての手紙のやりとりは、あなたと受信者との間のコミュニケーションです。人はすべて感性的なので、あなたはあなたの手紙に感性の一面を體現する必要があります。しかし、多くの人はビジネスレターを書くには特別な「ビジネス口調」を使うべきだと誤解しており、情熱的で友好的なはずの手紙をぼんやりと書いてしまった。彼らはむしろ「I have received your letter」や「We are looking into your complaint」ではなく、「Your letter has been received」、「Your complaint is being looked into」と書きたい。実は私たちは簡単に理解して、毎回手紙のやりとりは相手と話をしたのではないでしょうか。會話の內容を紙に書いただけです。簡単で明瞭な語句を多く使って、私/私たちを主語にして、このようにして私たちの手紙を読んで情熱的で、友好的で、2人の友達の間の會話のように簡単で、自然で、人間的です。

時間通りに納品できずに電話でパートナーにお詫びを言った場合、想像してみてください。「I am sorry we cannot deliver the goods today」とおっしゃると思います。電話でそう言うなら、なぜ手紙の中で「It is regretted that goods cannot be delivered today」に変更するのですか。このようないわゆる「ビジネス口調」をやめましょう。あなたの手紙も會話のように簡単で、自然で、人間的になります。

　語調調

あなたが書いた手紙には目的性があるので、あなたの手紙に採用されている口調もあなたの目的に合っているはずです。書く前によく考えてみてください。この手紙を書くのはどのような目的を達成したいのか、受信者にどのような影響を與えたいのか。申し訳ありませんが、説得的なのか、それとも斷固としたのか、要求的なのか。これは完全に手紙の口調で表現することができます。

*誠実

生活の中の付き合いであれ、ビジネス上の協力であれ、誠実さは最も重要で基礎的なものであるため、あなたの手紙もあなたの誠実さを十分に體現しなければなりません。何を言っても、誠意を持って言ってください。書いた手紙を持って読んで、もし相手が電話中にあなたと通話していたら、彼はきっとあなたの自然と誠実さを感じることができるようにします。

*直接

お客様と同じように、パートナーは毎日大量の文書を読む必要があります。だから、手紙は簡潔で要點を押さえて、短くて精悍で、要點にぴったりと書かなければならない。主題にそぐわない、または手紙の目的に利益が得られない內容であれば、容赦なく破棄してください。これらの內容はコミュニケーションを円滑にすることができないだけでなく、かえって耳目を混亂させ、読者に興味を持たせることができないだけでなく、かえって彼らを怒らせ、反感を抱かせるからだ。

*禮儀

私たちがここで言っている禮儀は、your kind inquiry、your esteemed orderなどの禮儀正しい用語で簡単にできるわけではありません。他人のために考え、相手の気持ちや境遇を思いやる態度を體現しなければならない。このような態度で人とコミュニケーションを取るなら、今回相手の要求を斷ったとしても、その友人を失うことはなく、今後の協力の機會に影響を與えることはありません。

特に注意して、雙方の観點が統一できない場合、私たちはまず相手の観點を理解して尊重しなければならない。もし相手の提案が不合理であったり、あなたに対する非難が不公平である場合は、あなたの高い姿勢を示してください。あなたは理にかなって努力して、あなたの観點を説明することができますが、禮儀正しく、失禮な言葉を使わないように注意してください。

もう一つ注意しなければならないのは、中國人には「過ぎたるは猶及ばざるが如し」という言葉があることだ。何事も、いったん頭を過ぎれば、かえって効果が悪い。禮儀が行き過ぎると、お世辭になるかもしれないし、誠実が行き過ぎると、無邪気で幼稚になるかもしれない。だから肝心なのはやはり「度」を把握してこそ、予想される効果を達成することができる。

*シンプル

前述のように、簡潔で素樸な言葉で手紙を書くことで、手紙を簡単に、はっきり、理解しやすくすることができます。よくある単語を使って、めったに見たり複雑な単語をつづったりしないようにしましょう。1つの単語で表現できるので、フレーズを使わないでください。短文を多用するのは、短文の方が理解しやすいからです。「and」、「but」、「however」、「consequently」など、文を冗長にする連語は使わない。同じ手紙には、同じ意味の単語を複數使用しないでください。例えば、前に「goods have been sent」と書いてありますが、後にこの件について言及するときは、「forward」「dispatch」などの他の単語を使用しないでください。このように書くと、読者がこれらの言葉の間に別の意味があるかどうかを無駄に考えるようになるからです。

*正確

データや具體的な情報に関わる場合は、時間、場所、価格、商品番號など、できるだけ正確にすることができます。これにより、コミュニケーションの內容がより明確になり、トランザクションのプロセスを高速化するのに役立ちます。{page_break}

　対象性

相手の會社名をメールに記入するか、宛名をヘッダーで直接呼んでください。これにより、このメールは群発的な手紙ではなく、専用のものであることを相手に知られ、重視されることになります。もちろん、受信者の名前を特定できない場合は、呼稱欄に「Dear Sirs」or「Dear Sir or Madam」と書きます。

　　言葉が素樸である.

前にも述べましたが、ビジネスレターには華やかな言葉は必要ありません。西洋の言語習慣によれば、彼らは簡潔で素樸な言語を使いたいと思っている。だから私たちは西洋人とビジネスコミュニケーションをするときも、華やかで複雑な言葉を避けるようにしなければなりません。例えば「We look forward to a bright and glorious future of cooperation」は、直接「We hope to have the opportunity to work together with you in the future.」と書くほうが、西洋人の言語習慣に合っている。

　迅速かつタイムリーな返信

買い手への返事は、速やかにしなければならない。買い手は通常、最初に受け取った數通の返事だけを見て、その中から適切な仕入先を選ぶからだ。もしあなたの返事がタイムリーでなければ、先行機を奪うことができずにビジネスチャンスを失う可能性があります。

タイトル

この點は特に電子メールを書くことに向いています。意識していない人も多いかもしれませんが、実は、E-mailのタイトルは重要な部分であり、あなたのメールが相手に與える最初の印象はタイトルでできています。タイトルに內容がなく、群発の迷惑メールのように見えると、多くのバイヤーが直接削除します。例えば、このようなタイトルの「How are you？」、「Can we work together？」は、「Proposal：Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s Partnership Opportunity」または「Introduction：Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.」に変更することをお勧めします。

校正

書き終わったら、必ずチェックしてください。基本的にはスペルと文法が正しいことを確認し、提供された事実、データなどに間違いがないかどうかを確認することです。私たちは間違いを犯すことがありますが、あなたの手紙に小さなミスがあっても、コミュニケーションの信頼性を破壊し、あなたが表現した他の情報に疑問の影を落とす可能性があります。