出張中に同僚と適度な連絡を保つ方法

あなたが出張するという場合は、まったく連絡が取れないと感じる人もいれば、出張中のあなたと出勤時と変わらないと感じる人もいるかもしれませんが、すぐに電話に出たり、メールに返事をしたりします。だから、出張中に適切な連絡を保つことが大切です。皆さんが望んでいるからです。

例えば、出張中に同僚「天が落ちた」という大事に出會ってこそ、火を消すことができると思います。もし彼らにこのような考えを持たせたくないなら、同僚、取引先、その他の友達にどのような狀況で電話したりメールを送ったりすべきかを教えなければなりません。

Bates CommunicationsのSuzanne Bates會長は「そうでなければ緊急狀況、さもないと彼らはあなたに連絡しません。しかし、彼らにどんな狀況であなたに連絡するかを自発的に知らせなければなりません。」

　　バランスを保つ

もちろん、あなたもいつ返事をするか他の人に知らせなければなりません。Bates氏は「同僚があなたにメッセージを殘したが、いつ返事をするか分からないので、彼らはずっとこのことを心配している」と話した。

あるお客様24時間サービスだと思っているかもしれませんが、自分の會社や他のお客様を無視することはできません。だからお客様にはっきり言ってください。出張中、彼はあなたの主な人です。サービス相手は、他のことに注目する必要があります。

同時に。重要な連絡先にいつも連絡できる方法を提供しなければなりません。電話番號でも、ブラックベリーに注意機能のある電話番號でもいいです。RLM PR広報會社の最高経営責任者Richard Laermer氏は、「同僚はいつも緊急事態が発生したときに連絡してくれ、私の予備攜帯電話はずっと電源を入れている」と話した。

　　定期的な連絡

同時に多くのことをすると、特に出張の時に忙しくなる可能性があることはよく知られています。同僚と連絡を取り合うのも同じですから、いつも連絡を取り合っているのではなく、定期的に連絡しなければなりません。

Batesは毎日少なくとも2回會社の同僚と連絡することを提案して、1回は午前9、10時で、1回は午後3、4時です。このような頻度を堅持すれば、同僚はいつ簡単に連絡できるかを知ることができます。

もう1つの方法は、毎日メールを書く時間と音聲情報を殘す時間を殘すことです。GenMobi Technologiesの最高マーケティング責任者Karina Goldrajch氏は、「出張中は、會議の合間に30分も會社の同僚と連絡を取っていた」と話した。

また、出張時には主要な同僚と定期的に會議を開き、會議の注意をカレンダーに記入し、できるだけ時間を守らなければならない。SpherionヘッドハンティングのBrendan Courtney上級副総裁は、「出張中でも、部下と週に1回の定期會議を維持しています」と話しています。

　　常時通話

出張中は、電話をかけずにメールを送ったり、インスタントメッセージを書いたりする傾向があるかもしれません。実際に會話が必要な場合は、できるだけ電話でコミュニケーションをとるようにしましょう。道を走り回ったり、仕事をしたりするので、メールを送ったり、メールを書いたりするのは疲れやすいからです。

だから出張の時、Laermerは他のよく出張する人と賢明に電話で交流することを選んだ。彼は、電話の中で2つの言葉ではっきりしたことを言って、何通かのメールを書いてもはっきり言えないかもしれないと思っています。

もう一つ、出張中にどうでもいい情報を処理する必要はありません。これも、すぐに返事をしない理由です。だから同僚があなたにドライクリーニングの服が事務室に屆いたとメッセージを送ったら、彼に言ってもいいです:このようなことは、帰ってから私に注意してください。