専門家が事務マナーについて説明してくれます。

　　電話に出る

電話連絡は人の文明の程度を反映することができて、1つの部門のイメージをも代表しました。普通は朝7時前、夜10時以降、週末は會社や自宅に電話するべきではないです。そうでないと、電話の內容は非常に緊急だと思います。電話に出る時は積極的で友好的で、口調と聲調に注意します。

電話のベルが鳴ると、相手を待たせてはいけません。普通は三回以內に電話を受けます。受話器を取って、気溫と挨拶をしてから、部門名を報告します。相手が待つべきなら、「すみません、數分待ってもいいですか？」あるいは「後で電話します。電話番號を殘してください?！?/p>

うっかり電話番號を間違えたら、まず謝ってから切ってください。相手が不在の場合は、名前、會社名、電話番號、用件などを含めて、できるだけ相手方に完全な情報を殘してください。相手の電話を回したり、「この人はいません」と伝えたりして電話を切ってはいけません。

　　來客を接待する

來客があなたのオフィスに著いたら、出発して挨拶を交わし、來客に席を座ってから、自分で席に座ってください。本社の指導者が來訪したり、仕事をしたりしても、同じ禮儀を使います。お客さんが來た時はちょうど電話をかけていますが、先に席を立ってお客さんに知らせて、早く電話を終わらせます。

　　訪問する他の人

訪問する前に相手と時間を決めて、時間通りに約束します。交通渋滯や他の予期せぬ事情で遅れた場合は、事前に相手に知らせ、準備をさせておきます。萬が一の場合、本當に約束に間に合わない場合は、できるだけ早く相手に説明と謝罪をしなければなりません。訪問中、他人の機の上の資料や事務用具を勝手にひっくり返してはいけません。

待つ間、主人が電話をかけるなら、回避するかどうか聞いたほうがいいです。電話の內容は他人のプライバシーや機密にかかわることがありますから。訪問の目的を達成するかどうかに関わらず、出発する時は直ちに出発して、長くぼうっとするべきでなくて、別れの時に主人に感謝して、別れます。