Comment Simplifier Les Archives De La Tradition Complexe Et Procédé De Tri

< p > le procédé de finition de fichiers classique compliquée, difficile à ma?triser.

La première est la difficulté de classement.

Les systèmes de classification mis au point sont souvent peu scientifiques et posent souvent des problèmes tels que des critères de classification disparates, des catégories qui se recoupent, des contradictions avec la logique et l 'instabilité des systèmes de classification;

Le deuxième est le volume difficile.

Il y a de nombreuses caractéristiques, six ou sept volumes, qui doivent être regroupés en fonction des caractéristiques communes des documents, mais les caractéristiques communes des documents ne sont pas faciles à trouver, à trouver et à choisir, et il est plus difficile de les intégrer et de les gérer avec souplesse.

Après la classification, il faut distinguer les auteurs, les correspondants, les classes, les sous - régions, les problèmes, les sous - supports, les noms, les personnages, les périodes de garde, etc., 7 / 8, souvent en raison de leur disparité, voire de leur contradiction, c 'est - à - dire que les ? quarts ? ne sont pas faciles à ? prendre note ? ou même que certains documents ne sont pas classés ou volés.

Un grand nombre de petits groupes de documents sont peu nombreux et ne sont pas en mesure de suivre ce volume.

Comment peut - on séparer un disque, un disque compact ou un disque compact de plusieurs dizaines, voire des centaines de documents, en les classant par questions, etc.?

Un ou 20 documents contiennent un ou deux titres distincts, ou des sous - titres, et il est très difficile de les regrouper en un grand titre, ce qui revient à créer un grand nombre de titres distincts et précis, ce qui est particulièrement difficile lorsque les catégories sont confuses, que les caractéristiques du volume ne sont pas claires et que les problèmes ne sont pas uniques.

Il est difficile de résumer un grand nombre de titres différents d 'un document à un titre précis et d' obtenir des combinaisons organiques et des synthèses très générales, soit parce qu 'ils sont empilés et empilés de nombreux titres, soit parce qu' ils sont trop vides et trop abstraits.

La complexité, la complexité, la durée et la forme des archives elles - mêmes expliquent les trois dilemmes que posent les classifications: d 'une part, le niveau de sensibilisation, le niveau d' instruction et la qualité des opérations des archivistes et, d 'autre part, les mêmes fichiers, qui permettent d' établir des catégories et des dossiers différents, avec des titres différents.

Bien entendu, les méthodes traditionnelles d 'archivage ont un caractère scientifique et pratique et ont un r?le historique positif à jouer dans l' évolution de la gestion scientifique des archives, qui permet de classer les archives en un volume, un volume, un volume, un volume, un volume de questions, une catégorie claire, un problème important, une durée de conservation précise, et de faciliter leur gestion et leur utilisation.

Mais cela prend beaucoup de temps, beaucoup de travail, beaucoup de temps et d 'énergie, et il faut souvent un ou deux mois, voire davantage, pour rassembler les documents d' une année.

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L 'utilisation de l' ordinateur électronique à l 'adresse suivante: < p > a href = "http: / / www.91se91.com / News / index u.Asp" > Gestion des archives / a > a permis de simplifier l' archivage.

Il permet de stocker des fichiers de répertoires et la récupération facile et rapide, de sorte que la machine de détection de remplacer progressivement les mains.

Dans le même temps, le fichier électronique, mais également pour la gestion de fichiers de soumettre de nouvelles questions.

Cela a suscité des changements de style de gestion des archives traditionnels, propose de simplifier l'agencement, d'approfondir la question de la recherche.

Cet article est de simplifier l'agencement proposé deux procédés plus simple.

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< p > < strong >, organiser la théorie et principes < / strong > < / p >

< p > 1, le tri de la théorie.

Dans les archives de l'entité, de finition dans le Fonds peut briser certains camarades que la théorie, on pense que c'est inapproprié, doivent respecter le Fonds de la théorie.

Le Fonds pour l'unité de classement, de maintenir l'intégrité de l'indépendance et l'un des archives, ainsi que la limite maximale de maintenir des liens historiques entre les fichiers dans l'ensemble à l'intérieur d'un fonds, ce qui permet de préserver l'authenticité et l'intégrité de l'histoire de l'unité verticale de fichiers, C'est dans les archives reflète le point de vue et procédé de matérialisme historique.

Par conséquent, dans les archives de l'entité de finition, quel que soit le procédé classique, ou de nouveaux procédés, doivent respecter le principe de la théorie et source de fonds, ne peut pas briser les limites pour des raisons ou des fonctions de fonds, en principe, < a href = "conformément à l'adresse http: / / www.91se91.com / News / index_q.asp" > des Archives Classification < / a > ", les documents sur les thèmes des fonds à l'intérieur de chaque ensemble.

Dans le cadre de la réforme, de ne pas mettre de classification d'archives et d'archivage d'informations de classification confondue.

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< p > 2, le tri de principe.

Nous pensons que les principes de base des archives a deux: l'un est au maximum de maintenir le contact entre les fichiers d'archives de l'histoire, afin de tenir compte de l'aspect de l'unité verticale de fichiers; deuxièmement, pour faciliter le stockage et l'utilisation.

C 'est là un objectif fondamental de la gestion des archives.

Il serait bon de pouvoir retrouver rapidement et avec précision les documents d 'Archives nécessaires tout en maintenant un lien historique complet.

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< p > strong > II; méthode de classification / strong < p >

Http: / / www.91se91.com / News / index u.Asp > > classer les archives / a, en fonction des liens historiques entre la source, le moment, le contenu et la forme des documents, et en fonction de la structure organisationnelle, de l 'année, des problèmes et des supports.

La classification des questions est plus difficile à appliquer, car de nombreux documents sont plus complexes, posent plus de problèmes, voire de problèmes pversaux, d 'autant plus que leur portée peut être réduite, leur champ d' application plus restreint et leur champ d 'application plus large, ce qui entra?ne inévitabledes difficultés et des problèmes de classification et des problèmes plus complexes.La classification, qui ne s' applique qu' aux fichiers de support spéciaux, n 'est pas couramment utilisée.

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à notre avis, la classification annuelle est la plus simple.

(En milliers de dollars des états - Unis)

La classification annuelle non seulement maintient le lien historique entre un document annuel dans son intégralité, mais aussi le lien historique entre les documents des années précédentes, reflétant le caractère historique de la création d 'un service d' archives et de l 'évolution de ses activités.

Il est également difficile de classer les documents d 'une année à l' autre.

Toutefois, étant donné que la classification annuelle maintient le lien historique entre les documents de l 'année civile et que l' utilisation d 'un système informatique de gestion des archives permet de compenser les insuffisances de la classification des entités archivées en ce qui concerne la préservation des liens historiques entre les documents, l' examen par sondage permet d 'identifier les archives ayant des liens historiques.

Il n 'est donc pas nécessaire d' examiner les questions relatives à l 'année pour laquelle le document a été établi ni le contenu de celui - ci, mais seulement l' année pour laquelle il a été publié.

Il s' agit donc de la classification naturelle la plus simple.

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< p > < strong > 3 et procédé de test < / strong > < / p >

Procédé de génération de tradition < p >, selon l'auteur, la communication entre les documents, de temps, de la région, des problèmes, des noms, des combinaisons de caractères, etc. la caractéristique commune de six ou sept.

Il y a une question "d'un rouleau de droit", "quatre quatre que le droit", et ainsi de suite.

C'est raisonnable et c'est de la science.

Mais il y a aussi de sa complexité.

Caractéristiques communes entre les fichiers n'est pas bonne à saisir, ni bonne combinaison, plus flexible.

Les liens historiques entre les documents ont souvent été rompus en raison de la qualité des opérations et du niveau de sensibilisation des archivistes.

à l 'ère de la gestion informatisée des archives, nous considérons que la méthode la plus simple d' entrée de fichiers sur un ordinateur est celle qui permet de localiser et d 'accéder à des fichiers avec des documents ou des fichiers.

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< p > premier procédé, volume numéroté.

Une bo?te par vingt pièces, selon le volume et l 'épaisseur du fichier.

Composer le numéro de la bo?te à lettres, puis le numéro de la bo?te à recevoir.

Le numéro de la bo?te ressemble au précédent numéro du dossier.

Le coin supérieur gauche de la face inférieure de la tête de chaque fichier dans la bo?te d'archivage de chapitre sur le couvercle, de sorte que le fichier est à la maison, il y a de la bo?te peut être caché, son projet: nombre de fonds annuels, la bo?te, le numéro de pièce, le numéro et La période de stockage.

Répertoire de fichier d'impression à l'intérieur de la cartouche, le projet: le numéro de pièce, de la responsabilité, de la cote, titres, la date, le nombre de pages et la période de stockage.

Le couvercle de bo?te et une bo?te de remplir des fonds du nom, le nom de l'autorité de l'année, la publication et la cote de début et de fin, et de numéro de bo?te d'un fonds, ils indiquent l'unité de classement, la catégorie, le nom de la bo?te et de référence.

Nom de l'Autorité a publié un document sur la surface de la bo?te par écrit et arrête de cote, c'est le titre de fichiers en fait, maintenant que le nom de la bo?te.

Si la bo?te, pas beaucoup de fichiers, à tous les niveaux pour envoyer, selon le numéro de classement de documents ou de dérangement de l'organe de ce document, le numéro de séquence de test en uniforme.

La bo?te a changé de nom pour le nom de l'autorité et un numéro de bo?te de réception.

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< p > la deuxième méthode est utilisée pour enregistrer le volume numéro.

Le volume séquentiel du numéro d 'entrée d' entrée de fichier sur l 'ordinateur.

A l 'ère de la gestion des documents par ordinateur, les destinataires et les expéditeurs d' une unité de fichiers peuvent accéder à un répertoire de fichiers sur l 'ordinateur, ce qui crée naturellement un numéro d' entrée de fichiers sur l 'ordinateur.

En fonction du numéro d 'ordre d' entrée de la liste des fichiers, le nombre et l 'épaisseur des fichiers sont combinés à une bo?te par vingt pièces, un numéro de bo?te par ordre, un sceau d' archivage par pièce, rempli le répertoire des fichiers archivés et la face de bo?te.

Le nom de la bo?te est différent.

Le nom de la bo?te doit indiquer le nom de l 'unité d' enregistrement et le numéro d 'entrée du fichier.

Certains camarades proposent également une autre méthode consistant à grouper les volumes dans l 'ordre chronologique des documents.

A la réception de fichiers à un an, à compter de la date de l'ordre de reprogrammation d'abord par écrit le numéro de pièce, selon l'ordre de numéro de pièce d'après.

Ce procédé a également le mérite, mais la reprogrammation de numéro de pièce compliquée, pas de papier, selon l'ordre naturel ou numéro de fichier d'entrée.

Cote du document de connexion et est en fait le numéro de pièce, et selon la séquence de formation, sans retraitement.

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< p > < strong > quatre, pas selon la période de détention de classement différents respectivement de questions < / strong > < / p >

< p > dans la finition, par des éléments de l'unité de marquage pour la délimitation et la période de stockage de fichiers.

Parce que pour bo?te de groupe de séquences d'émission et de réception de fichier ou un numéro d'entrée d'ordinateur de sorte que la cote, de toutes sortes de délai à l'intérieur de la bo?te sont mélangés ensemble, n'est pas en mesure de l'unité de bobine de délimitation et de marquage de la période de stockage.

Conformément aux dispositions de la loi nationale des archives de la mise en ?uvre des mesures ", l'unité de classement dans les archives de la formation de dix à vingt ans aux archives de pfert.

En ce moment, l'unité d'identification de fichier vertical, et le résultat de l'évaluation à l'intérieur de la cartouche sur le catalogue de marquage clair, à court terme, à l'exclusion de la salle des archives de cette unité à long terme de la retenue de garantie, le pfert permanent dans le hall.

De cette manière, l'historique de cette unité, un fichier de fonctions importantes et à tous les niveaux pour cette unité de pertinence de documents sont conservés de manière permanente, le poids de la soulager de dép?t d'archives et de fichiers, un fichier permanent dans les meilleures conditions de garde de garde tous les fonds.

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Principes et méthodes < p > au - dessus de finition, non seulement de maintenir des liens historiques entre les fichiers de chaque année à l'intérieur d'un fonds, mais aussi pour des fonds, annuel, pour localiser le fichier, chaque angle un titre de document et d'entrée de numéro ou la cote, etc. le procédé est simple, facile à utiliser, une étude sera.

Les entrées des documents re?us et une l'unité de classement si c'est le cas, le numéro d'entrée respectivement, alors ces deux procédés est combinés.

Il a résolu de finition dans le fichier de classification, d'écrire le nom du volume, trois problèmes.

En fait, il s' agit d 'une application spécifique par le passé, qui a été rendue possible et rapide par la fonction d' inspection informatique.

En règle générale, la tache de tri des documents établis en un an par une unité de classement peut être accomplie dans les trois ou cinq jours.

Les archivistes de documents peuvent être libérés d 'un volume de classifications lourd et complexe et se consacrer à la gestion normalisée de la production quotidienne de documents officiels et de leur traitement, ainsi qu' à la collecte, à la garde, à la recherche, à l 'élaboration et à l' utilisation des documents archivés.

La présentation d 'un certain nombre de mots thématiques sur la base d' un catalogue informatisé (ou d 'un catalogue de fichiers dans une bo?te) permet de regrouper automatiquement les catalogues d' un événement, d 'une réunion, d' un problème, d 'un plan et d' un résumé, d 'une Demande et d' une critique, d 'un rapport et d' une pcription, ainsi que les catalogues des communications et des réponses.

Dans le même temps, sur la base de chaque catalogue de fichiers, l 'ajout d' un numéro de classement d 'informations d' Archives permet de rompre le tout et de créer automatiquement un catalogue de classifications, ce qui crée un système de recherche et un réseau.

Le système de classification des informations archivées comble les lacunes dans la classification des entités archivées et le maintien des liens historiques dans les volumes afin qu 'ils puissent être vérifiés à la fois par ordinateur et manuellement, en particulier par l' intermédiaire de l 'autoroute de l' information archivée, ce qui permet une recherche rapide et précise des archives sous tous les angles.

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