従來の複雑なファイル整理方法を簡略化する方法

ファイルファイルの伝統(tǒng)的な整理方法は複雑で、把握するのも難しい。大體三つの困難がある：一つは分類が難しい。制定された分類體系は往々にして科學(xué)的ではなく、分類基準(zhǔn)が不均一で、分類が互いに交差し、論理と分類體系が不安定であるなどの問題がしばしば発生する。実際の分類作業(yè)では、2つ以上の機(jī)構(gòu)に関連し、2つ以上の問題、問題が交差または総合的な文書に関連し、分類することが難しい。第二に、グループボリュームが難しい。文書の特徴は多く、6、7つあり、立巻は文書間の共通の特徴に基づいて組み合わせなければならないが、文書の共通の特徴は、探しにくく、見つけても選択しにくく、有機(jī)的な結(jié)合と柔軟な掌握がさらに難しい。分類の後、作者、通信者、等級別、地域別、問題別、キャリア別、名前別、人物別、保管期限別など、7分8分、常に気を失って、甚だしきに至っては互いに矛盾して、「4分」でも「4注意」を容易にすることができなくて、甚だしきに至っては一部の書類は分類がなくて、巻がなくて入ることができます。多くの小さな単位ファイルの數(shù)が少なく、このグループボリュームには対応できません。現(xiàn)在、1つのディスクに數(shù)十部のファイルを入力し、1つのディスクに數(shù)十部から數(shù)百部のファイルを保存しているが、1つのディスク、1つのディスクのファイルを問題などの特徴に応じてバラバラにしてそれぞれグループ化することはできないだろうか。第三に、書類を作成するのは難しい。ボリューム內(nèi)の1、20件のファイルには1、20個の異なるファイルタイトルがあり、あるものには副題があり、このように多くのファイルタイトルを1つのファイルタイトルにするには、多くの単眼を1つの正確で明るい複眼にするように、難易度が高く、特にカテゴリが混在し、立巻の特徴が明確ではなく、問題が特定ではない場合、ファイルの題名を作成するのはもっと難しい。多くの內(nèi)容が異なるファイルタイトルは正確なファイルタイトルを要約することが難しく、有機(jī)的な組み合わせと高度な要約を達(dá)成することが難しく、多くのファイルタイトルの羅列や積み上げではなく、あまりにも空洞で抽象的な要約である。分類グループの三難の原因：一つはファイルファイル自體の複雑性、特徴が多く、內(nèi)容が複雑で、保管期限が異なり、形式が多様である、第二に、ファイルスタッフの認(rèn)識レベル、文化レベルと業(yè)務(wù)素質(zhì)が異なり、同じファイルファイルは、異なるカテゴリと異なるファイルを整理し、異なるファイルタイトルを作成することができます。もちろん、伝統(tǒng)的な整理方法には科學(xué)性と実用性があり、ファイル科學(xué)管理の発展過程において積極的な歴史的役割があり、それはファイルを分類し、一事一巻、一會一巻、一案一巻、一問一巻、類別がはっきりしており、問題が際立っており、保管期限がはっきりしており、管理と利用に便利である。しかし、時間がかかり、手間がかかり、多大な労力と労力がかかり、1年分の書類を整理するのに1、2ヶ月、さらに多くの時間がかかることが多い。

コンピューターはアーカイブ管理における運(yùn)用は、ファイル整理の簡略化に無限の生気をもたらす。それはファイルディレクトリの保存と検索を大いに便利にし、迅速にし、機(jī)械検査を徐々に手検査に取って代わるようにした。同時に、電子文書の出現(xiàn)は、ファイル管理にも新しい課題を提出した。これは伝統(tǒng)的なファイル管理方式の変革を引き起こし、整理を簡略化し、検索を深化させる問題を提出した。本文は簡単な整理だけについて2つの最も簡単な方法を提案した。

一、整理の理論と原則

1、整理の理論。ファイルの実體整理において、一部の同志は全宗理論を打ち破ることができると考えているが、私たちはこれは適切ではないと考えて、全宗理論を堅持しなければならない。全宗単位でファイルを整理し、全宗ファイルの完全性と獨(dú)立性を維持し、それによって全宗內(nèi)ファイル間の全體的な様々な歴史的つながりを最大限に維持し、それによって立級単位の歴史的姿の真実性と完全性を維持し、これはファイルの仕事の中で歴史唯物主義の観點と方法を體現(xiàn)している。そのため、ファイルの実體整理において、伝統(tǒng)的な方法であれ、新しい方法であれ、全宗の理論と出所の原則を堅持しなければならず、全宗の限界を破ってはならず、事由や職能を原則として、『中國ファイル分類法』として、各全宗內(nèi)の関連する特定のテーマの文書材料を集めた。改革の中で、ファイルエンティティの分類とファイル情報の分類を混同してはならない。

2、整理の原則。アーカイブ整理の基本原則は2つあると考えています。1つは、アーカイブ単位の歴史的様相を反映するためにアーカイブファイル間の歴史的つながりを最大限に維持すること、第二に、保管と利用が容易である。特に利用することは、アーカイブ管理の根本的な目的です。必要なファイルを迅速かつ正確に検索し、全宗の歴史的つながりを保つことができれば、良い方法だ。

　二、分類方法

全宗內(nèi)ファイルの分類は、文書間の出所、時間、內(nèi)容と形式などのいくつかの方面の歴史的つながりに基づいて、相応に組織機(jī)構(gòu)、年度、問題とキャリアなどのいくつかの基本的な分類方法を採用する。これらの分類方法の中には、組織機(jī)構(gòu)の分類法は簡単に見えるが、実際には把握しにくい。一部の機(jī)構(gòu)の機(jī)能が交差しているか、職責(zé)が不明であることに加え、一部の書類の形成と処理が2つ以上の機(jī)構(gòu)に関連しているため、ファイリングする際に、書類の區(qū)別が難しい。問題分類法はより操作しにくい。多くの文書の內(nèi)容が複雑で、関連する問題が多く、交差する問題も発生しているため、しかも、問題の範(fàn)囲は大きくても小さくてもよく、伸縮性が大きく、これは必然的に設(shè)置の難しさと分類の難しさの問題をもたらしている、キャリア分類法は、特殊キャリアファイルの分類にのみ適用され、一般的に採用されていない。

いったいどの分類法が最も簡単なのだろうか。私たちは年度分類法が最も簡単だと考えている。文書の成文日付に基づいて、所屬する年度に分類する。年度分類法は、全宗中の1年間の文書間の歴史的つながりを維持するだけでなく、歴史的な年の文書間の歴史的つながりを維持し、1つの立級単位の設(shè)立とその仕事活動の発展の歴史的姿を反映している。この方法にも少し難しさがあり、年度をまたぐ文書の分類が難しい。しかし、年度分類法は暦年のファイル間の歴史的つながりを維持していると同時に、コンピュータ管理ファイルを採用しているため、ファイルの歴史的つながりを維持する上でファイルエンティティ分類の不足を補(bǔ)うためにファイル情報分類を利用することができ、機(jī)械検査によって歴史的つながりのあるファイルを調(diào)べることができる。したがって、ファイルの年度またぎやファイル內(nèi)容の年度ごとの問題を考慮する必要はなく、ファイルの成文日付だけで所屬年に分類することができます。そこで、最も簡単な自然の分類法になります。

三、グループボリュームの方法

従來のボリューム作成方法では、ファイル間の著者、通信者、時間、地域、問題、名前、人物など6、7つの共通の特徴を組み合わせています。「一事一巻法」「四分四注意法」などがあります。これには合理性と科學(xué)性がある。しかし、複雑さも確かにある。文書間の共通の特徴は把握しにくく、有機(jī)的な組み合わせもよくないし、柔軟に把握することもできない。ファイル擔(dān)當(dāng)者の業(yè)務(wù)素質(zhì)と認(rèn)識レベルの問題で、ファイル間の歴史的なつながりが分?jǐn)啶丹欷毪长趣啶ぁ％偿螗豫濠`タがファイルを管理する時代には、ファイルの文號やファイルのコンピュータへの入力番號でボリュームをグループ化する方法が最も簡単であり、それによってファイルの位置付けとアクセスが行われると考えられています。

1つ目の方法は、ファイル番號でボリュームをグループ化することです。ファイルの送信順序番號に従ってボリュームをグループ化し、ファイルの數(shù)と厚さに応じて、20件ごとに1箱ずつ。まず本文の箱番號を編集し、後に本文の箱番號を編集する。箱番號は昔のファイル番號のようだ。ボックス內(nèi)の各ファイルの天頭左上隅に保存印を押して、ファイルに家があり、ボックスがあり、その項目は：全宗號、年度、ボックス番號、品番と保管期限である。ボックスにアーカイブ?ファイル?ディレクトリが印刷されます。アイテムは、品目番號、責(zé)任者、文書番號、題名、日付、ページ數(shù)、保管期間です。箱の表紙と箱の背には全宗名、年度、発文機(jī)関名とその起止文號、全宗號と箱號を記入し、それらは一つ一つ立級単位、カテゴリ、箱名と等級番號を明記している。箱面に書かれた発文機(jī)関名とその起止文號は、実際には従來のファイル題名であり、現(xiàn)在では箱名と呼ばれている。受信文の中には、各級から送られてきた文書が多くなく、そろっていないものもあれば、來た文機(jī)関の送信番號によっては立巻しにくいものもあれば、受信番號によって統(tǒng)一的に順に巻を組むことができる。ボックス名は受信機(jī)関名に変更され、受信文起止號が追加された。

2つ目の方法は、ボリュームをグループ化するための番號を入力する方法です。ファイルエントリのコンピュータへの入力番號の順にボリュームをグループ化します。コンピュータがドキュメントを管理する時代には、文書作成単位の受信文と送信文がコンピュータにファイルディレクトリに登録され、コンピュータ上でファイルエントリの入力番號が自然に生成されます。ファイルディレクトリの入力順序番號に基づいて、ファイルの數(shù)と厚さを結(jié)合して、20件ごとに1箱を構(gòu)成して、順に箱番號を編集して、1件ごとにアーカイブ章を押して、アーカイブファイルディレクトリと箱面を記入します。具體的な項目は、最初の方法と同じですが、ボックス名が異なるだけです。ボックス名には、ファイル名とファイルの開始/終了入力番號を書く必要があります。ある同志はまた、ファイルのタイミングでボリュームをグループ化する別の方法を提案している。1年間の送受信書類を、まず成文日付順に番號を再編集し、後に番號順にグループ化する。この方法にもメリットがありますが、ファイル番號を再編成するのは面倒なので、ファイルのファイル番號や入力番號の自然な順序でボリュームを編成したほうがいいでしょう。文番號とファイル登録番號は実際には件番號であり、時系列によって形成されているので、再編集する必要はありません。

　四、保管期限別に別個に書類を作成しない問題

整理では、書類の保管期限をピース単位で畫定し、表示するだけです。ファイル送受信番號またはコンピュータ入力番號の順にボックスをセットしているため、ボックス內(nèi)の各種期限が混在しており、ボリューム単位で保管期限を畫定したりマークしたりすることはできません。國の「ファイル法実施方法」の規(guī)定に基づき、ファイル形成から120年後にファイル館に移管された。この時、書類作成機(jī)関は鑑定を組織し、鑑定結(jié)果をボックス內(nèi)の目録にはっきりと表示し、短期的に削除し、長期的に本機(jī)関の書類室を保存し、永久的に入館した。これにより、本部門の歴史的、機(jī)能的な重要文書とその各級の本部門に対する対象文書が永久に保存されることを確保し、ファイル館が膨大なファイルを保管する重圧を軽減し、最高の保管條件で各全宗の永久ファイルを保管する。

以上の整理の原則と方法は、全宗內(nèi)の各年度の文書間の歴史的なつながりを維持するだけでなく、全宗、年度、文書タイトルと入力番號や文號などの各角度で文書を探すことができ、方法は簡単で、操作が便利で、勉強(qiáng)するとすぐにできる。1つの文書作成単位の受信文と送信文のエントリがそれぞれ入力番號を作成している場合は、上記2つの方法が1つになります。ファイル整理における分類、グループ化、ボリューム名の作成の3つの課題を解決しました。実は、これは過去の文號別立巻の具體的な運(yùn)用であり、電子計算機(jī)の機(jī)械検査機(jī)能のため、この簡便な方法を?qū)g行可能で迅速にした。通常、3、5日以內(nèi)に1年間に作成された文書の整理を完了することができます。文書ファイルの人員は重く複雑な分類立巻から解放され、日常の公文書形成の標(biāo)準(zhǔn)化とその処理の規(guī)範(fàn)化の管理に投入され、文書ファイルの収集、保管、検索、編集と利用の仕事に投入されることができる。電子計算機(jī)に入力されたファイルディレクトリ（またはボックス內(nèi)ファイルディレクトリ）に基づいて、いくつかの主題語を提案することで、自動的に各種の主題ディレクトリを編成することができ、1つのイベント、1回の會議、1つの問題に関するファイルのディレクトリを1つにまとめることができ、計畫とまとめ、指示と承認(rèn)、報告と承認(rèn)、來文と複文の目録がそれぞれ集まっている。同時に、各ボックスのファイルディレクトリの基礎(chǔ)に、ファイル情報の分類番號を1つずつ加えることで、全宗を打破し、自動的に分類ディレクトリを編成することができ、検索システムとネットワークを形成することができる。ファイル情報分類體系からファイルエンティティの分類、グループ巻の中で歴史的つながりを維持する上での不足を補(bǔ)い、機(jī)械検査も手検査も可能にし、特にファイル情報高速道路を通じて、全方位多角度で迅速かつ正確にファイルを検索することができる。