仕事を効率的にシンプルにする10の方法

一、仕事の目標と要求をはっきりさせ、重複作業を避けることができ、ミスの機會を減らすことができる。

あなたが整理しなければならない問題は以下の通りです。私は今の仕事にどのような変化をしなければなりませんか？どこから始めるべきですか？影響を避けるために、どのようなことに注意すべきですか？

他の人を斷ることを知っていて、余分な要求に自分の仕事の進度を亂さないようにします。

多くの人にとって、他の人の要求を斷るのは難しいことのようです。

斷るコツはとても重要です。

相手の要求に応じるべきかどうかを決める時、まず自分に聞いてみます。「何をしたいですか？それとも何をしたくないですか？何が一番いいですか？」相手の要求を承諾すれば、既存の仕事の進度に影響がありますか？また、あなたの遅延で他の人に影響がありますか？もし承諾したら、本當に相手の要求の目標を達成できますか？

三、主動的に上司に優先順位を決めるように注意すると、仕事の負擔を大幅に軽減することができます。

「手元の仕事が全部終わっていないのに、仕事を山のようになくしてしまうなんて、無理です。」

しかし、あなた自身に問題があるかもしれませんか？適切に真実を反映していますか？言わないと、上司はあなたがこんなに多くのことをする時間があると思います。

それに、彼はとっくに覚えていないかもしれません。前にあなたに仕事を任せました。

社長は注意されるべきです。

もちろん、こんなに多くの仕事を同時にこなすことはできません。なぜ主導的に上司の仕事の優先度を決めてくれませんか？あなたはしないわけではないですが、すべてのことには先があります。

注意してください。討論の過程で常に主管の立場に立って考え、彼の直面する圧力を理解しなければなりません。

あなたがするべきなのは主管に協力して問題を解決するので、主管に問題を押し付けるのではありません。

もちろん、自分で問題を受けるべきではない。

四、報告する時は自分の観點を持って、少量の情報だけで社長に満足させることができます。

多くの人が主管や社長に報告する時、情報が足りないと心配しています。「もし社長が質問したら、答えられないなら、どうすればいいですか？」ビジネス心理コンサルタントの心理學者ジョン？維仏氏の研究によると、10%から15%の人が社長に対して恐怖心を持っています。

実は、この心配は余計です。

多すぎる情報は重點がなくなります。もし説明が足りないなら、社長にとっては何の役にも立たないです。

「內容は簡潔で、要點を切り詰めて、最も重要なのは私の迅速な意思決定を助けてくれることです。」

これはジョンソンが複數のベテラン幹部に簡単な內容に対する要求を尋ねた時に得られた普遍的な結論です。

重要な情報やデータを利用して説明することです。あいまいな表現ではなく、自分の観點が必要です。

上司に報告する時は、正確に時間をコントロールしてください。

五、速報時にインタラクティブな機會を増やして、レポートの內容と報告の時間を短縮することができます。

本當に成功したレポートは、明確で正確に情報を伝達し、コミュニケーションと対話の機會を作って、相手にあなたのレポート內容のために思考、意思決定または行動を変えさせます。

したがって、重要なのは新聞ではなく、コミュニケーションの質です。

あなたは「報告」だけではなく、雙方向の會話を誘発して、相手に影響を與えようとします。

どのような新聞を作る前に、以下の3つの原則を考えなければなりません。聴衆が新聞を聞いてからどのようなポイントを覚えてほしいですか？聴衆はどのような感じがありますか？彼らが新聞を聞いてからどのような決定があることを望みますか？

次は実際の制作問題です。

一番いいのは、リスナーが知りたいポイントを問題に変えることです。そうすると、すぐに聴衆の注目を集めるだけでなく、仕事の負擔を大幅に軽減することができます。

レポートのプロセスはあなた一人だけが話して、問題を出してはいけません。視聴者と対話する機會があります。

そうすると、50分間の議題は30分間のレポート內容を準備するだけで、殘りの時間は聴衆と対話するべきです。

六、メールを有効にフィルタして、自分の注意力を最も重要な情報に集中させます。

正確なフィルタリングの流れは、まずメッセージの主旨と差出人を見て、今日は見なければならないと思わせる理由がなければ、直接に削除することができます。

このように少なくとも50%のメールを削除することができます。

第二のステップは、殘りのメッセージの內容を速やかに閲覧し始めます。手紙の內容は近いうち（例えば、二週間以內）に完成しなければならない仕事でない限り、直接削除できます。

これでまた25%のメッセージを削除できます。

七、メールの內容はできるだけ簡潔にして、手紙を書く時間を節約し、相手の応答の機會を増やす。

「一番読みやすく、理解して返信してくれる手紙は、私の注意を引きます。」

これはジョンソンが「シンプルさを追求する」という研究計畫を実施した時に、ある上級幹部が電子メールの使用習慣について答えたものです。

最小のスペース、最低の文字を利用して、最も多く、最も重要な情報を伝達しなければなりません。そして、もっと読みやすく、相手の時間を節約しなければなりません。

どうすればいいですか？必ず必要です。1、メールの內容を8～12の範囲に制限してください。

2、20文字以上は改行します。

3行を超えると空行が必要です。

八、コミュニケーションの可能性がない時、時間を無駄にしないで変えたいです。

どんな考えや意見を出しても、毎回門前払いをします。

もし本當にこのような主管に出會うならば、完全に疎通の可能性がない時、この時にあなたは更に時間あるいは精神を浪費して無意味な疎通をする必要はありません。

この時、あなたは必ず選択をしなければなりません。このような仕事環境を受け入れることができますか？すべては主管の意見によってだけ仕事をします。それともあなたは自分の発揮する空間があるのが好きです。

これは選択の問題で、良いか悪いかに関係がありません。

九、信頼を得るためには、コミュニケーションを繰り返す必要がなく、必要な資源を獲得することができます。

社長の信頼はあなたの問題解決能力から來ています。

ですから、違う角度から考えなければなりません。何が一番頭が痛いのですか？予定通りに完成できないのですか？それとも狀況をコントロールできないのですか？將來については不安ですか？もっと多くのことをして、コストを下げることを望んでいますか？予算を爭う時には、まず社長が心配する問題をよく考えて、社長を説得する理由として、これが一番効果的です。

また、あなたの職場や部門の需要だけを強調しないでください。予算を獲得する目的は社長の問題解決を助けるためで、目標を達成するためです。

ですから、あなたのポイントは予算の數字ではなく、ボスが心配している問題です。

あなたが初めて要求をする時、一番重要なのは上司にあなたの提案を理解させることです。會議の時間が短いほどいいです。15分を超えないほうがいいです。

初めて提案した時に、どのぐらいの予算が必要かを直接に要求しないでください。これでは、あまり高い成功率は得られません。

あなたの目標は2回目の討論の機會があるはずです。

社長が再度予算の問題を検討したいなら、通常成功の機會は8割以上に達することができます。

十、仕事そのものに集中して、業績評価の名目ではなくて、本當に良い表現ができる。

あなたがしたいのは以下の二つのことだけです。

1、少なくとも毎月あなたの擔當者に聞いてみます。「私はどうやってやっていますか？」できるだけ具體的な問題を提出します。例えば、「社長は私のスケジュールについて何か意見がありますか？」「會議の流れがとてもスムーズだと思いますが、まだ改善すべきところがあると思いますか？」

あなたはいつでも主管と自分の仕事の態度を疎通するべきで、毎年一回の業績評価量だけではなくて、このようにあなたは事前に自分の欠點がどこにあるかを知っていて、直ちに改正をして、同時に主管の期待をも理解することができます。

2、少なくとも毎月に「元のスケジュールは調整する必要がありますか？」と聞いています。おそらくあなたの目標は年初、または前の年の年末までに決められたものですが、外在的な環境が変化しています。以前設定した目標は必ず調整されます。