ビジネス會(huì)議のマナー大全

中華名族とはマナーの國(guó)では、マナーを重視することで、より多くの効果を得ることができます。場(chǎng)面によって異なる社交儀禮に注意しなければならない……?
ケース

劉さんの會(huì)社は招待に応じてセミナーに參加しました。ビジネス界著名人およびニュース業(yè)界人が參加する。社長(zhǎng)は特に劉さんと一緒に參加するように手配し、同時(shí)に劉さんに大きな場(chǎng)面を見(jiàn)せた。

劉さんは朝寢坊して、彼が到著するのを待って、會(huì)議はもう20分も行われた。彼は急いで會(huì)議室のドアを押したが、「キーッ」と音がして、彼は一気に會(huì)場(chǎng)の焦點(diǎn)になった。座って5分もたたないうちに、靜かな會(huì)場(chǎng)にまた子守唄が鳴り響いた。誰(shuí)が音楽を流しているのか。劉さんの攜帯が鳴ったのか。これで、劉可さんは會(huì)場(chǎng)全體のスターになった……

ほどなくして、劉さんはもう別のことを考えているそうだ。

自分の職場(chǎng)や他の職場(chǎng)の會(huì)議に參加するにしても、會(huì)議のマナーを守らなければならない。このような高度なフォーカスの場(chǎng)合、ちょっと油斷すると、自分や職場(chǎng)のイメージを大きく損なうからだ。

私たちは最もよく使われる3種類(lèi)の會(huì)議儀禮を紹介します：仕事の會(huì)議儀禮、商談會(huì)儀禮、茶話(huà)會(huì)儀禮。

一、仕事會(huì)議のマナー

ワークミーティングのマナーの対象は、主に當(dāng)社、業(yè)界、または本システムの人員です。私たちは會(huì)議の規(guī)律、會(huì)議の風(fēng)格を正す2つの方面を紹介します。

1.會(huì)議の規(guī)律要求

作業(yè)服があれば、作業(yè)服を著るべきだ。定刻より5分ほど早く會(huì)場(chǎng)に著いて、會(huì)議の時(shí)間になってからではなく、ゆっくりと會(huì)場(chǎng)に入って、他の人に影響を與えます。

會(huì)議の間は、まじめに話(huà)を聞く姿勢(shì)を見(jiàn)せるべきだ。會(huì)議は仕事でもあり、まじめに話(huà)を聞く姿勢(shì)はあなたの仕事ぶりを示すだけでなく、発言している人への尊重でもあります。

うつ伏せになったり、もたれかかったり、あくびをしたり、落書(shū)きをしたり、頭を下げて寢たり、電話(huà)に出たり、歩き回ったり、隣の席と顔を合わせたりする行為は、非常に失禮です。

一人一人の発言が終わったとき、彼の発言に対する肯定と支持を示すために拍手を送るべきだ。

2.會(huì)風(fēng)を正しくする

私たちが明確にしなければならないのは、仕事の會(huì)議は仕事の過(guò)程の一環(huán)にすぎないので、會(huì)議が多すぎて、長(zhǎng)すぎる形式主義のやり方を克服する必要があるということです。

もし風(fēng)が正しくなければ、仕事を誤るだけでなく、仕事がぐずぐずして、仕事の効率が悪い悪い習(xí)慣を身につけます。私たちは會(huì)議をコントロールし、會(huì)議の風(fēng)を改善する両面から始めてみてはいかがでしょうか。

會(huì)議をコントロールすることは、會(huì)議の數(shù)、規(guī)模、経費(fèi)、時(shí)間、場(chǎng)所について、明確な規(guī)定をしなければならない。會(huì)議の承認(rèn)、経費(fèi)使用額、管理権限に関する條例を制定し、職務(wù)の比較的高い専門(mén)家が厳格に監(jiān)督、執(zhí)行する。

改善會(huì)風(fēng)。會(huì)風(fēng)は1つの職場(chǎng)とその指導(dǎo)者の仕事ぶりを反映することができる。會(huì)議が多すぎたり、會(huì)期が長(zhǎng)すぎたり、見(jiàn)栄を張ったりするのは、悪い気風(fēng)だ。風(fēng)合いを改善するには、次のことが必要です。

形式主義を捨てる。具體的で明確な內(nèi)容があって會(huì)議を再組織し、會(huì)議は具體的な問(wèn)題を解決しなければならない。

會(huì)議を厳格に制限する。會(huì)議の総量に制限を加えなければならない。會(huì)議の総量を制限することは、會(huì)山會(huì)海の根絶、會(huì)議の効率化に非常に役立つ。

では、會(huì)議の効率を高めるにはどうすればいいのでしょうか。

1つは會(huì)議の方式を改善することです。一般的な會(huì)議では、現(xiàn)代の通信機(jī)器、テレビ、ラジオ、電話(huà)、インターネットを用いた會(huì)議など、會(huì)場(chǎng)のない會(huì)議を開(kāi)催することができ、會(huì)議コストを大幅に節(jié)約することができます。

2つ目はテーマを集中することです。1回の會(huì)議でいくつかの會(huì)議の內(nèi)容を手配しても、會(huì)議のテーマを明確にしなければならない。これにより、議論が容易になり、実行が容易になる。

3つ目は內(nèi)容を圧縮することです。會(huì)議のテーマをめぐって、あってもなくてもいい內(nèi)容を削除しなければならない。

4は限定時(shí)間です。會(huì)議の開(kāi)始時(shí)間、発言時(shí)間、討論時(shí)間については、事前に明確に規(guī)定し、厳格に実行しなければならない。

5は指導(dǎo)者の模範(fàn)である。會(huì)風(fēng)の端正さ、指導(dǎo)者の模範(fàn)が必要だ。自分とは関係のない會(huì)議には參加すべきではない。時(shí)間通りに會(huì)議に參加し、會(huì)議のマナーを厳格に守る。無(wú)會(huì)場(chǎng)會(huì)議を提唱する、率先して発言時(shí)間などをコントロールする。

二、商談會(huì)のマナー

商談會(huì)は重要なビジネス活動(dòng)です。成功した商談會(huì)は、謀略も禮儀も必要だ。

1.商談會(huì)の儀禮的な準(zhǔn)備。商談會(huì)の手配や準(zhǔn)備をするときは、自分の身だしなみを重視し、商談の場(chǎng)所を用意し、商談の席次を配置し、それによって商談の丁重さと商談相手への尊重を示すべきである。

商談會(huì)は職場(chǎng)と職場(chǎng)との付き合いなので、仕事熱心、職業(yè)、洗練、効率的なイメージを表現(xiàn)すべきです。計(jì)器には厳しい要求が必要だ。男性はボサボサで顔を汚してはいけない、ひげを生やしたり、もみあげを大きくしてはいけない。女性は端正で上品な髪型を選び、薄化粧をしなければならない。モダンな髪型や最先端の髪型、カラーの髪を染めたり、艶やかな化粧品をしたり、香りの強(qiáng)い化粧品を使ったりしてはいけません。

商談會(huì)は大局的な関係にあるので、このような場(chǎng)では、正統(tǒng)、簡(jiǎn)潔、上品、規(guī)範(fàn)的な最も正式な禮儀服を著るべきだ。男性は濃い色のスーツと白いシャツ、無(wú)地やストライプのネクタイ、濃い色の靴下と黒いベルト付き革靴を著なければならない。女性は濃いスーツのスカートと白いシャツを著て、肉色の長(zhǎng)いスカートやパンティーストッキングと黒いハイヒール、半ハイヒールの靴を合わせなければならない。

2.商談會(huì)の席次手配

ホストを務(wù)めて商談を手配するなら、マナーという「切り札」を各方面で活用しなければならない。商談會(huì)の舞臺(tái)裏では、禮儀を適切に運(yùn)用し、お見(jiàn)送り、おもてなし、相手の世話(huà)をすることで、信頼を勝ち取り、理解、尊重を得ることができます。

商談會(huì)では、商談ホールの環(huán)境を整え、関連する用品を用意するだけでなく、特に禮儀性の高い席次問(wèn)題を重視しなければならない。

席次問(wèn)題は正式な商談會(huì)を行う際には、重視しなければならない。小規(guī)模な商談會(huì)や予備的な商談會(huì)だけが、こだわらなくてもいいです。

二國(guó)間商談を行う場(chǎng)合は、長(zhǎng)テーブルまたは楕円形テーブルを使用し、主客はテーブルの両側(cè)に座るべきである。テーブルを橫に置く場(chǎng)合は、正門(mén)に面した方が上で、お客様の側(cè)になります。テーブルを縦に置くと、ドアに入る方向を基準(zhǔn)にして、右側(cè)を上にして、客側(cè)に屬します（図12-1のように）。

商談を進(jìn)めるとき、各當(dāng)事者の擔(dān)當(dāng)者は自分の中に座っています。殘りの人員は右高左低の原則に従い、職位の高低に応じて近くから遠(yuǎn)くまでそれぞれ主談人員の両側(cè)に座っていなければならない。翻訳があれば、擔(dān)當(dāng)者の右側(cè)に座るように手配することができます（図12-2）。

多國(guó)間商談を行う際には、失禮を避けるために、國(guó)際的な慣例に従って、円卓を商談テーブルとして「円卓會(huì)議」を行うのが一般的です。これで尊卑の限界は薄れてしまった。それでも、具體的に座るときは、各方面の參加者ができるだけ同時(shí)に入場(chǎng)し、同時(shí)に座ることにこだわっている。少なくともマスター側(cè)の人はゲスト側(cè)の人の前に座ってはいけません。

3.商談の三大方針

商談の過(guò)程で、雙方の人員の態(tài)度、心理、方式、手法などは、いずれも商談に重大な影響を與える。

一つは法律に基づいて事を運(yùn)ぶことである

商談?wù)撙肖Δ工伽皮位顒?dòng)は、國(guó)の法律に基づいて行わなければならず、既得権益を確保することができない。

第二に、人に禮儀を盡くすこと

商談?wù)撙摔稀⑸陶剷?huì)の全過(guò)程において、常に、どこにでも、何事も相手に対して誠(chéng)実な敬意を失わないように表現(xiàn)することが求められている。そして今後のさらなるビジネス付き合いでは、「あなたは私を1尺、私はあなたを1丈」と暗黙化する効果も発揮されます。

第三に、互恵、平等協(xié)調(diào)

商談は協(xié)力や協(xié)力のための準(zhǔn)備です。だから円満な結(jié)末は、商談のすべての參加者が、一定の成功を収め、より大きな利益を得ることであるべきだ。ビジネス商談を「一発売買(mǎi)」と見(jiàn)なし、多ければ多いほどいいと主張し、自分の大勝と相手の徹底的な失敗を商談會(huì)の最終結(jié)果として勝ち取ろうとすれば、味方と相手のさらなる?yún)f(xié)力を危うくするに違いない。そして、悪い評(píng)判を「勝ち取る」こともあります。

三、茶話(huà)會(huì)のマナー

他のタイプのビジネスミーティングと比べて、ティーパーティーは社交色が最も濃いものです。

1.ティーパーティーの目的

舊友と連絡(luò)を取り、新しい友人を作るための対外連絡(luò)や接待的な社交的な集會(huì)だ。參加者は形式にこだわらず自由に発言することができ、ティータイムも用意されている。茶話(huà)會(huì)は一般的に席次を並べないが、少なくとも席次の配置はあまり明らかではない。自由に活動(dòng)でき、參加者はサインする必要はありません。

2.ティーパーティーの開(kāi)催

茶話(huà)會(huì)のマナー、具體的な內(nèi)容は主に會(huì)議のテーマ、來(lái)賓招待、時(shí)間場(chǎng)所の選択、茶菓子の準(zhǔn)備、席次の手配、會(huì)議の議事日程、発言などの7つの方面に関連している。

第一に、茶話(huà)會(huì)のテーマは、合コン、娯楽、特定のテーマの3つに分けることができます。

合コンをテーマにしたティーパーティーは、私たちが最も多く見(jiàn)られます。娯楽をテーマとした茶話(huà)會(huì)は、雰囲気を活性化するために、いくつかの娯楽番組を手配し、それを茶話(huà)會(huì)の主要な內(nèi)容として、現(xiàn)場(chǎng)の自由參加と即興演技を主とする、特定の時(shí)間、または特定の専門(mén)的な問(wèn)題のために開(kāi)かれた茶話(huà)會(huì)で、特定の専門(mén)家の見(jiàn)解を聞いたり、特定の関係にある人と會(huì)話(huà)したりすることができます。

第二に、主催者は茶話(huà)會(huì)を準(zhǔn)備する際、テーマを中心に、來(lái)賓を招待しなければならない。特に主要な參加者を確定しなければならない。

來(lái)賓は、當(dāng)社のコンサルタント、社會(huì)的著名人、パートナーなどの各方面の人々であることができます。

茶話(huà)會(huì)の來(lái)賓リストが確定すると、すぐに招待狀の形式で相手に正式な招待を提出しなければならない。通常、ティーパーティーの招待狀は半月前に送られるか、招待された人に送られるべきで、招待された人は返事をする必要はありません。

第三に、時(shí)間、空間の具體的な選択。

これは茶話(huà)會(huì)が成功するための重要な條件だ。新年を迎えるのも、周年の祝典も、重大な決定の前後も、危難に見(jiàn)舞われた時(shí)も、茶話(huà)會(huì)を開(kāi)く好機(jī)だ。

恒例によると、ティーパーティーを行うのに最適な時(shí)間は午後4時(shí)ごろだ。場(chǎng)合によっては、午前10時(shí)ごろに手配することもできます。具體的な操作を行う際にも、舊則にとらわれることなく、參加者、特に主要な參加者の都合や地元の人の生活習(xí)慣を基準(zhǔn)にしなければならない。茶話(huà)會(huì)は往々にして長(zhǎng)くても短くてもよく、肝心なのは現(xiàn)場(chǎng)で何人が発言しているか、発言が活発かどうかにかかっている。時(shí)間を1時(shí)間から2時(shí)間に制限すると、その効果はよりよくなることがよくあります。

茶話(huà)會(huì)を行うのに適した場(chǎng)所は主に：1つは主催者の會(huì)議室です。二つ目はホテルの多目的ホールです。3つ目は主催者の擔(dān)當(dāng)者の自宅リビングです。4つ目は主催者の責(zé)任者の自家庭園または野外庭園です。第五に、貸し切り高級(jí)な営業(yè)的な茶店や茶室。レストラン、カラオケ、バーなどでは、お茶の會(huì)を開(kāi)くのに適していません。

第四に、お茶の準(zhǔn)備。お茶の會(huì)は主食ではなく、お酒の手配はせず、お茶だけを提供します。茶話(huà)會(huì)は「話(huà)す」ことを重視し、「食べる」ことを重視しているので、食べることを工夫する必要はありません。

茶話(huà)會(huì)では、參加者に提供されるお茶菓子は、脇役として位置づけられなければならない。私たちが準(zhǔn)備を進(jìn)める際に注意しなければならないのは、

接客用の茶葉、茶器については、必ず丁寧に準(zhǔn)備しなければならない。できるだけ上品なものを選ぶべきで、むやみに數(shù)えてはいけない。參加者の好みの違いにも注意しなければならない。例えば緑茶、花茶、紅茶。

陶磁器の茶器を選んだほうがいいし、茶碗、茶碗、急須のセットにもこだわったほうがいい。

主にお茶を供給するほか、茶話(huà)會(huì)では參加者のためにお菓子や果物、地方の味の軽食を少し用意することもできます。注意しなければならないのは、茶話(huà)會(huì)で參加者に提供されるお菓子、果物、地方の味の軽食で、品種は適切で、數(shù)量は十分で、そして持ちやすいようにして、同時(shí)に手ぬぐいを添えなければなりません。

茶話(huà)會(huì)が開(kāi)かれてから會(huì)食する必要はないのが慣例だ。

第五に、席次の手配

全體的には、參加者の具體的な席次を手配する際には、茶話(huà)會(huì)のテーマに合わせなければならない。

茶話(huà)會(huì)の參加者の具體的な席次を手配するときは、次の方法をとることができます。

1つはサラウンドです。議長(zhǎng)席を設(shè)けず、座席やソファ、ティーテーブルを會(huì)場(chǎng)の周りに置き、席次の具體的な尊卑を明確にせず、參加者が入場(chǎng)後自由に座るようにした。この席次の配置方法は、ティーパーティーのテーマに最も合っており、最も流行している。

二つ目は散座式です。散座式順位は、屋外で行われる茶話(huà)會(huì)によく見(jiàn)られる。座席、ソファ、ティーテーブルは自由に組み合わせられ、參加者が個(gè)人の要求に応じて自由に配置することもできます。これにより、ゆったりとした、快適な社交環(huán)境を作りやすくなります。

三つ目は円卓式です。円卓式順位とは、會(huì)場(chǎng)に円卓を置くことで、參加者は周?chē)欷俗杂嗓俗盲皮坤丹ぁ易渴饯雾樜护摔洗韦?つの形式があります。1つは、會(huì)場(chǎng)の中央に大きな楕円形の會(huì)議テーブルを置くのに適しており、參加者全員が周りに座ってください。二つ目は會(huì)場(chǎng)に円卓を數(shù)枚置くことで、參加者は自由に組み合わせてください。

4は議長(zhǎng)式である。茶話(huà)會(huì)では、この順位とは、會(huì)場(chǎng)で司會(huì)者、主人、主賓が意識(shí)的に一緒に座り、通常通りに座ることを意味します。

第六に、茶話(huà)會(huì)の基本的な議題

第一項(xiàng)：司會(huì)者は茶話(huà)會(huì)の開(kāi)始を宣言する。発表が始まる前に、司會(huì)者は參加者に席についてもらう。開(kāi)始を発表すると、司會(huì)者は主要な參加者を少し紹介することができる。

第二項(xiàng)：主催者の主な責(zé)任者の話(huà)。彼の話(huà)は今回の茶話(huà)會(huì)のテーマを明らかにすることを中心にして、主催者を代表して、參加者全員に歓迎と感謝を表すことができて、そしてみんなにいつもの理解と支持を懇願(yuàn)します。

第三項(xiàng)：參加者の発言。これらの発言はどんな狀況でも茶話(huà)會(huì)の重心である。參加者が発言の中で歯に衣著せぬ発言をし、言いたい放題になるように確保するために、通常、主催者は事前に発言者を指定したりソートしたりせず、発言の具體的な時(shí)間を制限することなく、參加者が自由に即興的な発言をすることを提唱している。一人で何度も発言して、自分の見(jiàn)解、主張を絶えず補(bǔ)充し、改善することができる。

第四項(xiàng)：司會(huì)者のまとめ。司會(huì)者が少しまとめてから、茶話(huà)會(huì)の終了を宣言することができます。

第七に、茶話(huà)會(huì)の発言

現(xiàn)場(chǎng)の発言は茶話(huà)會(huì)で重要視されている。茶話(huà)會(huì)は、誰(shuí)も積極的に発言しなかったり、參加者の発言が深刻に脫線(xiàn)したりすると、茶話(huà)會(huì)の最終的な失敗につながります。

茶話(huà)會(huì)では、司會(huì)者のより重要な役割は、現(xiàn)場(chǎng)で時(shí)勢(shì)を見(jiàn)極め、勢(shì)いに乗って參加者の発言を誘導(dǎo)し、會(huì)議の全體を制御することだ。みんなが爭(zhēng)って発言した時(shí)、司會(huì)者は前後することにした。誰(shuí)も発言しないとき、司會(huì)者は新しい話(huà)題を引き出す。あるいは誰(shuí)かに発言してほしいと懇願(yuàn)する。會(huì)場(chǎng)で口論になったとき、司會(huì)者は立ち止まって説得しなければならない。參加者一人一人が発言する前に、司會(huì)者は発言者に少し紹介することができる。発言の前後に司會(huì)者が率先して拍手しなければならない。

參加者の茶話(huà)會(huì)の発言や表現(xiàn)などは、適切でなければならない。発言を要求するときは、手を挙げて合図することができますが、謙譲にも注意して、爭(zhēng)わないでください。自分がどんな意見(jiàn)を持っていても、人の発言を遮ってはいけない。成績(jī)を肯定するときは、お世辭を極力戒めなければならない。批判をするときは、皮肉や皮肉を言ってはいけない。その場(chǎng)で不満を示したり、プライベートで人身攻撃をしたりするのは禁物だ。