會場のサービスマナーの注意點

會場のサービスマナーは會議が順調に進み、円満に成功することを保証する重要な一環であり、會場のサービス內容は多く、通常は以下の點を含みます。

ほとんどの會議では、參加者の席は事前に用意されています。出席者は指定席に座るべきです。あるいは會場をいくつかの部分に分けて、部門単位で集まって著席します。

會議に參加する人はあらかじめ會場に慣れていないかもしれませんので、會議のスタッフが席を案內します。

このように、參加者に便宜を図りながら、會場の秩序を維持し、會議の効果を確保しました。

大きな會議や會場が広く、會議に參加する人も多く、席を案內する必要があります。

會議スタッフの負擔を軽減するために、席次表を印刷して、會場に指示標識を設けたり、サインや出席証に席次番號を書いたりして、出席者をスムーズに席次を探すように導いてくれます。

會議に必要な書類は、會議スタッフが適時に、正確に各參加者に配布します。

會議の書類と資料を配るには二つの形式があります。

會議の前に書類と資料を配付して、參加者が會場に入る時、會議スタッフが會場の入り口で各參加者に処分します。會議の前に要求通りに各參加者の席に書類を並べてもいいです。

會議の中で書類を配って、會議のスタッフを各グループに分けて、それぞれのグループの書類の配布と回収を擔當します。

回収する書類の材料が必要で、普通は書類の右上に文人と文を受け取る時間を明記して、文を受け取る時登録して、抜かして収めないようにします。

3.內外連絡、情報伝達

會議の進行中は、外部と隔絶しているのではなく、會議スタッフが內外の連絡を取り、情報を伝える必要があります。

関係部門の緊急狀況があれば、參加者に手紙、電報、電話などを伝えます。

國內外の連絡、情報伝達の中で、會議員は會議內容の秘密を注意しなければならない。

會議に関係のない人が會場に入るのを制止すれば、會議の場所は安全です。

會議の進行中に混亂が発生した場合、會議スタッフは適時に作成と調停を行います。

特に重要な機密レベルの高い會議は、混亂の中で意外なことが起こらないようにする。

5.臨時提出の処理

會議の過程で、思いがけない臨時変動が発生する可能性があります。會議スタッフは適時に指導者に指示を求め、指導者の指示に対して応急措置をとり、適切に処理します。

6.その他のサービス業務

會議の間に必要なものを用意してください。ペン、墨、紙などです。

會場の光を確保し、會場を清潔にし、會場で記念撮影などを行う。

時間が長い會議はお茶を用意します。