オフィスマナー：メールの返信テクニック

　　1.Emailに返信する

他人の重要なメールを受け取ったら、すぐに相手に返事をすることは、往々にして欠かせないことであり、これは他人への尊重であり、理想的な返事時間は2時間以內であり、特に緊急で重要なメールに対してである。

各メールをすぐに処理するには時間がかかりますが、優先度の低いメールの場合は特定の時間に集中して処理することができますが、一般的には24時間を超えないでください。

もし事が複雑で、タイムリーに正確に返事ができない場合は、少なくともタイムリーな返事は「受け取った、私たちは処理している、結果があればすぐに返事をする、クラウド」と言うべきです。相手を待たせないで、受け取ったことを確認するだけでも、すぐに返事をすることを覚えておいてください。

出張や休暇中の場合は、仕事に影響を與えないように送信者にメッセージを送る自動返信機能を設定する必要があります。

　　2.実行対象性返信

返送品が質問に答えるときは、関連する質問を返送品に寫して、答えを添付したほうがいい。簡単なものではなく、それはあまりにもぶっきらぼうで、必要な説明をして、相手に一度に理解させて、これ以上繰り返し交流して、資源を浪費することを避けるべきだ。

　　3.返信は10文字未満ではいけない

相手があなたに大きなメールを送ってきて、あなたは確かに「はい」、「はい」、「ありがとう」、「知っています」などの言葉だけに返事をするのは非常に失禮です。どうやっても10文字を集めて、あなたの尊重を示す必要があります。

　　4.同じ問題について何度も質問しない返信議論して、高いビルを建てないでください

もし雙方が同じ問題についての交流の返事を3回以上送ったら、これは交流がうまくいかず、はっきり言えないことを説明するしかない。この場合は電話でのコミュニケーションなど他の方法でコミュニケーションを取ってから判斷する必要があります。Eメールは時には最高のコミュニケーション方法ではありません。

複雑な問題に対して、複數の受信者が頻繁に返信し、意見を発表し、メールをREほど高くすることで、メールが長すぎて読めないことになります。この場合は、前に検討した結果を小結し、ダイエットを削減し、有用な情報を際立たせるべきである。

　　5.ReplyとReplyAllを區別する（個別返信と返信全體を區別する）

もし一人で知っていることがあれば、一人で返事をすればいい

もしあなたが送信者からの要求に結論を出して応答するならば、replayall、みんなに知ってもらうべきです；相手にこのことを手伝ってもらってはいけない。

もしあなたが送信者の質問について不明であったり、異なる意見があったりした場合は、送信者と個別にコミュニケーションをとるべきであり、すべての人の前で、REを止めずにREに來て、送信者と議論してください。君たちは討論してからみんなに話しなさい。上司に確定していないメールを頻繁に送信しないでください。

「すべてに返信」をクリックする前に、よく考えてみましょう！

　　6.能動的メールのやりとりを控える

無駄な返信を避け、リソースを浪費するために、文の中で受信者の一部を指定して返信するか、文末に次の文を追加することができます。