外國貿易通信と電信の文章作成の特徴

1、口語化

手紙のやりとりは全部あなたと受取人の間の一回です。

2、口調

あなたが書いた手紙には目的がありますので、手紙の中で使っている口調も目的に合うはずです。

書く前に、まずよく考えてみてください。この手紙を書くのはどのような目的を達成したいのですか？受信者にどのような影響を與えたいのですか？謝罪ですか？説得ですか？それとも斷固とした要求ですか？

これは手紙の中の口調で表現できる。

3、禮儀正しい

ここで言っている禮儀作法は、簡単にヨールキントinquiryやヨールエスteeme orderなどの禮儀用語を使ってもいいです。

他人のことを考え、相手の気持ちや立場をよく考える態度を表すのです。

このような態度で他の人と交流すれば、今度は相手の要求を斷っても、この友達を失いません。今後の協力の機會に影響しません。

特に注意したいのですが、お互いの観點が一致しない場合、まず相手の観點を理解し、尊重します。

もし相手の提案が不合理だったり、あなたに対する非難が不公平だったりしたら、姿勢を見せてください。道理に基づいて論爭して、あなたの観點を説明してもいいですが、マナーを重んじて、失禮な言葉を使わないように注意してください。

もう一つ注意したいのですが、中國人は「過ぎたるは猶及ばざるが如し」という言葉があります。

どんなことでも、一度頭を過ぎると、かえってよくない効果があります。

禮儀が過ぎると、お世辭になるかもしれません。誠実に頭を過ぎると、無邪気で幼稚になります。

だから肝心なのはしっかりと把握しておくことです。

4、簡潔

前に述べたように、簡潔で質素な言葉で手紙を書きます。手紙を読むのは簡単で、はっきりしていて、分かりやすいです。

よくある単語を使って、見慣れない単語やスペルの複雑な単語を避けます。

一つの単語が表現できるなら、フレーズを使わないでください。

短文を多用するのは、短文のほうが分かりやすいからです。

「and」、「but」、「however」、「consequently」など、文を長くする連語は使わない。

同じ手紙に同じ意味の単語を複數使わないでください。

例えば、前に「goods have been sent」と書いてありますが、その後にこのことを述べる時は他の単語で「forward」「dispatch」などを使わないでください。

このように書くと、読者が意味があるかどうかを意味なく考えてくれるからです。

5、返信が迅速である

バイヤーへの返信は、くれぐれも迅速に。

バイヤーは普通最初に受け取ったいくつかの返信だけを見て、その中から適當なサプライヤーを選びます。

もしあなたの返事が間に合わなかったら、先のチャンスが取れなくて、ビジネスチャンスを失うかもしれません。

6、タイトル

この點は特に電子メールに対するものです。

多くの人が気づかないかもしれませんが、実はメールのタイトルはとても重要な部分です。あなたのメールは相手に與える最初の印象はタイトルによって完成されます。

タイトルに內容がなく、群発しているように見える迷惑メールは、多くのバイヤーが直接削除します。

例えば、このようなタイトルの「How are you？」、「Can we work together？」は、「Propsal:Bright Ideas Ideas Imports-Zhejiang Textile’s Partner ship Opportunity」または「Introduction:Our Product Product Offers forings.Imports.Iders.Idestorts.Idestorts.com」に変更します。

7、正確

データや具體的な情報に関しては、時間、場所、価格、品番など、できるだけ正確にしてください。

このように交流の內容を更にはっきりさせることができて、更に事務の過程を加速することに役立ちます。

8、対応性

メールに相手の會社の名前を書いたり、宛先の名前を直接呼ぶようにしてください。

このメールは彼のためのものであって、同報のものではないことがわかります。