あなたが知っておきたいオフィスマナー（3）

　　オフィス環境マナー

公共事務所でタバコを吸ったり、おしゃべりをしたり、大聲で騒いだりしない。水力発電を節約するオフィス家具や公共施設への落書き、落書き、落書きを禁止する。トイレを清潔に保つ、指定されたエリアに車両を駐車します。

水を飲む時、來賓を接待しない場合は、個人のコップを使用し、使い捨てのコップの浪費を減らすべきだ。勝手に外來者をオフィスエリアに連れて行ってはならず、會談と接待は商談エリアに配置されている。最後にオフィスを離れる人は、電燈、ドア、窓、室內の総ブレーキをオフにしなければならない。

個人執務區は機の位置を清潔にし、非執務用品は露出せず、機のサイズはきちんとしていなければならない。用事があって自分のオフィスの席を離れる時、座席をデスクの中に押し戻すべきです。

退勤して事務室を出る前に、使用者は使用する機械の電源を切り、テーブルの品物を位置に戻し、貴重品と重要書類をロックしなければならない。

　　オフィスの受付電話マナー

電話は便利な通信ツールとして日常生活での使用が重要であり、オフィスでは仕事のために電話に出ることが多いかもしれないので、電話のイメージを維持することが非常に重要であり、企業全體のイメージを代表しています。

電話のベルが鳴るのを聞いて口の中で食べ物を食べているのであれば停止すべきで、同僚とふざけているのであれば情緒が穏やかになってから電話に出るべきで、食べ物を食べながら電話をかけてはいけなくて、すべての不要な動作を停止すべきで、電話のベルが3回鳴っているうちに出なければならない。

電話を受けるときはまず挨拶をし、電話に出るのが遅くなったらお客様に謝らなければならない。挨拶するときは聲に元気が必要だ。それから自分を名乗り、外線はどの會社を名乗り、內線はどの部門を名乗り、電話で話をするときは笑顔、うなずいたような身振りに協力しなければならない。話す聲は大きすぎず、聲調は高すぎず、受話器の口からの距離は近すぎず、耳を傾け、時々「うん」、「はい」、「はい」、「はい」、「はい」などのフレーズを話す。

転送電話が必要な場合は、お客様に待ってもらい、できるだけ早く転送しなければなりません。代理電話の場合は、伝言や伝言が必要かどうかを自発的にお客様に問い合わせる必要があります。伝言は正確に記録し、伝言を繰り返し確認しなければならない。

電話を切るときは、お客様に何か言いつけがあるかを尋ね、お客様への敬意を表し、用事がなければお客様にお禮を言い、電話に感謝し、さよならを言い、お客様が電話を切るのを待っています。

　　オフィス言語儀禮

オフィスで同僚たちと付き合うには言葉が欠かせませんが、あなたは話すことができますか。「一言で人を笑わせる、一言で人を笑わせる」ということわざがありますが、同じ目的でも表現方法によって結果は大きく異なります。オフィスで話すときに注意すべきことは何ですか。

まず、人の後ろについてこないで、自分の聲を出すことを學ばなければならない。社長は自分の頭と意見を持っている社員を認めている。もしあなたがいつも人に何か言われているだけであれば、あなたはオフィスでは軽視されやすく、オフィスでの地位も高くありません。自分の頭があって、あなたの會社での地位にかかわらず、あなたは自分の聲を出すべきで、思い切って自分の考えを言うべきです。

オフィスで人前で自慢してはいけない。自慢のクジャクをしてはいけない。もし自分の専門技術が堅固であれば、あなたがオフィスの人気者であれば、社長があなたをとても認めてくれたら、これらはあなたの自慢の資本になることができますか。誇りは人を落伍させ、謙虛は人を進歩させる。いくら能力があっても、職場生活の中では慎重に、強い中では自分と強い中で手を打つべきだ。もしいつかもっと有能な社員が來たら、あなたはすぐに人の笑いものになるに違いない。

最後に覚えておきたいのは、オフィスを心のことを話す場所として考えないことです。人々の周りにはいつもこのような人がいます。彼らはとてもおしゃべりで、性格もとてもまっすぐで、人と苦しみをぶちまけるのが好きです。このような會話はすぐに人と人の距離を縮め、あなたたちの間をすぐに友好的に、親切にすることができますが、心理學者が調査研究したところ、実際に秘密を守ることができる人は1%しかいませんでした。

だから、あなたの生活に個人的な危機が発生したら？失戀や結婚、結婚など、オフィスで気軽に人に相談しないほうがいい。あなたの仕事がピンチになったら？？仕事がうまくいかず、上司や同僚に意見がある場合は、オフィスで人に胸襟を見せるべきではありません。