Le Renforcement De La Gestion De Documents Afin D'Améliorer L'Efficacité De La Mise En ?uvre Des Rappels Du Système

< p > < strong > un, construire une stricte du système d'enregistrement < / strong > < / p >

"> p > > l 'ensemble du processus d' administration de la correspondance est composé d 'un grand nombre de procédures, dont la lenteur et l' emploi du temps influent directement sur la durée de l 'ensemble du processus.

à l 'évidence, le moyen essentiel d' améliorer l 'efficacité de l' administration de la correspondance (< http: / / www.91se91.com / News / LIST.Aspx? Classid = 1011112107101 >) est de réduire le temps consacré à chaque procédure.

Cela exige la mise en place d 'un système d' enregistrement rigoureux et fonctionnel.

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En premier lieu, il est demandé aux services et départements d 'établir des documents personnels et de rendre compte de l' ensemble du processus.

Ce système, qui fait obligation aux auteurs de la correspondance d 'effectuer tout le processus de la correspondance, y compris la procédure d' enregistrement, et d 'appliquer rigoureusement le système d' enregistrement à la cha?ne de fonctionnement, exige des fonctionnaires de chaque département qu 'ils utilisent un formulaire unique d' enregistrement de la réception ou de la communication, comprenant le nom du document, le responsable de l 'accueil, la cha?ne d' exploitation et le temps d 'exécution, ce qui garantit un fonctionnement et une conservation rapides et scientifiques de la bonne conduite des travaux.

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En second lieu, l 'enregistrement de la réception et de l' expédition des documents doit être un principe qui facilite le fonctionnement, les statistiques, la recherche et la catalyse des documents et qui doit être simplifié afin d 'accro?tre l' efficacité des opérations.

Les communications sont classées en sept grandes catégories: le Conseil des affaires d 'état, le Ministère de l' éducation, le Ministère de la santé, le Gouvernement provincial, le Conseil provincial de l 'enseignement, le Département provincial de la santé et d' autres, qui établissent des numéros d 'eau séquentiels et enregistrent les Dates de réception, l' unité, la cote, le titre, la densité et le nombre de communications.

Lors de l 'enregistrement des communications, une attention particulière doit être accordée aux voies de communication, à leur importance et à leur durée, classées en fonction des différentes exigences de la communication, afin qu' elle puisse être traitée rapidement et consultée ultérieurement.

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< p > une fois de plus, pour améliorer l'efficacité de traitement de documents, doit être strictement contr?lée dans le système de traitement de la quantité réelle d'instruments d'instruments, l'enregistrement de l'entrée des instruments bien fermer.

Comme la lettre de notification, en général, un télégramme, tel qu'exposé, certains après l'enregistrement peut traiter directement, certains n'a pas besoin de l'enregistrement peut être traitée.

Ce qui permet de réduire considérablement la quantité de traitement de texte, de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité de travail.

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< p > < strong > 2, de prendre des mesures appropriées circulent de fa?on < / strong > < / p >

< p > < a href = "http: / / www.91se91.com / News / list.aspx? Classid = 101112107101" > < / a > est un document distribué de traitement de documents de travail plus important, est la base de personnel de secrétariat au Bureau quand les dirigeants assistant.

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< p > de pfert est raisonnable, conformément aux procédures de circulation des documents soumis respectivement les dirigeants sur la tranche.

Le mode de circulation, sur la gestion plus stricte, qui peut contr?ler efficacement le fichier de destination, ajustée de manière souple, afin d'éviter l'arriéré et perdu, mais la paperasserie, prend beaucoup de temps, doit être lu personne plus particulièrement, prend souvent beaucoup de temps.

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Et < p > - est définie par le fichier de pfert de personnel pour le processus de lecture passe à des dirigeants de lot.

Ce mode est généralement utilisé pour la circulation de courrier spécial, document top secret ou une direction spécialisée de remplacement.

Le strict respect de la plage définie lire, ce type de fichier spécifié en temps les dirigeants de lire la distribution rapide de lots, assis à lire immédiatement après la signature du chef d'envoyer d'autres dirigeants, jusqu'à ce que la pmission jusqu'à la fin.

Le mode de pmission peut être con?u pour réduire les liaisons intermédiaires, d'accélérer la vitesse de circulation.

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< p > de retour indiquant l'avis: Groupe de personnes derrière à déjà fait avant de leadership, de son exposé est un < a href = "http: / / www.91se91.com / News / list.aspx? Classid = 101112107108" > < / a > a inversé les processus.

Si vous rencontrez des dirigeants ne sont pas d'accord, demander l'avis des dirigeants et de revenir.

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< p > concentrée circule pour le degré d'urgence ou de classification de sécurité requis pour un document dans un temps très court par plusieurs personnes circule, et un élément de dispersion de faire lecture communes, le mode de pmission n'est pas con?u pour répondre à la demande, de fa?on à lire un ensemble de circulation de documents officiels.

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Dans la pratique, les modes de pmission de la correspondance sont interdépendants et parfois croisés.

Toutefois, quel que soit le mode de diffusion utilisé, il faut distinguer l 'origine et la séquence de la diffusion, refléter la consultation a posteriori et la coordination de la mise en ?uvre, à l' adresse suivante: < http: / / www.91se91.com / News / LIST.Aspx? Classid = 1011112107108 >, urgence < a >, principe de la rapidité.

En règle générale, les documents sont pmis au Chef de l 'administration, puis au Chef de l' administration, puis à d 'autres responsables; les documents doivent d' abord être pmis au Chef de l 'administration, qui est invité à donner des instructions de suivi, puis au Chef de l' administration, puis au Département de tutelle.

Besoin de dirigeants de lecture de documents directement au document d'urgence et, selon le faire après le saut de la circulation, des procédés de traitement.

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< p > de documents de circulation doit rapidement, l'assurance de la qualité et, il convient de souligner les points suivants.

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< p > 1. Lorsque les documents sont présentés à la direction, il convient de veiller à ce qu 'ils soient présentés dans un certain ordre.

Par exemple, les documents en attente d 'examen, les documents devant être approuvés, les documents d' orientation des organes de tutelle et les documents de référence généraux sont classés dans l 'ordre dans lequel ils sont re?us, de fa?on à ce que les documents d' urgence soient traités en temps voulu et dans l 'esprit des documents de l' organe de tutelle.

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< p > 2. Ma?triser le temps de pmission, consulter en temps voulu, interroger, rappeler aux dirigeants le texte.

L 'ordre de pmission est ajusté à tout moment, par exemple en cas de sortie prolongée de la direction ou d' impossibilité de consulter les documents pendant d 'autres périodes de travail, afin d' éviter d 'accumuler des documents en retard.

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< p > 3. Lorsque plusieurs départements sont concernés par la documentation, celle - ci doit être faite dans l 'ordre où elle a été établie, consultée et coparrainée.

Une fois les documents distribués, les fonctionnaires du Secrétariat doivent être tenus au courant de leur fonctionnement et en être tenus informés en temps voulu, ce qui leur permet de travailler plus efficacement.

Et de contr?ler strictement la portée de la pmission afin d 'éviter que la pmission n' échappe au contr?le, la perte de documents et l 'impact sur le travail.

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Http: / / www.91se91.com / News / LIST.Aspx? Classid = 1011112107105 > > catalogue < a > système de travail < www / strong > et < p >

"P" > Le catalogue est un élément important du processus de traitement de la correspondance et un moyen d 'éviter les retards et d' accélérer le fonctionnement de la correspondance.

Pour que les communications puissent être traitées dans les délais voulus, il faudrait que l 'entité adjudicatrice procède en temps voulu à des vérifications et à des rappels.

Les documents non traités peuvent être sollicités à plusieurs reprises jusqu 'à ce qu' ils soient achevés.

Dans les cas où il n 'y a pas eu de rappels prolongés ou où il y a eu trop de retenues, les fonctionnaires du secrétariat devraient se rendre personnellement dans les départements et bureaux pour s' enquérir de l' état d 'avancement de la documentation et les presser de le faire dans les meilleurs délais.

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