職場での実用的なスキル-ドキュメント管理

私たちはITの仕事の、普段の仕事のノートは私たちの財産で、私たちは彼らを放っておくことはできません。実は、これはすべて私たちが良い文書管理習慣を身につけていないためです。

仕事の経験が豊富になり、プロジェクトに參加することが多くなりました。私たちのパソコンには価値のあるドキュメントがたくさんあるのではないでしょうか。しかし、ある日これらの文書が必要になったことに気づいたとき、それらはどこへ行ってしまったのか、私たちはこのようなつらい経験をしたのではないでしょうか。あるいは、私たちは普段文書を書く習慣を身につけていませんが、私たちが後で同じような問題に遭遇したとき、記憶力が悪いほどではないことに気づき、問題の研究を再開せざるを得ませんでした。確かに、私たちはITの仕事をしています。普段の仕事のノートは私たちの財産です。私たちは彼らを放っておくことはできません。実は、これはすべて私たちが良い文書管理習慣を身につけていないためです。

もちろん、良い仕事習慣を身につけるのは、簡単なことではありません。私自身も3年近くかかって、やっと良いものを身につけましたドキュメント管理慣習。今、私がここ數年ドキュメント管理で模索してきた良い経験と失敗の教訓を共有することは、皆さんの役に立つかもしれません。

一、一事一記、ふだんの勉強はおろそかにしてはいけない。

私は今まで何年も働いてきましたが、CIOこの位置では、時間も長くなりました。しかし、今の仕事では、いくつかの困難に遭遇することもよくあります。昨日私がActive Directoryをメンテナンスしていたとき、Active Directoryの中にOUがあり、ドメインの制御から離れ、ドメインに設定された管理戦略は、OUには機能しないという問題に遭遇しました。もちろん、OU設定では、継承するように設定されています。同僚と長い間研究して、やっと問題の所在を知った。問題が解決してから、夜8時過ぎになりましたが、私は30分殘業して、問題の現象と解決方法を詳しく記録しました。後で似たような問題に遭遇するかもしれませんが、私はもう最初からやる必要はありません。この資料をめくるだけで、簡単に問題を解決できるかもしれません。

でも、私が仕事を始めたときは、その習慣はありませんでした。その時、私はまだ會社の下のネットワークを維持する技術者でした。私の上司は何度も注意してくれました。普段は仕事の文書を書いて、問題を解決して、後で參考になるように文書を書いてください。でも、私は耳もと風にしています。私は非常にはっきり覚えていることがあります。それは私たちが採用しているのはLINUXシステムで、私たちの會社のファイルはすべてLINXUサーバーに存在しています。LINUXがLINXUのファイルサーバにアクセスするには不便で、コマンドラインでサーバ上の共有ファイルの価格を掛けなければならない。私は最初はまだ分からなかったので、マネージャーに聞いてやっと切る方法を知ったが、私は何の記録もしていなかった。1ヶ月後、私は似たような問題に遭遇し、私が再びマネージャーに教えを請うと、彼は私を言った、「あなたに言ったのではないか、どうしてまたできないのか」、彼は私に自分で調べさせた、仕方がない、私はネットで長い間探して、多くの人にも聞いて、やっと解決方法を知った。この事件の後から、私はおとなしくなって、ゆっくりと仕事の総括を書き始めて、仕事の上でいかなる問題に遭遇して、私は詳しく記録して、どのように解決して注意事項を注意するべきです。私の知識、スキルは徐々に成長し、蓄積されており、私のマネージャーもますます私を大切にしています。私の社長が転職してから、私は彼の地位に就きました。

だから、私たちの脳を信じすぎないでください。よく覚えているよりはペン先を腐らせるほうがいいと言われている。普段から、メモを取る習慣を身につけなければならない。そうすれば、私たちは進歩することができる。後で同じような問題に遭遇したとき、私たちはもう人に頼む必要はありません。{page_break}

二、文書の完全性とバージョン管理に注意する。

ある問題を解決するには、一度に完成するのではなく、何度も分けて解決したのかもしれません。小さな進歩を遂げるたびに、私たちは詳細な記録をしなければなりません。この記録は問題の進展に伴い、徐々に更新されなければならない。でも、私の昔の話は、そうではありませんでした。私は以前このような問題に遭遇したとき、問題が解決されたときに一度にまとめてみるのが好きでしたが、そうすると、時間が経つと、細かい問題が忘れられて記録できなくなるかもしれません。時には、私も毎回1つのドキュメントを記録します。このように、1つの問題を2回に分けて解決すると、複數のドキュメントが記録され、1対多で、あまり良い記録習慣ではありません。

今ではこの方面に改善がありました。先日のように、財務ユーザーから意見がありました。財務は現在ERPシステムを使用しており、入荷明細書というレポートを使用しています。以前はこのレポートは倉庫用だったので、購入書の価格を持って出てこなかった。財務ユーザーがニーズを提示すると、レポートの機能をカスタマイズして、そのニーズを実現し、具體的なソリューションを書きました。しかし、使っていて私は発見して、今倉庫員も仕入れ価格を見ることができて、これは私たちの會社の価格管理制度と合わない。うちの會社では、倉庫の人は仕入れ価格を見ることができないと規定しています。そこで、私はまた権限を調整しました。今回のこの権限問題の解決については、私は別の文書を書くのではなく、元の文書に直接変更し、補足しました。このように、この財務ニーズの解決はすべて1つの文書にしか反映されておらず、今後何か問題が発生すれば、複數の文書記録をめくる必要はありません。

三、部下にもこの仕事習慣を身につけさせなければならない。

私たちは自分で勤勉と総括の習慣を身につけなければならないだけでなく、私たちの部下にもこの習慣を身につけさせなければならない。なぜでしょうか。私たちは今、あなたの部下がメールシステムというプロジェクトを擔當していると仮定しています。會社は今、內部のメールシステムを実施しなければならないが、あなたは手が離せないので、あなたの部下にこのメールプロジェクトの擔當を依頼するしかない。では、このメールプロジェクトのプロセス全體について、実裝中に発生した問題、ユーザーのニーズの顛末など、完全な文書記録を望んでいることは言うまでもありません。このように、後でこの従業員が退職しても、この資料に基づいて、メールシステムを維持することができます。そうでなければ、この社員が転職してから、メールシステムを維持するのは面倒で、少なくとも長い時間をかけて勉強しなければなりません。実は、このような狀況は、私たちが普段から注意して、部下に文書を書くように促すだけで、避けることができます。

しかし、人はいつも利己的で、たとえあなたの部下が記録をしても、しかし、これらの記録は彼にとって、貴重な財産で、彼はまだそんなに喜んで貢獻しないかもしれません。私も以前はそうでしたが、誰もがそう思っていたと思いますが、どうすればいいのでしょうか。私たちは制度を制定しなければならない。私の今のやり方は、従業員のドキュメント作成が直接彼らのレビューに関連していることです。私たちは今、月に1回審査を行い、普段の仕事に対して數量化を実行しています。あなたは今月どんな仕事をしたのか、詳しく記録しなければなりません。これは私たちの會社の要求で、私はまた1本追加して、あなたのした仕事、例えばOAシステムのメンテナンス、その月にどのメンテナンスを行ったかを書く以外に、どんな問題を発見したか、どのように解決したかなど、詳細な記録を添付しなければなりません。これらのドキュメントは従業員の財産であるだけでなく、企業の財産でもあります。あなたの人は行ってもいいですが、これらの経験は私に殘さなければなりません。

だから、私たちは自分で良い文書を記録する習慣を身につけなければならないだけでなく、部下にもこの習慣を身につけさせ、そしてそれを共有させ、會社の共有財産にしなければならない。