企業(yè)文書管理の方式

コンピュータ事務(wù)の普及に伴い、企業(yè)情報(bào)化は電子文書を企業(yè)の知恵と財(cái)産の主要な擔(dān)體にならせて、情報(bào)化の程度はもっと高くて、企業(yè)の生む電子文書はもっと多くなります。企業(yè)文書を管理し、十分に利用できるかどうか企業(yè)知的財(cái)産の価値は、企業(yè)情報(bào)化の重要な指標(biāo)だけでなく、企業(yè)の発展の大計(jì)にも関わる。

従來(lái)の企業(yè)文書はすべて企業(yè)のローカルコンピュータに保存されています。文書に対する分類によって、企業(yè)は文書関連ディレクトリに保存すると、複數(shù)のサブディレクトリが出現(xiàn)する可能性がありますが、理論的にはルートディレクトリから始まり、おそらく長(zhǎng)いパス（例えば、AコンピュータDディスクCディレクトリ下のBサブディレクトリ下のEファイル）を通過(guò)して、ドキュメントが見つかるまでです。効率第一の競(jìng)爭(zhēng)社會(huì)では、このようなことは許されません。そこで、人々は検索の方法を採(cǎi)用してこの問(wèn)題を解決し、樹狀の文書構(gòu)造を平坦化します。これも同じ問(wèn)題が発生しました。正確さです。この問(wèn)題は適切なソートメカニズムを設(shè)計(jì)して解決する必要があります。実際には、人機(jī)相互作用において順序付けは考慮に値する詳細(xì)であり、適切な順序付けメカニズムは企業(yè)文書をより秩序化させ、より良い可読性を有し、文書管理業(yè)務(wù)の効率を向上させることができる。

企業(yè)文書の順序付けメカニズムを理解するには、まず企業(yè)文書の基本構(gòu)成を分析します。一般的に、企業(yè)文書は文字、寫真、図面、表、オーディオ、ビデオなどのフォーマットで構(gòu)成されています。種類はかなり複雑で、電子文書の多様性は文書管理に大きな不便をもたらします。大企業(yè)は一般的に當(dāng)企業(yè)の業(yè)務(wù)に対して分析を行い、天文數(shù)字の人力?物力?財(cái)力を動(dòng)員して、一連の完備した文書管理システムを構(gòu)築しています。中小企業(yè)にとって、大量の資源を投入して自分の文書管理メカニズムを開発する必要はなく、多くは次のような方法を取っています。

一、E-MAIL方式

この方法は通常、文書をメール添付ファイルに保存する方法であり、中小企業(yè)でよく見られます。それは自分の先天的な利點(diǎn)があります。すなわち、伝播速度が速く、既存の成熟したメールシステム及びメールクライアントを利用して、企業(yè)文書を保存して配布することができます。欠點(diǎn)は明らかです。一つはファイルを圧縮してからアップロードしなければいけません。ダウンロードして解凍してから閲覧できます。時(shí)間がかかります。そしてメールボックスの保存とアップロードにはサイズ制限があります。もし企業(yè)のメールボックスの方式をとるならば、1つの費(fèi)用はとても高くて、2つはネットのスピードの影響を受けるのがとても大きいです；もし大型のウェブサイトの提供するサービスを採(cǎi)用するならば、ネットのスピードが文書管理に影響することを考慮する以外、メールの添付ファイルの大きさの制限が企業(yè)のドキュメントの保存に対する不利な要素を考慮しなければなりません。さらに重要なのは、これらの文書は異なるメールボックスに分散して保存されているため、ドキュメントの共有利用が難しく、文書の迅速な検索が実現(xiàn)できないため、一つの企業(yè)文書が複數(shù)のバージョンが出現(xiàn)する可能性があり、他の予期せぬ狀況に適応できないことである。

二、ファイル共有サーバ

企業(yè)內(nèi)に共有サーバを構(gòu)築し、文書をサーバーに置いてドキュメントの保存と共有を?qū)g現(xiàn)します。ファイルサーバでファイルを分類して保存することにより、ファイル共有は文書を管理し、比較的簡(jiǎn)単な検索機(jī)能を?qū)g現(xiàn)することができますが、企業(yè)文書を掘り起こして再利用することはまだ難しいです。このような方式は基本的には文書の分類順序と時(shí)間順序付けの簡(jiǎn)単な結(jié)合體なので、基本的な文書管理の需要を提供できますが、機(jī)能的には企業(yè)の文書管理の必要性を満たすことができません。

三、専門文書管理ソフト

いくつかの比較的大きいソフトウェア開発者は、例えば、易度、泛微ソフト、徳雅科技など、中小企業(yè)に多くの解決案を提供し、多くの専門文書管理ソフトを開発しましたが、ソフトウェアコストとトレーニングコストを考慮して、より多くの企業(yè)はSVNバージョンのコントロールツールを使って文書を管理しています。このような方式は比較的に先進(jìn)的で、混合型のソート管理です。文書の出所、流れ、時(shí)間などをよくコントロールできます。ただ、技術(shù)の敷居が高く、専門性が高く、関連ソフトも複雑です。