Difference Between Electronic Document Management And Traditional Document Management

Les archives électroniques sont archivées à des dates différentes de celles des archives traditionnelles.

Les fichiers électroniques peuvent être archivés à tout moment après la cl?ture d 'un document ou être archivés de manière uniforme à un moment donné, pmis par le Département de la formation des documents au service des archives par l' intermédiaire d 'un réseau et signés par des signatures numériques, enregistrés par le personnel chargé des archives, numérotés de classement selon le principe de l' objet, avec un niveau d 'accès limité pour les utilisateurs futurs.

L 'archivage à tout moment permet, d' une part, d 'éviter les fuites de documents et d' assurer le taux d 'archivage et d' intégrité, et, d 'autre part, d' assurer la simplicité et la rapidité des documents électroniques eux - mêmes, ainsi que d 'éviter la perte d' archives et la destruction des virus.

Les documents électroniques sont archivés différemment des archives traditionnelles.

L 'utilisation des techniques de codage électronique, la possibilité de modifier les documents électroniques sans laisser de traces, l' impossibilité de fixer les supports et la possibilité de modifier certaines informations essentielles sur la fiabilité initiale de certains documents d 'identification compliquent et rendent difficile l' identification originale des documents électroniques.

En conséquence, les documents électroniques doivent être conservés à tout moment dans le cadre de la formation de signatures numériques, de l 'authentification d' informations, de l 'authentification d' identité et de la protection cryptographique, de manière à éviter toute erreur dans la pmission et le traitement des documents, à garantir l 'originalité, l' authenticité et l 'exactitude des documents électroniques re?us par les services d' archivage et à garantir le statut juridique des documents électroniques.

Les documents électroniques sont conservés

Il y a des différences.

La facilité avec laquelle les supports de fichiers électroniques vieillissent et les multimédias d 'information, ainsi que la création et le développement de nouveaux supports de stockage, influent sur la lisibilité à long terme des documents électroniques.

Les services d 'archivage peuvent, une fois re?us les documents électroniques, imprimer un fichier sur support papier pour les sauvegarder, mais la solution ultime consiste à mettre au point des technologies informatiques et à assurer la coordination entre les services de formation de documents qui, une fois re?us les documents électroniques, pforment les documents en un format unique permettant de stocker les fichiers électroniques re?us dans un format commun, de manière à pouvoir accéder aux archives précédemment stockées et à faciliter l' accès aux ressources d 'information.

Les classifications, catalogues et autres modes de gestion diffèrent des archives traditionnelles.

En raison de la spécificité des documents électroniques, les documents peuvent être gérés au niveau des documents, de sorte que:

Dès réception d 'un document, un numéro de fichier unique peut être établi pour chaque document, avec le numéro de classement et le numéro de fichier correspondants, et un numéro de fichier correspondant peut être attribué en fonction de la relation entre les lignes ci - dessus et les lignes suivantes, puis un numéro de fichier pertinent, l' adjectif de thème étant inséré dans l 'archivage.

Lorsque les conditions techniques le permettent, des outils de recherche multidimensionnels et complets peuvent être mis au point pour faciliter la recherche d 'informations de requête.

Les utilisateurs n 'ont à fournir que des numéros de classement des documents ou des mots de thème, c' est - à - dire qu 'ils peuvent trouver les documents correspondants ainsi que le texte et les annexes de l' échelon supérieur, ce qui réduit considérablement la charge de travail du personnel des archives.

Les demandes de documents électroniques ne sont pas utilisées de la même manière que les archives traditionnelles.

Ce n 'est qu' en remplissant certaines conditions que les utilisateurs peuvent s' enregistrer et s' inscrire en tant que membres d 'un centre de documentation électronique ou d' une archive électronique et que les membres peuvent consulter les archives électroniques pertinentes, y compris au moyen d 'un accès à distance, sous réserve d' une autorisation délivrée par le Centre de documentation électronique, pour s' assurer de leur identité et de leur droit d 'accès.