Où En Est L 'Efficacité?

La Conférence est devenue

Les objectifs de la réunion devraient être les suivants: échange d 'informations, règlement des problèmes et prise de décisions, et les objectifs des réunions perdues sont déformés: les réunions ne sont qu' une routine; les réunions sont un moyen de montrer l 'autorité des dirigeants ou des chefs de département; et les réunions servent de tribune aux dirigeants.

L 'inefficacité des réunions entra?ne directement une inefficacité de la gestion, et le succès et l' efficacité des réunions exigent les éléments suivants:

Tout d 'abord, des préparatifs suffisants ont été faits avant la session.

La Conférence doit être soigneusement préparée, même pour les réunions ad hoc qui sont très urgentes.

1) établir le mémorandum de la réunion et le distribuer aux participants suffisamment à l 'avance pour qu' ils puissent le préparer à l 'avance et, si le débat porte sur un rapport ou une proposition, l' annexer au mémorandum et le soumettre aux participants.

L 'aide - mémoire devrait au minimum porter sur les thèmes des réunions, les principaux points à examiner, les résultats à obtenir, les participants (qui ne se connaissent pas bien les uns les autres, joindre leur curriculum vitae), la durée des réunions et la durée prévue de celles - ci.

2) Préparation du matériel de conférence, y compris des panneaux blancs ou de gros papiers blancs, des stylos, du matériel de projection (s' il y a lieu), du matériel d 'enregistrement (s' il y a lieu), du matériel d' amplification du son (s' il y a lieu), etc.

3) Préparation des salles de conférence: si l 'on peut choisir, les salles de conférence devraient être un peu moins spacieuses que le nombre de participants, de sorte que le surpeuplement de l' espace peut être source d 'enthousiasme et faciliter ainsi le débat.

Pour les réunions de 5 à 30 personnes, les places doivent être arrondies ou semi - circulaires.

4) Choix des participants: Les participants devraient être les parties prenantes à la réunion, les éventuels agents de mise en ?uvre des résultats de la réunion et, le cas échéant, les experts compétents en matière de thèmes.

Deuxièmement, des objectifs précis et clairs,

Et n 'oubliez jamais les objectifs de la Conférence.

Le mémorandum décrivait clairement ce qui devait être débattu et ce qui devait être fait, et les organisateurs de la réunion n 'avaient qu' à faire en sorte que chaque participant ait une idée claire des objectifs de la réunion et qu 'au cours de la discussion, les débats se déroulent autour de ces objectifs.

De nombreuses réunions ont échoué parce qu 'elles n' avaient pas d 'objectifs clairs ou parce que d' autres thèmes avaient été abordés.

Cela suppose que les organisateurs de la Conférence ramènent à tout moment les personnes en fuite sur le thème de la réunion et que les participants se souviennent avec lucidité des objectifs de celle - ci.

Si la question de la marge de man?uvre est plus grave, les objectifs de la réunion sont indiqués en tableau blanc dès le début de la réunion et les participants sont d?ment informés de ses objectifs.

En outre, l 'objectif de la réunion devrait être d' être aussi précis que possible et non d 'être ambigu.

Si nécessaire, des explications détaillées sur les objectifs de la réunion pourraient être fournies aux participants avant la réunion.

Si les participants ne comprennent pas l 'orientation exacte de l' objectif, il y aura naturellement une fuite.

Troisième,

étant donné que l 'organisateur de la Conférence des entreprises de mon pays est généralement le plus haut responsable parmi les participants à la Conférence, s' il est le Président de la Conférence, cela pourrait, d' une part, entra?ner une dispersion de sa propre participation et, d 'autre part, réduire à néant les déclarations des autres participants, qui sont toujours présents en tant que Président.

La principale fonction du Président de la Conférence est de veiller à ce que la Conférence se déroule conformément à l 'orientation et au processus prévus et, pour ce faire, il devra porter son attention sur trois aspects:

1) Les participants sont constamment informés, explicitement ou implicitement, des objectifs ou des thèmes des réunions.

Lorsqu 'il y a des écarts par rapport au thème de la Conférence, il faut y mettre fin en temps voulu.

Pour ceux qui ne cessent de bavarder, il faut interrompre sa conversation avec courtoisie mais détermination, et donner ensuite à ceux qui sont enclins à parler davantage.

2) Veiller à ce que les participants ne soient pas attaqués par d 'autres participants lorsqu' ils prennent la parole.

Lorsque les participants s' attaquent l 'un à l' autre, il faut y mettre fin.

Il a réaffirmé que l 'objectif de la Conférence était de résoudre les problèmes et non pas de débattre, et qu' il s' agissait de trouver des solutions avantageuses pour tous, et non d 'accepter passivement des résultats qui n' étaient pas gagnants ou perdus.

3) neutralité.

Le Président, en sa qualité de Président de la réunion, devrait être choisi parmi des personnes qui n 'ont pas d' intérêt dans le débat en cours et qui sont généralement recrutées dans d 'autres départements ou à l' extérieur.

Néanmoins, avant la séance, le Président doit déclarer sa neutralité à l 'Assemblée générale, tout en gardant toujours à l' esprit sa neutralité et en s' abstenant de participer à des débats concrets, de faire preuve de préférence à l 'égard de certains et de renforcer la confiance des participants.

Dans la pratique consultative, le consultant en question a conclu que les rédacteurs de comptes rendus pourraient être affectés à des fonctions spécialisées, telles que les secrétaires, ou à l 'un des participants (mais qu' ils devraient être assistés d 'une autre personne lorsqu' ils prennent la parole).

La seule fonction du rédacteur de comptes rendus est de consigner les déclarations des participants de manière claire et précise et de veiller à ce que le compte rendu soit clair et compréhensible pour chaque participant présent.

Il n 'est pas facile d' être un documentaire et il est donc nécessaire d 'avoir certaines compétences:

1) établir un bilan critique des orateurs.

La rapidité d 'écriture n' est jamais à la hauteur de la vitesse à laquelle on parle, de sorte que les rédacteurs de comptes rendus doivent pouvoir saisir le compte rendu des principales intentions et qu 'il n' est pas nécessaire ni possible d 'enregistrer toutes les déclarations en un seul mot.

Il peut être confirmé à l 'orateur s' il n' est pas convaincu qu 'il a bien compris ce qu' il voulait dire.

Mais les mots écrits sur la plaque blanche doivent être clairs et faciles à identifier.

2) par divers symboles.

Vous pouvez marquer le soulignement, l 'astérisque ou la rondelle.

L 'utilisation de stylos de différentes couleurs est également un procédé très efficace qui peut aider à résoudre le problème de la classification des contenus dans les enregistrements.

3) garder à l 'esprit ses responsabilités - enregistrement.

Les rédacteurs de comptes rendus ne participent à aucune discussion et évitent de susciter la méfiance lorsqu 'ils interviennent eux - mêmes lorsqu' une autre personne prend le relais de ses propres écritures.

Si un orateur conteste le contenu du compte rendu, il est procédé à une modification en direct, conformément aux observations qu 'il a faites.

Il incombe aux participants de faire preuve d 'une totale objectivité et de ne pas s' écarter des thèmes des débats thématiques.

Afin d 'encourager les orateurs à prendre la parole, ils devraient d' abord s' adresser à des participants de rang inférieur, puis à des orateurs de rang inférieur ou élevé, l 'un après l' autre.

Si la Conférence souhaite vivement conna?tre l 'avis de ses subordonnés, elle pourrait prendre la forme d' une intervention au cas par cas: d 'abord, les personnes occupant les postes les plus bas seraient invitées à prendre la parole; ensuite, elles se retireraient et les participants occupant des postes de rang élevé prendraient la parole, et ainsi de suite.

Ainsi, les participants ne pourront pas s' exprimer librement en raison de la présence des dirigeants.

La tache la plus importante des participants à la réunion a été d 'écouter attentivement, et nombre d' entre eux se sont livrés à des débats qui ont été exacerbés par les attaques précon?ues des participants qui n 'avaient pas compris leurs conversations.

Des questions peuvent être posées à tout moment à l 'occasion d' une audition attentive pour s' assurer que les informations qu 'ils comprennent sont bien comprises par les orateurs et qu' elles peuvent être répétées de manière à montrer qu 'ils comprennent bien.

En outre, au cours de la réunion, les participants devront garder à l 'esprit les comptes rendus des débats et comprendre ainsi le thème, les points de vue et le déroulement des débats, afin que leurs déclarations ne fassent pas double emploi et ne restent pas sans objet.

Les participants ont également la responsabilité de superviser le Président et les rédacteurs de comptes rendus et, s' ils constatent qu 'ils ne sont pas neutres, ils devraient être immédiatement dissuadés ou rappelés.

Un participant qualifié devrait participer à la Conférence avec des opinions objectives et un esprit positif de recherche de solutions avantageuses pour tous, ce qui créerait des obstacles au processus.

Quatrième,

Le week - end, les participants réfléchissaient à la manière de passer le week - end et de participer à des réunions ou à des rendez - vous déjà prévus; lundi, les participants n 'étaient pas encore revenus de l' excitation du week - end ou n 'avaient pas fini de s' occuper de ce week - end.

Aucun de ces trois horaires n 'est donc idéal pour les séances, les autres pouvant être considérées comme des horaires de réunion.

En particulier, jeudi est considéré comme le meilleur moment pour discuter des questions.

Les psychologues ont fait des expériences et se sont aper?us qu 'il était plus facile de parvenir à un accord sur les questions examinées jeudi.

Dans le même temps, les réunions devraient respecter strictement les limites de temps, par exemple une heure et demie, ou être limitées à une heure et demie, faute de quoi les participants se sentiraient dans l 'incapacité d' achever leurs travaux, ce qui rendrait les débats moins constructifs en raison de la perte de temps, et Il serait difficile pour eux d 'en tenir compte lors de réunions ultérieures.

Cinquièmement, bilan et suivi.

à l 'issue de la réunion, le Président de la Conférence résume les résultats de la réunion, en précisant notamment les départements ou les personnes responsables de la mise en ?uvre des résultats de la réunion.

à l 'issue de la séance, les comptes rendus sont établis par le rédacteur et distribués aux participants.

Les plus hauts responsables de la Conférence, ou les initiateurs de celle - ci, sont chargés du suivi des résultats de la Conférence.