秘書公文書を書くには入門公文書の基本常識が必要です。

語體は修辭學での使用には二つの意味があります。一つは語體文、つまり白話文と文語文の相対を指します。二つは言語の機能風格であり、それは人々が異なる社會生活領域で交際する時、異なる言語環境によって形成された一連の使用言語材料の特徴の総合です。

俗にいう語體主に後者を指す。語體は話し言葉と書き言葉の二つの種類に分けられます。後者は具體的に科學語體、蕓術語體、政論語體と事務語體に分けられます。公用語體は事務語體の分體の一つで、人々が公務活動において形成され使用されています。公文語體は実用を目的として、これによってその語體の風格が平実で、簡明で、荘重であることを決定しました。

公文書は実用的だから、使っています。言語時には、目的を明確にし、コミュニケーションを加速させることに目を向ける必要があります。これは、公正かつ簡明に書くことが必要です。また、公文書は一定の権威を持っていますので、言語を使う時は、どのように処理の効力を保証するかを考慮しなければなりません。

時効性とは、いずれのファイルにも一定の時効があり、時効がないファイルは存在しないということです。時効の発生は、文書に明示的に定められた有効期間を除き、すべての文書は「成文日」を有効期間とする。

文書の時効の喪失は、一般的に2つのケースがあります。一つは、新しい文書に取って代わられたことを明確に宣言し、新しい文書が生まれた日から、元の古い文書の時効は直ちに停止されます。もう一つは客観的情勢の変化に伴い、一部の文書の時効は自然に終了されます。

気になるのは時効性時限性との違い。時効性と時限性は一致しています。例えば、いくつかの法規性公文書の実施が一段落して、新しい法規性文書が誕生しました。その中には一部の內容は執行停止後に効力があるかもしれません。この場合、時効性と時限性は一致します。効力がないと、両者は違います。

時間の制限は時間の限度で、時間を超過して、作用はすぐに喪失します；時効性の言うのは効力で、時間を超過して、その効力つまり社會の作用は依然として存在します。