ビジネスメールマナーの心得

近年、様々な電子通信手段の中から「ダークホース」が飛び出してきた。それは電子メールだ。誕生以來、その発展は突発的に進(jìn)歩し、日進(jìn)月歩と言える。目を奪われる。現(xiàn)在、ビジネス界ではますます広く使用されています。
　　
電子メール、電子レターまたは電子レターとも呼ばれます。電子計算機(jī)で構(gòu)成された相互接続ネットワークを利用して、交際相手に送信される電子レターです。電子メールを使って対外連絡(luò)を行うことで、安全で秘密にし、時間を節(jié)約し、紙面の制限を受けず、鮮明度が極めて高く、通信料金を大幅に削減することができます。
　　
ビジネス関係者が電子メールを使用して対外連絡(luò)を行う際に遵守すべきマナー規(guī)範(fàn)は主に以下の4つの方面を含む。
　　
第一に、電子メールは真剣に書かなければならない。他人に送信する電子メールは、よく考えて、丁寧に書かなければなりません。好きなように書くのは、相手を尊重することも、自分を尊重することもありません。電子メールを書く際には、次の3つの點に特に注意しなければなりません。
　　
一つはテーマを明確にしなければならない。1つのメールには、ほとんど1つのトピックしかありません。前に明記する必要があります。それを適切にまとめると、受信者はそれを見るとメール全體に一目瞭然になります。
　　
第二に、言語は流暢でなければならない。電子メールを読みやすくするには、言葉を滑らかにすることが大切です。できるだけ辺鄙な字、異體字を書かないようにしてください。データ、資料を引用する場合は、受取人が照合するように出典を明記したほうがいい。
　　
3つ目は內(nèi)容が簡潔であることです。インターネット上の時間は非常に貴重なので、電子メールの內(nèi)容は簡潔で簡潔で、短いほど良い。
　　
第二に、電子メールは亂用を避けなければならない。情報社會では、誰の時間も貴重である。ビジネス界の人にとっては、この點がさらに重要になってきます。だから「ビジネスでは人を尊重するには、まず彼のために時間を節(jié)約することが必要だ」と言う人もいるだろう。
　　
そのため、必要がなければ、他人にメールを亂発しないようにしてください。特に、他人とおしゃべりをしたり、自分のメールが成功裏に送信されるかどうかを検証するためだけに、このような方法でネット上で「友人募集」をするのはよくありません。
　　
現(xiàn)在、多くのネットユーザーは、自分の電子メールに無數(shù)の退屈な電子メールが山積みにされており、見知らぬ人の電子メールにも悩まされている。それを処理することは、自分の時間と精力を浪費(fèi)するだけでなく、自分の仕事を遅らせる可能性もあります。
　　
しかし、一般的には、重要な電子メールを受け取ったら、すぐに相手に返事をすることが少なくありません。
　　
第三に、電子メールはコードに注意しなければならない。コーディングの問題は、各Eメールの利用者が注意すべき重要なことです。中國語文字自體の特徴に他の理由が加わったため、我が國の大陸部、臺灣省、香港?マカオ地區(qū)、そして世界中の他の國の華人は、現(xiàn)在、互いに異なる中國語コードシステムを使用している。そのため、あるビジネス関係者が中國大陸部のコードシステムを使用して、中國大陸部を除くすべての國と地域に住む中國人に電子メールを送信すると、雙方が採用している中國語コードシステムが異なるため、便利さには亂文字からなる天書しか受信されない可能性が高い。
　　
そのため、ビジネス界の人々は中國語を使って中國大陸部を除く他の國や地域の華人に電子メールを送る際、相手が自分のメールを受け取ることができるように、自分が使っている中國語コードシステムを同時に英語で明記しなければならない。
　　
第四に、電子メールは機(jī)能を慎重に選択しなければならない。現(xiàn)在市場で提供されている先進(jìn)的な電子メールソフトウェアには、複數(shù)のフォントを用意することができ、ユーザーが選択できるようにする便箋も用意されています。これにより、Eメールの個人的な特徴を強(qiáng)化することができますが、このような機(jī)能をビジネスパーソンは慎重に使用する必要があります。
　　
これは主に、一方で、電子メールに修飾が多すぎると、容量が増大し、送受信時間が増加し、時間とお金の浪費(fèi)が避けられず、しかも華々しい感じを與えることが多いからです。一方、電子メールの受信者が所有するソフトウェアが必ずしも上記の機(jī)能をサポートできるとは限らない。そうすれば、彼が受け取ったそのメールは送信者の初心から大きく乖離してしまう可能性が高いので、これまでの努力を無駄にしてしまう。