事務室の服裝マナー（二）

3.オフィス環境マナー

公共のオフィスエリアでタバコを吸わない、雑談をしたり、大聲で騒いだりします。水道と電気を節約します。オフィス家具と公共施設に落書き、落書き、貼り付けを禁止します。トイレを清潔にしてください。指定されたエリアに車を駐車します。

水を飲む時、もし來客を接待しないなら、使うべきです。

使い捨てのコップの無駄を減らす。

勝手に外來者を連れてオフィスに入ってはいけません。會談と接待は商談エリアで手配します。

最後にオフィスエリアを離れる人は電燈、ドアと窓、及び室內の総ゲートを閉めてください。

個人のオフィスエリアは維持します。

清潔で、オフィス用品以外は露出しないで、デスクトップのコードはきちんと置いてあります。

用事があって自分のオフィスの席を離れる時、椅子を事務機の中に押し戻すべきです。

退勤する前に、使用者は使用する機械の電源を切って、テーブルの荷物を元に戻して、貴重品と重要書類をロックします。

4事務室での電話応対のマナー

電話は便利な通信手段として日常生活の中で使うことが大切です。オフィスでは仕事上の必要性のために、いつも電話に出るかもしれません。ですから、電話のイメージを保つことはとても重要です。

電話のベルが鳴ったら、口の中でものを食べてはいけません。同僚とふざけていても、落ち著いたら電話に出ます。ものを食べながら電話をしないでください。必要でない動作はやめてください。電話のベルが三回鳴ったら、必ず受けます。

電話を受ける時はまず挨拶をします。電話を受けるのが遅くなったら、お客さんに謝るべきです。挨拶する時は元気を出してください。

それから、自分の家を名乗ります。內線でどの部門を申し込みますか？電話で話しています。體の動きに合わせて笑顔、頷きます。話し聲が大きくならないようにしてください。聲の調子はあまり高くないようにしてください。マイクは口から近い距離にならないようにしてください。時々「うん」、「はい」、「はい」、「はい」などのフレーズを話します。

電話の取り次ぎが必要な場合は、お客様を待ってもらい、速やかに取り次ぎます。電話の代わりに、伝言や伝言が必要かどうかを主動的に聞きます。

メッセージは正確に記録し、繰り返し確認してください。

電話を切る時、お客様に何か言い付けがありますか？お客様に敬意を表します。

さようならと言って、お客さんが電話を切るのを待ちます。