公務員の接待マナー

接待する。

特に以下の3點に注目すべきである。

その一、受付場所。

できるだけの前提の下で、各級の國家行政機関は専用の訪問受付室を設置しなければなりません。

一般的に、來訪専用の応接室は綺麗で、靜かで、秘密にしやすいです。

それ以外にも、交通が便利で、探しやすいです。

このため、近くに表示板を掲げて、目立つ標識を立てることができます。

その二、接待係。

來訪者を接待するスタッフは、専門職と非専門職の二つに分けられます。

前者は陳情部門の職員で、後者は陳情部門の他の末端公務員を指す。

専門家であろうと、非専門家であろうと、來訪者の目には國家行政機関の代表が映っています。

だから、來訪者を接待する時、皆禮儀を持って人に接して、やさしくて、親切に人を助けます。

いかなる狀況においても、來訪者に対して相手にしないで、怠慢に軽視したり、叱責したり、皮肉を言ったりすることは許されません。

その3、受付プログラム。

來訪者を正式に接待する際には、必要な受付手順を遵守し、受付の正規化と相手への尊重を示す必要があります。

來訪者が到著する時は、席を立って迎え、握手して挨拶し、席を譲って、相手に対して尊稱で呼応します。

來訪者が問題を反映する時は、真剣に耳を傾け、調書を作成しなければならない。

必要な時は相手にサインをしてもらったり、確認してもらえますが、相手を誘導してはいけません。

相手の要求に対しては、態度を急ぐべきではなく、規定を守るべきです。

相手が別れる時、出発して互いに送るべきで、そして自発的に別れを告げて、決してお客さんを追ってはいけません。

必要であれば、積極的に訪問者と連絡を取るべきです。

3.電話の応対。

電話で問題を反映するのは、ここ數年來、人民大衆からの手紙が訪れた新しい形式である。

人民大衆が問題を反映するために電話してきたすべての電話に対して、末端公務員は真剣に対応し、真剣に処理しなければならない。

その一つは、「ホットライン電話」です。

條件のある機関や部門は、専用の「ホットライン電話」を設置して、人民大衆參政會議、告発監督、問題を反映して、自発的に便宜を提供します。

ホットライン電話は設立後、マスメディアを利用してその専用番號と勤務時間を公開します。

第二に、専門家を派遣して話を聞きます。

正式に設立された社會に向けた「ホットライン電話」は、専任者が擔當し、その職位責任制を確立する。

その基本的な內容については、記録や録音が一般的である。

必要なら、返事をしなければなりません。

第三に、通話態度に注意します。

末端の公務員はもっぱら「ホットライン電話」の受け答えを擔當するかどうかに関わらず、人民大衆から電話がかかってきた問題を反映する電話を受ける時は、自分の通話態度に注意し、高度な政治責任感と大衆へのサービスに対する情熱を示すべきです。

來るものは拒まず、聞くものは必ず答え、情熱は正しい。

一蹴してはいけません。曖昧にしたり、傲慢で無禮です。

仕事は通常計畫に入れるべきです。

安全を守るためには「小心」が必要だ。

事前案を制定するだけではなく、思想的にも非常に重視され、細部にも注意を払って、厳しく要求する必要があります。

広報報道については、口徑の統一に注意し、節度を把握し、上級の関係部門に報告して許可を得るべきである。

関連する図面報道資料は、一般的に接待対象に提供し、自分でファイルを保存して記録に載せるべきです。

（二）禮賓順

禮賓の順序はまた禮賓の順序と呼ばれています。同じ時間または同じ場所で異なる國、異なる地域、異なる団體、異なる部門、異なる部門、異なる身分の多様なゲストを接待するとき、接待側は約定の方式によって、その尊卑、相前後の順序または席次に対して具體的な配置を行うべきです。

現在、中國の公式行事で行われている禮儀作法の基本的な並べ方は主に以下の5つがあります。

1.職務を並べる。

正式な場所では多くの來賓を接待する時、その具體的な行政の職務の高低によって並べます。

同じ行政の職務を擔當する者については、その資格によって即任の朝と夜を並べることができます。

もう行政の職務を擔當していない人については、元の職を參照して並べられますが、現職の後にランクされます。

団體の來賓を接待する場合、団長または団長の職務の高低は、そのために配列する基本的な根拠である。

2.アルファベットを並べる。

渉外的な大規模な國際會議や國際スポーツ試合を行う場合、國際慣例によって、參加者の所屬國または地域名の最初のアルファベットの順に並べられます。

名前の最初の文字が同じであれば、2番目の文字の順に並べられます。

以下の文字は同じです。このような押し方によってもいいです。

3.朝晩に到著します。

出先機関の擔當者や各種の非公式活動の參加者については、正式に現地に到著する時間の朝晩に合わせて並べられます。

このような方式は、普段は「先著後著」とも言われています。

4.申し込みは先著順です。

大規模な招商會、展示會、博覧會などの商業貿易の種類の活動を催して、あるいは上述のいくつかの方式が採用しにくい時、來客の正式に申し込む活動のいずれかによって並べます。

5.配列をしない。

この方式はまた「ランク外」とも言われています。

実際には、他の方法で並べにくい時の特殊な融通性のある配列です。

相手に疑問や不満が生じないように、受付側はどのような接客配列を具體的に採用しても、適切な形で事前に受付先に必要な通報をしなければなりません。

（三）お供を迎える

具體的に來客の接待に従事する時、送迎と付き添いの仕事はすべて接待側が重視しなければならなくて、心を込めて正しいです。

1.來賓の送迎。

正式に訪問した大切なお客さんを接待して、情狀を考慮して送迎、送別活動を手配して、相手に対する重視と禮遇を示すことができます。

末端公務員が送迎活動を擔當する場合、主に2つの大きな問題に注意する必要がある。

一つは、送迎の規模を制限すること。

現在、接客マナーの簡略化の要求により、送迎の規模を制限する必要があります。

內賓を接待する時、普通は専用の送迎式を手配してはいけません。

一般的な送迎が必要であっても、參加人數、主人の身分、車両の等級と數量に厳しく制限しなければなりません。

第二に、時間と場所を明確にして、遠路から來たお客さんに対して、主催者側は専門家を手配して、その館のために送り屆けします。

お客様を迎えるために大切なのは、必ず前もってお互いの會合の時間と場所を決めておくことです。

お客様を迎える具體的な時間と場所については、雙方が期限を決めて決めます。

必要に応じて、來客が正式に出発する前に、受付は再度相手と確認しなければなりません。

2.お客様の付き添い。

來客が來ている間、ホスト側は必要な時、擔當者を指定して相手に付き添うことが多いです。

一般的に、お客様に付き添う時の注意事項は主に3つあります。

その一、お客さんの世話をする。

お客様がホスト側に滯在している間、その添乗員は終始お客様に注目しています。

お客様の個人の自由を邪魔しないという前提で、相手に対する配慮は積極的に、行き屆いています。

その二、お客さんの都合がいいです。

お客様が滯在している間に提出されたすべての合理的で正常な要求に対して、添乗員は最善を盡くして満足させ、積極的に仕事と生活のためにすべての便宜を提供します。

その三、部署を守る。

いかなる狀況においても、添乗員は職場を守り、何の口実もなく職場を離れてはならない。

ふだん、付き添い人は隨行して到著するだけではなくて、自覚して決められた時間の前に持ち場に著くべきです。

添乗員が客を待つのは當たり前ですが、お客さんを添乗員を待たせるのはいけません。

二、陳情の受付

投書?陳情は，人民大衆に対する投書?來訪の略である。

具體的には、人民大衆が手紙、來訪または電話を通じて直接に國家行政機関にその個人または集団の意志を反映するという意味です。

モード

これから分かるように、人民大衆の投書來訪を接待するのは、末端公務員の職責の一つであり、また大衆と連絡し、相手とコミュニケーションし、対話する一つの方法でもある。

わが國政府の陳情活動に対する基本原則は、事実を根拠とし、法律を原則として民意を知り、民情を察知し、上情下知し、社會主義民主を十分に発揚することである。

（一）基本制度

陳情活動を擔當する末端公務員は、情報を誤報しないよう、政府と大衆との間のコミュニケーションルートの円滑化を確保する責任があるだけでなく、必要な識別を行うために、上司を誤報しないように対応する。

したがって、投書?陳情活動の基本制度を確立し、投書?陳情活動者一人に自覚的に遵守するよう求めなければならない。

1.登録制度。

すべての手紙に対する來訪には、きちんとした登録が必要です。

登録の主な內容は、來訪者の氏名や仮名、性別、政治狀況、勤務先、役職名、民族、出身地、家庭住所、連絡先、問題の反映、基本的な要求、提案のポイントなどです。

具體的な登録をする時、真剣に責任を負って、簡潔で要を得ます。

登録後は通常再確認が必要です。

すべての関連資料は通常保存して保存しなければならない。

2.接待制度。

各級の國家行政機関と人民大衆との密接な関係を促進するために、交流を強化し、専門的な接待制度を確立し、陳情活動を制度化させるべきである。

各級公務員、特に責任者は、決まった時間を持って訪問者を接待し、手紙をレビューします。

同時に、専用の電話回線を設けて社會に奉仕する。

接待制度が確立されたら、社會に公開し、社會全體の監督を真剣に受けるべきです。

3.制度の転換。

末端公務員は大衆の投書や來訪に反映される狀況や問題に対して、真剣に対処しなければならない。

本部門または本人の職責範囲內であれば、早めに解決しなければならず、責任転嫁、遅延をしてはいけません。もし他の部門または部門で処理するなら、関連規定と手続きに従い、速やかにそれを渡して処理します。

無斷で権限を越えて代理してはいけません。また、理由によって乗り換えたり、しないでください。

4.催査制度。

他の會社や部門に渡す手紙の來訪には、ある程度の見返りが必要です。

必要なら、見返りの期限を指定します。

いくつかの重要な陳情事件に対して、陳情部門は一定の時間內に引受會社または部門に対して催促をしなければならない。

具體的な引受會社または部門はその高度な重視に対応して、真剣に専任者を組織して検問を擔當して、そして期限を定めて結審して、すぐ調査して処理します。

催調制度は催調と催事が互いに関連している。

5.制度を報告する。

投書?陳情部門は通常、本職の仕事に応じて経常的に総括する。

普通は毎月一回の統計分析を行うべきで、四半期ごとに一回の総合研究を行うべきで、半年あるいは一年ごとに一回の全面的な総括を行うべきです。

任意の関連する陳情業務の統計分析、総合研究、全面的な総括、いずれの陳情活動に関連する突発性、重要性のある事件も、関連の手順に従って適時に上級機関に報告し、その他の関連部門に通報しなければならない。

（二）日常の仕事

陳情活動を効果的にするには、末端の公務員が大所から著目し、小さい頃から次のような日常的、事務的な仕事に専念する必要がある。

1.手紙の処理。

人民大衆からの手紙を処理する仕事は，一般に手紙を作るという。

末端の公務員は手紙を作る時、適時に調べ、適時に処理し、適時に返事するほか、下記の関連手順に従って行わなければならない。

その一、封を切る。

通常は當日までに手紙を受け取って、當日は取り壊します。

手紙を開封する時は、一般的に開封日または消印を明記して、後日確認できるように番號を付けてください。

その二、手紙を読みます。

手紙を開封したら、できるだけ早く真剣に読んでください。

手紙を読むときは、客観的に冷靜に、心當たりをよく整理し、その內容を全面的に理解すること。

その3、登録します。

手紙を読んでから、きちんと登録します。

手紙の登録の具體的な內容は関係規定に従って決めます。

その四、新聞は回転します。

およそ重要な手紙は全部転報します。

新聞とは指導者に報告して批準を読んでもらうことです。

それは正確な申告を要求しています。

転とは、手紙を関係機関または部門に転送して処理することをいう。

それは規定に合っていて、むやみに回転しないで、悪くない回転、手紙の直接の関わる人に転送してはいけません。

その5、答えます。

投書者に対しては、一定期間內に必要な回答をしなければならない。

反映された問題が未決のままになっていても、投書者を無視するべきではない。

手紙の振替に來たら、普通は手紙をくれた人に知らせることができます。

その六、調べておきます。

事件が終わった後の手紙は全部整理して保存して，試験を受けるために準備しなければならない.

それと同時に、手紙に対しては秘密にします。

発信者の名前や手紙の內容にかかわらず、外部の意向に従ってはいけません。