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      第一、充分的會前準備。會議是需要精心準備的，即使對于非常緊急召開的臨時會議，也是如此。

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      （3）會議室的準備：如果可以選擇，會議室的空間應(yīng)該比參會人數(shù)所需空間稍小一點，這樣擁擠的空間容易讓人產(chǎn)生興奮感，從而促進踴躍發(fā)言。對于5—30人的會議，座位的擺設(shè)應(yīng)以圓形或半圓形為主。

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      第二、具體且明確的目標，并且時刻記住會議目標。會議要討論什么以及要達到什么結(jié)果已經(jīng)明確的在備忘錄中作了描述，會議組織者只需要讓每一位與會者清楚地記著會議的目標，以及在討論過程中，時刻圍繞目標而進行討論。

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      （1）不斷通過各種明示或暗示告訴與會人員會議的目標或?qū)д摰闹黝}。當有人偏離會議主題，應(yīng)及時予以制止。對于那些喋喋不休的人員，應(yīng)該禮貌但堅決地打斷他的談話，然后將更多說話的機會讓給內(nèi)向的人員。

      （2）保證與會人員在發(fā)言時不會受到其他參會人員的攻擊。當與會者相互攻擊時，應(yīng)加以制止。并再次聲明會議的目標是解決問題，而非爭論，大家坐在一起是為了尋求雙贏方案，而不是被動接受非贏即輸?shù)慕Y(jié)果。

      （3）保持中立。主席是本次會議的主持人，他的選取應(yīng)該由與本次討論沒有利益關(guān)系的人員擔(dān)任，通常從其他部門或外部聘請人員。

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      （1）抓住發(fā)言者的關(guān)鍵意思記錄。寫字的速度永遠趕不上說話的速度，因此記錄員必須能夠抓住主要意思記錄，沒有必要也不可能一字不差的記錄所有的發(fā)言。如果不確信是否正確理解發(fā)言人的意思，可以和發(fā)言者進行確認。但是所寫到白板上的字一定要清晰和容易辨認。

      （2）借助各種符號。在關(guān)鍵字上可以標注下劃線、星號或劃圈。使用不同顏色的筆也是一個非常有效的方法，它可以幫助解決記錄中內(nèi)容分類的問題。

      （3）牢記自己的職責(zé)——記錄。記錄員不參與任何的討論，如果參與也是當自己不做記錄，而由另外的人接過自己的筆代為記錄的時候，避免產(chǎn)生不信任。如果發(fā)言者對所記錄的內(nèi)容有異議時，要按照其所提的意見進行當場的修改。

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      第四、會議時間的選擇。會議應(yīng)該選在與會人員有充分時間和精力的時段，而那些使與會人員沒有心思參會或在會上討論的時間顯然就不是理想的會議時間，如快要吃飯前、周末或是周一等（這些時間是目前大多數(shù)企業(yè)開會的主要時間）。

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      第五、總結(jié)與跟蹤。會議結(jié)束時，由會議主席總結(jié)會議成果，尤其要在會上明確，會議達成的結(jié)果分別由哪些部門或個人負責(zé)落實解決。會議結(jié)束后，由記錄員整理會議記錄，并將會議記錄發(fā)給與會者。會議的最高管理者，或是此次會議的發(fā)起者負責(zé)跟蹤會議結(jié)果的落實情況。