求人職場の基本マナー電話マナーを簡単に身につけます。

　（一）重要な第一聲

ある會社に電話すると、相手の親切で美しい挨拶が聞こえます。心の中ではきっと楽しく會話がスムーズに展開され、その會社にいい印象を與えます。電話の中では自分の行動に少し気をつければいいです。

相手はまったく違った印象を受ける。同じように言います。「こんにちは、ここはXX會社です。」しかし、聲がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を與えます。だから覚えておいてください電話に出る時には、「代表的な職場イメージ」という意識が必要です。

　（二）喜びの気持ちを持つこと

電話をする時は気持ちを良くしてください。相手が見えなくても、明るい口調からあなたに感染され、素晴らしい印象を與えます。顔の表情は音の変化に影響しますので、電話の中でも「相手が見ている」という気持ちで対応してください。

　（三）明るい聲

　　電話をかける途中では絶対にタバコを吸ったり、お茶を飲んだり、おやつを食べたりしてはいけません。だらだらした姿勢でも相手は「聞く」ことができます。電話をかける時、腰を曲げて椅子に橫になったら、相手があなたの聲を聞くのはだらしなくて、しょんぼりしています。姿勢が整っていれば、出す音も親切で、元気いっぱいです。だから電話するときは、相手が見えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿勢に気をつけましょう。

　（四）迅速かつ正確な接聴

現代の従業員は仕事が忙しくて、機の上でよく二、三臺の電話があります。電話のベルが聞こえます。電話のベルが鳴ったら3秒ぐらいです。もし長時間電話に出ないなら、相手を長く待たせるのは失禮です。相手は待つ時にいらいらします。あなたの職場は彼に悪い印象を與えます。電話が遠くても、電話が聞こえます。

ベルが鳴ったら、近くに他の人がいません。一番早いスピードで受話器を持ち上げるべきです。このような態度はすべての人が持つべきです。このような習慣はすべての事務室のスタッフが身につけなければなりません。電話のベルが五回鳴ったら受話器を取って、まず相手に謝るべきです。電話が鳴ったら、「もしもし」というだけで、相手は非常に不満で、悪い印象を與えます。

　（五）きちんとした記録

5 WIH技術をいつでも覚えています。5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Whereどこ④What何事⑤Whyどうして⑥HOWはどうやって行いますか？仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。電話に対しても、電話に出ることは同じ重要性を持っています。電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術によるものである。

　（六）電話の目的を知る

勤務時間にかかってくる電話はほとんど仕事と関係があります。會社の電話はどれも重要です。適當にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「いません」とだけ言って電話を切ってはいけません。電話に出る時も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。まず相手の著信の目的を知るべきです。自分で処理できないなら、ちゃんと記録して、婉曲に相手の著信の目的を探求するべきです。

　（七）電話を切る前のマナー

終わります電話で話します電話をかけた側から、「さようなら」と挨拶し、また電話を切るのが普通です。自分で話し終わったら、電話を切ってはいけません。