職場(chǎng)での実用的なスキル-ドキュメント管理

私たちはITの仕事の、普段の仕事のノートは私たちの財(cái)産で、私たちは彼らを放っておくことはできません。実は、これはすべて私たちが良い文書(shū)管理習(xí)慣を身につけていないためです。

仕事の経験が豊富になり、プロジェクトに參加することが多くなりました。私たちのパソコンには価値のあるドキュメントがたくさんあるのではないでしょうか。しかし、ある日これらの文書(shū)が必要になったことに気づいたとき、それらはどこへ行ってしまったのか、私たちはこのようなつらい経験をしたのではないでしょうか。あるいは、私たちは普段文書(shū)を書(shū)く習(xí)慣を身につけていませんが、私たちが後で同じような問(wèn)題に遭遇したとき、記憶力が悪いほどではないことに気づき、問(wèn)題の研究を再開(kāi)せざるを得ませんでした。確かに、私たちはITの仕事をしています。普段の仕事のノートは私たちの財(cái)産です。私たちは彼らを放っておくことはできません。実は、これはすべて私たちが良い文書(shū)管理習(xí)慣を身につけていないためです。

もちろん、良い仕事習(xí)慣を身につけるのは、簡(jiǎn)単なことではありません。私自身も3年近くかかって、やっと良いものを身につけましたドキュメント管理慣習(xí)。今、私がここ數(shù)年ドキュメント管理で模索してきた良い経験と失敗の教訓(xùn)を共有することは、皆さんの役に立つかもしれません。

一、一事一記、ふだんの勉強(qiáng)はおろそかにしてはいけない。

私は今まで何年も働いてきましたが、CIOこの位置では、時(shí)間も長(zhǎng)くなりました。しかし、今の仕事では、いくつかの困難に遭遇することもよくあります。昨日私がActive Directoryをメンテナンスしていたとき、Active Directoryの中にOUがあり、ドメインの制御から離れ、ドメインに設(shè)定された管理戦略は、OUには機(jī)能しないという問(wèn)題に遭遇しました。もちろん、OU設(shè)定では、継承するように設(shè)定されています。同僚と長(zhǎng)い間研究して、やっと問(wèn)題の所在を知った。問(wèn)題が解決してから、夜8時(shí)過(guò)ぎになりましたが、私は30分殘業(yè)して、問(wèn)題の現(xiàn)象と解決方法を詳しく記録しました。後で似たような問(wèn)題に遭遇するかもしれませんが、私はもう最初からやる必要はありません。この資料をめくるだけで、簡(jiǎn)単に問(wèn)題を解決できるかもしれません。

でも、私が仕事を始めたときは、その習(xí)慣はありませんでした。その時(shí)、私はまだ會(huì)社の下のネットワークを維持する技術(shù)者でした。私の上司は何度も注意してくれました。普段は仕事の文書(shū)を書(shū)いて、問(wèn)題を解決して、後で參考になるように文書(shū)を書(shū)いてください。でも、私は耳もと風(fēng)にしています。私は非常にはっきり覚えていることがあります。それは私たちが採(cǎi)用しているのはLINUXシステムで、私たちの會(huì)社のファイルはすべてLINXUサーバーに存在しています。LINUXがLINXUのファイルサーバにアクセスするには不便で、コマンドラインでサーバ上の共有ファイルの価格を掛けなければならない。私は最初はまだ分からなかったので、マネージャーに聞いてやっと切る方法を知ったが、私は何の記録もしていなかった。1ヶ月後、私は似たような問(wèn)題に遭遇し、私が再びマネージャーに教えを請(qǐng)うと、彼は私を言った、「あなたに言ったのではないか、どうしてまたできないのか」、彼は私に自分で調(diào)べさせた、仕方がない、私はネットで長(zhǎng)い間探して、多くの人にも聞いて、やっと解決方法を知った。この事件の後から、私はおとなしくなって、ゆっくりと仕事の総括を書(shū)き始めて、仕事の上でいかなる問(wèn)題に遭遇して、私は詳しく記録して、どのように解決して注意事項(xiàng)を注意するべきです。私の知識(shí)、スキルは徐々に成長(zhǎng)し、蓄積されており、私のマネージャーもますます私を大切にしています。私の社長(zhǎng)が転職してから、私は彼の地位に就きました。

だから、私たちの脳を信じすぎないでください。よく覚えているよりはペン先を腐らせるほうがいいと言われている。普段から、メモを取る習(xí)慣を身につけなければならない。そうすれば、私たちは進(jìn)歩することができる。後で同じような問(wèn)題に遭遇したとき、私たちはもう人に頼む必要はありません。{page_break}

二、文書(shū)の完全性とバージョン管理に注意する。

ある問(wèn)題を解決するには、一度に完成するのではなく、何度も分けて解決したのかもしれません。小さな進(jìn)歩を遂げるたびに、私たちは詳細(xì)な記録をしなければなりません。この記録は問(wèn)題の進(jìn)展に伴い、徐々に更新されなければならない。でも、私の昔の話は、そうではありませんでした。私は以前このような問(wèn)題に遭遇したとき、問(wèn)題が解決されたときに一度にまとめてみるのが好きでしたが、そうすると、時(shí)間が経つと、細(xì)かい問(wèn)題が忘れられて記録できなくなるかもしれません。時(shí)には、私も毎回1つのドキュメントを記録します。このように、1つの問(wèn)題を2回に分けて解決すると、複數(shù)のドキュメントが記録され、1対多で、あまり良い記録習(xí)慣ではありません。

今ではこの方面に改善がありました。先日のように、財(cái)務(wù)ユーザーから意見(jiàn)がありました。財(cái)務(wù)は現(xiàn)在ERPシステムを使用しており、入荷明細(xì)書(shū)というレポートを使用しています。以前はこのレポートは倉(cāng)庫(kù)用だったので、購(gòu)入書(shū)の価格を持って出てこなかった。財(cái)務(wù)ユーザーがニーズを提示すると、レポートの機(jī)能をカスタマイズして、そのニーズを?qū)g現(xiàn)し、具體的なソリューションを書(shū)きました。しかし、使っていて私は発見(jiàn)して、今倉(cāng)庫(kù)員も仕入れ価格を見(jiàn)ることができて、これは私たちの會(huì)社の価格管理制度と合わない。うちの會(huì)社では、倉(cāng)庫(kù)の人は仕入れ価格を見(jiàn)ることができないと規(guī)定しています。そこで、私はまた権限を調(diào)整しました。今回のこの権限問(wèn)題の解決については、私は別の文書(shū)を書(shū)くのではなく、元の文書(shū)に直接変更し、補(bǔ)足しました。このように、この財(cái)務(wù)ニーズの解決はすべて1つの文書(shū)にしか反映されておらず、今後何か問(wèn)題が発生すれば、複數(shù)の文書(shū)記録をめくる必要はありません。

三、部下にもこの仕事習(xí)慣を身につけさせなければならない。

私たちは自分で勤勉と総括の習(xí)慣を身につけなければならないだけでなく、私たちの部下にもこの習(xí)慣を身につけさせなければならない。なぜでしょうか。私たちは今、あなたの部下がメールシステムというプロジェクトを擔(dān)當(dāng)していると仮定しています。會(huì)社は今、內(nèi)部のメールシステムを?qū)g施しなければならないが、あなたは手が離せないので、あなたの部下にこのメールプロジェクトの擔(dān)當(dāng)を依頼するしかない。では、このメールプロジェクトのプロセス全體について、実裝中に発生した問(wèn)題、ユーザーのニーズの顛末など、完全な文書(shū)記録を望んでいることは言うまでもありません。このように、後でこの従業(yè)員が退職しても、この資料に基づいて、メールシステムを維持することができます。そうでなければ、この社員が転職してから、メールシステムを維持するのは面倒で、少なくとも長(zhǎng)い時(shí)間をかけて勉強(qiáng)しなければなりません。実は、このような狀況は、私たちが普段から注意して、部下に文書(shū)を書(shū)くように促すだけで、避けることができます。

しかし、人はいつも利己的で、たとえあなたの部下が記録をしても、しかし、これらの記録は彼にとって、貴重な財(cái)産で、彼はまだそんなに喜んで貢獻(xiàn)しないかもしれません。私も以前はそうでしたが、誰(shuí)もがそう思っていたと思いますが、どうすればいいのでしょうか。私たちは制度を制定しなければならない。私の今のやり方は、従業(yè)員のドキュメント作成が直接彼らのレビューに関連していることです。私たちは今、月に1回審査を行い、普段の仕事に対して數(shù)量化を?qū)g行しています。あなたは今月どんな仕事をしたのか、詳しく記録しなければなりません。これは私たちの會(huì)社の要求で、私はまた1本追加して、あなたのした仕事、例えばOAシステムのメンテナンス、その月にどのメンテナンスを行ったかを書(shū)く以外に、どんな問(wèn)題を発見(jiàn)したか、どのように解決したかなど、詳細(xì)な記録を添付しなければなりません。これらのドキュメントは従業(yè)員の財(cái)産であるだけでなく、企業(yè)の財(cái)産でもあります。あなたの人は行ってもいいですが、これらの経験は私に殘さなければなりません。

だから、私たちは自分で良い文書(shū)を記録する習(xí)慣を身につけなければならないだけでなく、部下にもこの習(xí)慣を身につけさせ、そしてそれを共有させ、會(huì)社の共有財(cái)産にしなければならない。