會議の効率はどこから上げますか？

會議はすでに

正しい會議の目的は、情報の交換、問題の解決と方策決定、失敗した會議の目的は、會議は公務にすぎないと歪曲された。會議は指導者または部門の責任者になって権威を示す手段となり、會議は指導者のトークショーとなる。

會議の非効率が直接に管理効率を低下させ、成功して効率的な會議には次のような要素が必要である。

      第一、充分的會前準備。會議是需要精心準備的，即使對于非常緊急召開的臨時會議，也是如此。

（1）會議の覚書を用意し、事前に出席者に配布し、事前に準備させる。討論の內容が報告書または提案書であれば、覚書の後に添付して、參加者に提出する。

メモの內容は、會議の議題、討論の要點、形成される結果、參加者（お互いがよくわからないなら、履歴書を添付します。）、會議の時間、會議の予定時間、會議の予定時間などを少なくとも含むべきです。

（2）會議ハードウェアツールの準備には、ホワイトボードまたはホワイトペーパー、ペン、投影裝置（必要であれば）、録音裝置（できれば）、拡聲裝置（必要であれば）などがある。

      （3）會議室的準備：如果可以選擇，會議室的空間應該比參會人數所需空間稍小一點，這樣擁擠的空間容易讓人產生興奮感，從而促進踴躍發言。對于5—30人的會議，座位的擺設應以圓形或半圓形為主。

（4）參加者の選択：參加者は今回の會議の関係者であるべきで、今回の會議の結果が可能な実行者であると同時に、狀況に応じて會議の議題に関する専門家を招待する。

      第二、具體且明確的目標，并且時刻記住會議目標。會議要討論什么以及要達到什么結果已經明確的在備忘錄中作了描述，會議組織者只需要讓每一位與會者清楚地記著會議的目標，以及在討論過程中，時刻圍繞目標而進行討論。

多くの會議が失敗したのは、明確な會議の目標がないからです。

これは、會議の主催者に、問題を逸脫した人を會議のテーマに戻してもらい、會議の目標をはっきり覚えてもらうように要求します。

會議の問題が深刻であれば、會議が始まると、白板の目立つところに目標を書き、會議の目標をしっかりと覚えておくように注意します。

また、會議の目標はあいまいな陳述ではなく、できるだけ具體的に述べるべきです。

必要であれば、會議前に會議の目標の內容を詳細に説明することができます。

もし參加者が目標の正確な方向が分からないなら、當然問題を逸らすことができます。

3番目

我が國の企業會議の開催者は通常この會議參加者の中の最高職の管理者であるため、もし彼が議長を務めるならば、一方ではその自身が會議に參與する精力の分散を招くことができて、一方ではその他の參會者の発言を抑えることができて、主席の指導者としてどのみち彼らの前に現れます。

會議の主席の最も主要な職責は會議が予定の方向と過程に従って進行することを保証することです。この點をやり遂げるために、主席は三つの方面の問題に注意するべきです。

      （1）不斷通過各種明示或暗示告訴與會人員會議的目標或導論的主題。當有人偏離會議主題，應及時予以制止。對于那些喋喋不休的人員，應該禮貌但堅決地打斷他的談話，然后將更多說話的機會讓給內向的人員。

      （2）保證與會人員在發言時不會受到其他參會人員的攻擊。當與會者相互攻擊時，應加以制止。并再次聲明會議的目標是解決問題，而非爭論，大家坐在一起是為了尋求雙贏方案，而不是被動接受非贏即輸的結果。

      （3）保持中立。主席是本次會議的主持人，他的選取應該由與本次討論沒有利益關系的人員擔任，通常從其他部門或外部聘請人員。

それでも、主席は會議の前に自分の中立的立場を大會に宣言します。同時に會議の過程で自分の中立的な身分をずっと覚えています。どんな意見にも參加しないで具體的な討論の中で、一部の人に対する偏愛も表現しないで、參加者の信頼を確立します。

友泰諮問は、コンサルタントの実踐の中で、秘書など専門のスタッフを採用してもいいし、參加者の一人が擔當してもいいとまとめました。

記録員の唯一の職責は、參加者の発言をはっきりと記録し、記録を確保することで、出席者一人がよく見て理解できるようにすることです。

記録員を作るのは簡単なことではないので、テクニックを身につける必要があります。

      （1）抓住發言者的關鍵意思記錄。寫字的速度永遠趕不上說話的速度，因此記錄員必須能夠抓住主要意思記錄，沒有必要也不可能一字不差的記錄所有的發言。如果不確信是否正確理解發言人的意思，可以和發言者進行確認。但是所寫到白板上的字一定要清晰和容易辨認。

      （2）借助各種符號。在關鍵字上可以標注下劃線、星號或劃圈。使用不同顏色的筆也是一個非常有效的方法，它可以幫助解決記錄中內容分類的問題。

      （3）牢記自己的職責——記錄。記錄員不參與任何的討論，如果參與也是當自己不做記錄，而由另外的人接過自己的筆代為記錄的時候，避免產生不信任。如果發言者對所記錄的內容有異議時，要按照其所提的意見進行當場的修改。

參加者の責任は十分に客観的で、しかもテーマから逸脫しない討論會の議題です。

発言を奨勵するためには、まず役職の低い參加者が発言し、それから低い方から高い方へ、一つ一つ発言するべきです。

會議が部下の意見を知りたいなら、隔離した発言をしてもいいです。まず最低職位の人を會場に入れて発言します。

このように、出席者が発言する時は、指導者の場を気にして、言いたいことを言えなくなります。

真剣に話を聞くことは會議で最も主要な任務であり、多くの論爭の起源は會議參加者が相手の話を聞き取れなかったため、先入観を持って攻撃し、問題を悪化させたからである。

よく聞く時はいつでも質問して、自分が理解している情報は発言者の正確な意味であることを確認します。同時に適度に繰り返して、自分の理解を表明します。

また、會議の過程では、參加者は常にホワイトボード上の記録に関心を持ち、討論のテーマ、各人の意見、討論のプロセスなどを知ることによって、自分の発言を繰り返さず、問題を逸脫しないようにすることができます。

參加者は同時に議長と記録員を監督する責任を負っています。彼らが中立を保てないことを発見したら、直ちに制止したり、注意したりするべきです。

合格した參加者は客観的な意見と積極的にウィンウィンウィンの提案を求める気持ちで會議に參加すべきです。その本位主義、抵抗感などは會議のプロセスに障害を設けます。

      第四、會議時間的選擇。會議應該選在與會人員有充分時間和精力的時段，而那些使與會人員沒有心思參會或在會上討論的時間顯然就不是理想的會議時間，如快要吃飯前、周末或是周一等（這些時間是目前大多數企業開會的主要時間）。

食事の前には、參加者がお腹を空かせ、早く食事をしたい、あるいは何を食べようかと頭をいっぱいにしています。週末には、參加者は週末をどう過ごすか、約束したパーティーやデートにどう參加するかを考えます。

この三つの時間は理想的な會議時間ではなく、他の時間は會議時間として考えられます。

特に木曜日は、問題を議論するのに最適な時間と考えられています。

心理學者が実験をしたことがありますが、木曜日の討論のほうが一致しやすいです。

同時に會議は時間の制限を厳格に守るべきです。例えば、一時間半で終わると、一時間半以內にコントロールしなければならないです。そうでないと、參加者に會議の終わりがないという心理を起こさせます。だから、討論問題も時間の圧力を失って、積極的にならなくなります。

      第五、總結與跟蹤。會議結束時，由會議主席總結會議成果，尤其要在會上明確，會議達成的結果分別由哪些部門或個人負責落實解決。會議結束后，由記錄員整理會議記錄，并將會議記錄發給與會者。會議的最高管理者，或是此次會議的發起者負責跟蹤會議結果的落實情況。