公文書の管理を強化し、仕事の効率を向上させ、督促制度を実施する。

＜p＞＜strong＞一、厳格な登録制度＜/strong＞＜p＞を作る

＜p＞公文書の手続きは多くのプログラムで構成されていますが、各手続きが速くて、どれぐらいの時間を使っているかは、公文書の手続き全體の長さに直接影響しています。

明らかに、＜a href=“http://www.91se91.com/news/list.aspx？Class id=101112107101”＞公文書処理＜a＞効率の根本的な方法は、各プログラムを圧縮するための時間を努力することである。

これは厳格な運転環節登録制度を確立する必要があります。

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＜p＞まず、各事務室と學部に対し、専任者の文書作成を確立し、文書作成の全行程責任制を実行するよう要求します。

この制度は、文書を作成する過程において、「登録」の手続きを含む公文書全體の手続きを擔當し、運行環節の登録制度を厳格に実行し、各部門の文書擔當者に統一した「受領書または公文書発行登記表」を使用するよう要求しています。その內容は文書名、主催責任者、運転環節、運転時間を含みます。こうして公文書の迅速な運行と保管の科學性を保証し、仕事の円滑な進行を保証しました。

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＜p＞次に、公文書の受付登録は原則として、書類の運転、統計、検索、催事に便利であるべきです。そして、手続きが簡略化され、仕事の効率を向上させるのに役立ちます。

來文ルートによって國務院、教育部、衛生部、省政府、省教育委員會、省衛生庁、その他の7つの種類に分けられ、それぞれ順番に流水番號を作成し、収集日付、単位、文號、タイトル、暗號級及び來文部數などの項目を登録します。

來文を登録する時、特に來文ルート、公文書の重要度と緩急時間の制限に注意して、公文書の異なった要求によって分類して、公文書の迅速な処理と後で調べるためです。

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＜p＞再度、公文書の処理効率を高めるために、文書の実際の処理體系に入る文書量を厳しく抑え、文書の入り口の登録をしっかりと行う。

一般的な通知、手紙、電報、新聞などは登録後直接に処理できるものもあれば、登録せずに処理できるものもあります。

文書の処理量を大幅に減らし、時間を節約し、仕事の効率を高めました。

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＜p＞＜strong＞二、適切な回覧方法＜/strong＞＜p＞

＜p＞＜a href=「http://www.91se91.com/news/list.aspx？Class id=10111210711」＞公文書の回覧＜a＞は公文書処理の重要な一環であり、事務室の秘書官が參謀助手を指導する基本的な仕事である。

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＜p＞分割は、合理的な回覧手順に従って、それぞれの書類を関連指導者に提出して承認書を読むことです。

このような回覧方式は、管理上の厳密なもので、書類の行方を効果的にコントロールし、滯積や紛失を防止するために、巧みに調整することができますが、手続きが煩雑で、時間がかかります。

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＜p＞専伝とは、専任者が書類を関連指導者に送って承認を読む過程をいう。

このような回覧方法は通常、特急、極秘品または指導者が専門的に説明する文書に用いられます。

秘書は必ず限定された閲覧範囲に従って、自分でこの書類を指定の時間通りに速やかに関連指導者に送り、署名を読み終わったらすぐに他の指導者に送ってください。

専ら伝わる方式を採用すると中間環節を減らし、回覧速度を速めることができます。

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＜p＞回送とは、後に批判者の指示意見を読んで前に指示した指導者に通報することであり、＜a href=“http:/www.91se91.com/news/list.aspx？Class id=101112107108”＞逆流して＜a＞を読む過程である。

指導者の意見が一致しない場合は、応募して指導者の意見を求めてから返送します。

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＜p＞集中的な回覧とは、緊急度や機密レベルの要求により、文書1通がごく短い時間で複數の人に回覧され、閲覧者が公地に分散し、専門的な伝達方式で要求を満たしていない場合には、閲覧者を集めて文書を回覧する方式をいう。

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＜p＞公文書の回覧の諸方式は実際の操作において互いに連絡し合い、時には交差して使用する。

しかし、どのような回覧方法を取るにしても、回覧の主次數と前後をはっきり區別しなければならない。先に後読みをし、先に主催した後に協力することを體現している。

文書を読むなら、まず主要な指導者に伝えて、後で主管の指導者に伝えて、他の指導者に伝えます。文書を作るなら、まず主管の指導者に伝えて、徹底的に指示してください。

緊急公文書と指導者が直接に閲覧するところを管理する公文書は、後回し、ジャンプ式回覧などの方法で処理することができます。

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＜p＞公文書の回覧は迅速であると同時に、品質も保証します。以下の點に注意してください。

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＜p＞1.上司に書類を提出するときは、一定の順序で行うように注意してください。

手順によって、緊急時に処理する書類、決裁が必要な書類、上級機関の指導文書と一般的な參考文書に分けて、指導者が文章を読む時に文書の緩急によってそれぞれ処理し、緊急時に緊急文書を処理し、上級文書の精神を理解することを保証する。

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＜p＞2.回覧時間を把握し、適時に確認し、質問し、指導者に回覧文を注意する。

もし上司が長い間外出したり、他の仕事で短い時間で文章を読めない場合など、隨時に回覧の順番を調整して、書類が滯留しないようにします。

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＜p＞3.文書の取り扱いがいくつかの部門に及ぶ場合は、先に処理し、後に読んで知って、先に主催してから協力する順番で順次行う。

文書が流れたら、秘書は適時に文書の運行狀況を把握して、仕事の効率を高めます。

そして、回覧範囲を厳しく把握して、回覧が暴走しないようにして、書類をなくして、仕事に影響します。

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＜p＞＜strong＞三、健全＜a href=「http:/www.91se91.com/news/list.aspx？Class id=101112107105」＞仕事制度＜strong＞＜p＞

＜p＞督促は公文書処理の重要な一環であり、公文書の引受狀況に対する調査督促であり、滯積を回避し、公文書の運転を加速させる手段である。

指導者が指示した手続きは、請負部門に送付した後、書面取得及び時処理のために、擔當者が適時の検査、催問を行うことに対応します。

未処理の書類は、完成するまで何度も催促することができます。

長い間催促してもしない、あるいは積み殘しても、荷物が多すぎるなどの狀況に対して、秘書員は直接に引受部門に行って、書類の引受狀況を理解して聞いて、できるだけ早く処理するように促します。

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