Lieu De Cérémonie

Le Service des séances est un élément important pour assurer le bon déroulement et le succès des séances et comporte de nombreux éléments, notamment:

　　Un.Siège de guidage

Pour la plupart des réunions, les places des participants ont été réservées à l 'avance et les participants devraient se mettre en rapport avec leur numéro d' inscription ou se réunir en groupes sectoriels.Il se peut que les participants ne connaissent pas à l 'avance le lieu de la réunion et, par conséquent, que le personnel de la Conférence dirige le siège.L 'efficacité de la Conférence a ainsi été assurée grace à la commodité des participants et au maintien de l' ordre.

Il y a de grandes réunions, de grandes salles de réunion et un grand nombre de participants, ce qui rend encore plus nécessaire de disposer de sièges de direction.Afin d 'alléger la charge de travail du personnel des conférences, les participants pourraient être guidés dans la recherche de leur place par l' impression d 'une liste de places, l' installation de panneaux d 'affichage sur les salles de réunion, l' indication d 'un numéro de siège sur les visas ou les cartes d' accès.

　　Distribution des documents de la ConférenceMatériaux

Les documents requis pour les réunions devraient être distribués en temps voulu et avec précision par le personnel des conférences à chaque participant.La distribution des documents et des documents de séance prend deux formes.La distribution de documents et de documents avant la session peut être assurée par le personnel de la Conférence à l 'entrée de la salle, à l' entrée de la salle, ou bien être précédée d 'un document sur le siège de chaque participant, selon que de besoin.

La distribution des documents au cours de la session pourrait être confiée au personnel des services de conférence, qui serait responsable de leur distribution et de leur retrait.Les documents qui doivent être récupérés sont généralement indiqués dans le coin supérieur droit du document, où l 'auteur et l' heure de la réception sont enregistrés pour éviter toute omission.

　　Communication interne et externe et communication d 'informations

Les réunions se tiennent en dehors du monde extérieur et nécessitent des contacts internes et externes avec le personnel des conférences pour transmettre des informations.Lorsqu 'une situation d' urgence doit être transmise aux participants par les services compétents, des lettres, des télégrammes, des appels téléphoniques, etc.Dans les communications internes et externes et dans la transmission des informations, le personnel de la Conférence veille à ce que le contenu de la réunion soit confidentiel et ne soit pas divulgué.

　　MaintenanceOrdre de réunion

La sécurité du lieu de réunion serait assurée si l 'accès aux lieux de réunion était interdit aux personnes qui ne sont pas associées à la Conférence.En cas de confusion au cours des réunions, le personnel des services de conférence doit produire et faire appel à la médiation en temps voulu.En particulier, des réunions importantes de haut niveau ont permis d 'éviter des imprévus dans le chaos.

　　Traitement des demandes temporaires

Des changements imprévus et imprévus peuvent survenir au cours des réunions, et le personnel des conférences devrait en temps voulu consulter les responsables et prendre des mesures d 'urgence pour donner suite aux instructions des responsables.

　　Autres services

Préparation en temps voulu des articles nécessaires à la Conférence, tels que stylos, encres, papier, etc.Assurer la lumière sur le lieu de réunion, maintenir la propreté du lieu de réunion, la photographie, et ainsi de suite.Des séances plus longues seront préparées pour le thé.