秘書の電話の中の緊急狀況に対処しますか？

秘書の友達は仕事中に思いがけない電話を受けるかもしれません。例えば、怒っている同僚や何も知らない人から電話が來たら、會社のイメージのためにも、自分の素養をアピールするためにも、最善の解決策を講じて、合理的に問題を解決してください。

以下に述べたのはこのような電話対応のテクニックです。

1、相手に答えにくい時

電話に出る前に集中していても、いつも電話を取ったら、いつもこうしています。あるいはそのような理由で、もっと長い時間をかけて相手に有効な返事をする必要があります。

このような狀況では、次のような適切な言葉を使って、自分の時間を稼ぐのを助けることができます。

すみません、もう一つの電話が鳴りました。少々お待ちください。すぐ戻ります。

すみません、私と通話するのを待っている人がいます。後でまた電話してもいいですか？

「すみません、たまたまここに來た人がいます。後で電話してもいいですか？」

資料を調べに行く時間をくださいませんか？

このことはとても重要だと思います。よく考えてから返事します。

この件についていろいろ考えがありますが、後でまた電話して相談してもいいですか？

「すみません、今は忙しいです。これがあなたにとってとても大切なことだと知っています。

明日の午後4時は暇ですか？

その時はまた詳しく話してもいいですか？」

このニュースはよく分かりません。確認して明日また電話してもいいですか？

「お役に立てることができて光栄です。金曜日に約束して、また電話してお話してもいいですか？」

これらの言い方を繰り返してはいけません。ほとんどの人はこれらの言い訳の意味が分かりますから。

もちろん、他人を最後まで待たせるときは、まず感謝の意を表すべきです。

しかし、ある時は必ずそうしなくてもいいです。方式を変えてもいいです。

「あいにくですが、これらのことを終わらせなければなりません。」

もっと率直にしてもいいです。「これはとても重要なことだと知っていますが、すぐに答えられません。」

場合によっては、返事が速すぎると、慎重に考えていないと誤解されない場合があります。

むしろ15分、1日またはそれ以上の時間をかけて、真剣に考えて、電話で相手に返事をしてください。

2、困った電話があったら

時々、電話をもらっても、相手の話が分かりません。

あなたが理解していない言葉や表現を使ったり、質問に答えたりして、自分が知らない責任をとってください。

相手の言っていることについては何も知らないが、自分の無知を認めているわけではない。

これらの狀況に対して、あなたも多くの方法があります。

一つはあいまいな言葉です。

例えば、あなたは言ってもいいです。

もっとはっきり説明してもらえますか？

この言葉で表現する意味がよく分かりません。」

あなたが指摘した細部はよく分かりません。もう一度調べてから返事します。