公文書処理：一般的な公文書の指示用語

（一）回覧は同意を表します。

（二）書類に承認者の名前が現れたら、承認者は自分の名前に丸をつけて代表署名します。もし書類に承認者の所在する會社の名稱または職務の総稱（例えば、オフィス庁、人教司、署の指導者、會社の指導者など）が現れたら、承認者は會社または職務に丸をつけて近くにサインしなければなりません。

（三）表示は年月日を明記しなければならない。

（四）批語の対象は上級者で、一般的に職務を稱します。

（五）批語の対象は複數人で、以下の狀況を區別して述べる：

1.任意の組み合わせであれば、慣例によって並べられ、「並」の字で一定の基準で分類できます。

例：職務別に「××、××、××副監査長並××、××、××同志（司長）」と分類し、性質別に「×、××、×司（以上は署內単位）及び×××、××、×××特派弁（以上は駐在単位）」と分類する。

2.ワークフローの組み合わせであれば、流れ順に並べられます。

例：「××局長并×副監査長」「×主任并×副監査長、監査長」。

3.複數のオブジェクトであれば

主催者を明確にしてください。

例：「××責任（または仲立ち）、×××は協力して処理する」。

また、公文書を審査するには、書類の規範に合った書き物を使用しなければならない。

（一）署のリーダー、事務室の主任が書類を発行する

1.直接署名：「発」、「同意」、「速発」などを発行し、日付を署名して明記する。

（書面を出すことに同意しない場合、「発行しない」、「発行を猶予する」、「修正して改めて申告する」などを示し、日付を署名して明記することができます。

)

2.他人に検閲してから発行してもらう：署名者は「××を読んでから発行してください」と指示し、署名して年月日を明記する。

3.他人に発行してもらう：発行書の「発行」欄以外に「××サインをお願いします。」

4.補充、修正後に発行してください。署名者が補充または修正が必要な意見を示した後、先に署名して年月日を明記してください。

（簡単な補正をする場合にのみ適用します。

より多くの重大な修正が必要であれば、文書會社に返卻して再発行するよう指示します。

)

（二）署名してください。

1.直接署名：「××サインをお願いします。」

2.他人に確認してもらってから発行人に署名してもらいます。

3.先に署名（再確認）してから署名してください。「××（単位）署名（再確認）して、××サインしてください。」

（各契約會社に適用されます。事前にほぼ一致していた場合。

)

（三）オフィスで文書を発行してください。

1.直接署名します。「事務室にサインしてください。」

（確かに主任が署內にいると知っていたら、「×主任にサインしてください」「×同志にサインしてください」と直接に指示することもできます。

)

2.他人に審査してもらってから署名してください。「××（會社または個人）検閲し、オフィスで発行してください。」

3.まず署名してから、「××（単位）署名してください。そして、事務室に署名してください。」

_（事前に契約単位がほぼ一致している場合に適用します。

事務所の署名文書はすでに自分の署名機能を含んでいます。ここで別途に「事務室に署名してください」という文字が出る必要はありません。

)

（四）文書を読んで指示する

他人に読ませるべきだと思われる書類は、通常「××で読んでください」「××で読んでください」「××で研討してください」と書かれています。

必要であれば、回覧の理由を明記したり、自分の意見、提案、要求を提出したりすることができます。

（このような閲覧は、通常は意見を返す必要がない。

)

（五）文書の取り扱いを指示する

1.上司からの指示が必要な件に対しては、「計畫???

を參照してください。

上司は「同意」または他の意見を返答します。

2.一般的な手続きについては、通常は「×閱覧所」、「××でお願いします。」と指示します。

3.研究が必要な件については、通常「×研弁をお願いします」「××意見をお願いします」と批判してもいいです。

4.社外會商、契約が必要な件については、通常、「商××辦理」、「意見を出してください。××合同署名を送ります。」、「××辦理してください。先に××意見を出してください。」と監査局に送った監査業務文書は、「行政事業司に審査してもらい、法制司に再審査してもらいます。」ということを示します。

5.他の人が共同で承認をする必要がある件については、自分で承認した後、「××核批準をお願いします」と書くことができます。

6.時限の要求がある件については、通常、「××年×月×日までに研復してください」、「××年×月×日までに完了してください」と指示します。

（六）審査書類の承認

1.審査に行って意見を求める書類は、上司に対して通常「××印を読んでください」「×審示をお願いします」と指示し、平級または下級に対しては通常「××検閲をお願いします」「××回覧をお願いします」と指示します。

2.審査內容が基本的に確定された書類は、上級者に対して通常「××検定してください」と指示し、平級または下級に対しては通常「××審査してください」「×再確認してください」と指示します。

（七）會議署名書類を承認する

1.一方が署名した場合、通常は「××合同でお願いします」、「××審査でお願いします」と承認します。

2.多面的に署名した場合、「××、××、××合同でお願いします。」

（八）指示の終了語

1.自分で処理した事項を示してください。終了語は通常「ご返事ください」、「ご指示ください」、「よろしいかどうか、ご指示ください」です。

2.他の人が行うべき事項を指示してください。終了語は「以上が可能であれば、××を承認して処理することを提案します。」